Service is vaak het minst beheerste deel van de organisatie, terwijl het direct het klantcontact raakt. Een storing wordt gemeld, een monteur gaat langs, gebruikt onderdelen en uren, en dan verdwijnt het in de drukte voordat het is doorbelast. Of het onderhoudscontract zegt iets anders dan wat er gebeurt. Het gevolg: gemiste omzet en klanten die niet weten waar ze aan toe zijn. Wij beginnen daarom bij de hele lijn van melding tot factuur, en zorgen dat er onderweg niets wegvalt.

Wat wij voor u doen

  • Meldingen vastleggen. Elke storing of serviceaanvraag in het systeem, zodat niets in een mailbox blijft hangen en iedereen ziet wat er loopt.
  • De planning regelen. Monteurs en bezoeken inplannen met zicht op wie waar nodig is, zodat ritten kloppen en klanten weten wanneer er iemand komt.
  • Uren en onderdelen koppelen. Wat een monteur ter plekke gebruikt direct vastleggen, zodat het ook echt op de factuur of het contract terechtkomt.
  • Contracten bewaken. Onderhoudscontracten zo inrichten dat duidelijk is wat erin zit en wat niet, zodat u niet onbedoeld gratis werk levert.

Waarom de doorbelasting het meeste oplevert

De grootste lekkage zit tussen het werk en de factuur. Een monteur die ter plekke uren en onderdelen op een briefje noteert dat later zoekraakt, betekent omzet die u nooit ziet. Wordt het werk meteen vastgelegd, dan komt het ook op de factuur of wordt het correct afgeschreven van het contract. Dat is geen administratieve verbetering, dat is rechtstreeks geld dat nu wegloopt. Voor veel servicebedrijven is dit alleen al de reden om het op orde te brengen.

De klant weet waar hij aan toe is

Naast de omzet wint u vertrouwen. Een klant die kan zien dat zijn melding is opgepakt, weet wanneer er iemand komt en achteraf een heldere factuur krijgt die klopt met het contract, is een tevreden klant. De chaos van losse mails en onverwachte rekeningen is precies wat klanten doet twijfelen. Wij richten de service zo in dat het voor de klant voorspelbaar wordt, en dat betaalt zich terug in herhaalopdrachten.

Veelgestelde vragen over servicebeheer in uw ERP

Onze service loopt nu via mail en telefoon. Wat verandert er?

Meldingen komen in één systeem, de planning wordt zichtbaar en het werk ter plekke wordt vastgelegd. Daardoor valt er niets meer weg tussen de melding en de factuur.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Kunnen monteurs onderweg uren en onderdelen vastleggen?

Ja. We richten het zo in dat het werk ter plekke wordt vastgelegd, zodat het ook echt wordt doorbelast in plaats van te verdwijnen in de drukte.

Houdt het systeem rekening met onze onderhoudscontracten?

Ja. Contracten worden zo ingericht dat duidelijk is wat erin zit, zodat werk dat onder het contract valt correct wordt afgeschreven en de rest wordt gefactureerd.

Ziet de klant ook iets terug?

Dat kan. U kunt klanten inzicht geven in de status van hun melding en heldere facturen sturen die kloppen met het contract, wat het vertrouwen vergroot.

Hoe lang duurt het inrichten?

De kern van melding tot factuur staat in weken. In 2026 beginnen de meeste servicebedrijven met de meldingen en de doorbelasting, omdat daar het meeste geld zit.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, hoe de service nu loopt en waar omzet of overzicht wegvalt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook het onderhoud aan uw eigen machines richten wij in.