Inkoop die buiten het systeem omloopt, kost u op drie manieren. U weet niet wat er besteld is tot de factuur binnenkomt, u mist het inkoopvoordeel van afspraken met leveranciers en u heeft geen controle op wie wat mag uitgeven. Het probleem zit zelden in onwil, maar in een systeem dat bestellen lastiger maakt dan even bellen of mailen. Wij beginnen daarom bij de vraag waarom mensen om het systeem heen werken, en lossen dat op.

Wat wij voor u doen

  • Het bestelproces inrichten. Bestellen via het systeem zo eenvoudig maken dat het makkelijker wordt dan eromheen werken. Anders blijft de wildgroei.
  • Goedkeuringen regelen. Wie mag wat uitgeven en tot welk bedrag, vastgelegd zodat er geen verrassingen meer op de factuur staan.
  • Facturen matchen. Inkomende facturen automatisch koppelen aan bestelling en levering, zodat alleen klopt wat ook echt besteld en ontvangen is.
  • Overzicht geven. Inzicht in wat er bij welke leverancier loopt, zodat u inkoopvoordeel kunt pakken en niet onbewust dezelfde spullen bij vijf partijen koopt.

Waarom de factuurcontrole het meeste oplevert

Het automatisch vergelijken van factuur, bestelling en levering is saai werk dat enorm veel oplevert. Zolang dat handmatig gebeurt, glippen er fouten doorheen: dubbele facturen, te hoge bedragen, geleverd minder dan gefactureerd. Wie dit goed inricht, betaalt alleen wat besteld en ontvangen is, en de boekhouding hoeft niet meer elke factuur uit te pluizen. Dat scheelt fouten en het scheelt tijd, elke dag opnieuw.

Beheersing zonder de organisatie vast te zetten

De valkuil is doorslaan in regels. Een inkoopproces met vijf goedkeuringen voor een pak papier jaagt mensen er juist omheen. De kunst is grip houden waar het om geld gaat en soepel blijven waar het niet hoeft. Wij stemmen de goedkeuringen af op de bedragen en de risico's, zodat de controle voelt als logisch en niet als bureaucratie. Pas dan blijft iedereen binnen het systeem werken.

Veelgestelde vragen over inkoop in uw ERP

Iedereen bestelt nu om het systeem heen. Hoe draaien jullie dat terug?

Door bestellen via het systeem makkelijker te maken dan eromheen, en door af te spreken dat een factuur zonder bestelling niet betaald wordt. Die twee samen veranderen het gedrag snel.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Kunnen jullie facturen automatisch laten controleren?

Ja. Inkomende facturen worden vergeleken met de bestelling en de levering, zodat alleen wat klopt wordt doorgezet. Dat haalt veel handwerk en fouten uit het proces.

Wordt het dan niet één grote bureaucratie?

Niet als het goed gebeurt. We leggen controle waar het om geld gaat en houden het soepel waar dat niet nodig is. Te veel regels jagen mensen juist het systeem uit.

Krijgen we ook zicht op wat we bij leveranciers uitgeven?

Ja. U ziet wat er per leverancier loopt, zodat u betere afspraken kunt maken en voorkomt dat u dezelfde spullen versnipperd inkoopt.

Hoe lang duurt het inrichten?

De basis van bestellen en goedkeuren staat in weken. De automatische factuurcontrole bouwen we daarna in. In 2026 starten de meeste organisaties met het bestelproces en de matching.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, hoe inkoop nu loopt en waar de grip ontbreekt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook het voorraadbeheer dat met de inkoop samenhangt richten wij in.