Een ERP houdt de transacties bij, maar de bijbehorende documenten staan vaak ergens anders: de inkoopfactuur in een mailbox, het getekende contract op een netwerkschijf, de pakbon in een aparte scanmap. Zoeken kost dan tijd, en bij een controle of audit is het lastig aantonen wat bij wat hoort.

Wat we inrichten

We koppelen uw documentmanagement aan het ERP zodat een document automatisch aan de juiste order, factuur of relatie hangt. Een inkoopfactuur die binnenkomt wordt herkend en gekoppeld aan de bestelling, een contract zit vast aan de leverancier, en uw mensen openen het document gewoon vanuit het scherm waar ze toch al werken. Wie het mag zien bepaalt u, zodat gevoelige stukken niet voor iedereen openstaan.

Waar het vaak misgaat: documenten worden wel gescand, maar belanden in een grote map zonder verband met de boeking. Terugvinden lukt alleen als je weet wie het ooit heeft opgeslagen.

Welke systemen

We werken met DMS- en archiefoplossingen zoals SharePoint en M-Files, en met de documentmodules binnen ERP's zelf. Die koppelen we aan SAP, Dynamics 365, Exact, AFAS en andere pakketten. Ook denken we mee over bewaartermijnen, want een document dat zeven jaar bewaard moet blijven heeft andere regels dan een interne memo.

Onze aanpak

We beginnen bij de documentstromen die het meeste tijd kosten, meestal inkoopfacturen, en bouwen daar de koppeling op. Daarna breiden we uit. Onze consultants doen dit zelf en zorgen dat het ook na oplevering blijft werken als uw documentindeling verandert.

Wat het kost hangt af van het aantal documentsoorten en koppelvlakken. Na een korte kennismaking weet u de scope en de vaste prijs.

Leg uw situatie kort voor, dan reageren we snel. Gerelateerd: e-facturatie via Peppol en een audit trail inrichten.