Onderhandelen met een softwareleverancier voelt vaak als een ongelijke strijd, en dat is het ook. Hij kent uw gebruik tot op de gebruiker nauwkeurig en heeft een controle als drukmiddel achter de hand. U heeft een contract vol kleine letters en een vermoeden dat u te veel betaalt. Dat vermoeden klopt meestal: bijna elke organisatie betaalt voor licenties die niemand opent en voor modules die niemand kent. Wij beginnen daarom bij de feiten over uw eigen gebruik, niet bij het voorstel van de leverancier.

Wat wij voor u doen

  • Uitzoeken wat u echt gebruikt. Wij meten welke licenties en modules daadwerkelijk gebruikt worden. Wat niemand opent, kan van de rekening.
  • De onderhandeling voorbereiden. Wij zetten op een rij wat vergelijkbare organisaties betalen, welke alternatieven u heeft en waar uw grens ligt.
  • Het gesprek voeren. Onze senior consultant zit mee aan tafel of bereidt uw eigen mensen voor. Niet alleen op de prijs, ook op de voorwaarden: jaarlijkse verhogingen, controles en de mogelijkheid om weg te kunnen.
  • Het contract bewaken. Na de handtekening leggen we de afspraken begrijpelijk vast, zodat de volgende verlenging geen verrassing wordt.

Het beste moment is eerder dan u denkt

Wie wacht tot de verlengingsbrief op de mat valt, heeft niets meer te kiezen. Negen tot twaalf maanden voor de einddatum heeft u nog alternatieven, en de leverancier voelt dat. Ook een overstap naar de cloudversie van uw pakket, een fusie of juist een krimp zijn goede momenten om het contract open te breken. Wij rekenen terug vanaf uw einddatum en plannen het traject zo dat u op tijd sterk aan tafel zit.

De controle voor zijn in plaats van afwachten

Vrijwel elk softwarecontract geeft de leverancier het recht om te controleren of u niet meer gebruikt dan afgesproken. Zo'n controle komt zelden gelegen en eindigt nogal eens in een naheffing, precies op het moment dat u wilde onderhandelen. Dat kunt u voor zijn. Door zelf bij te houden wat u gebruikt, ziet u afwijkingen eerder dan de leverancier en lost u ze op tegen normale voorwaarden in plaats van onder druk.

Veelgestelde vragen over het heronderhandelen van ERP licenties

Wat levert zo'n onderhandeling op?

De grootste besparing zit meestal niet in korting, maar in het schrappen van licenties die niemand gebruikt en het afzwakken van jaarlijkse verhogingen. Voordat we beginnen rekenen we door wat er voor u in zit, zodat u weet waarvoor u het doet.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Er is al een controle aangekondigd. Kunnen jullie nog iets doen?

Ja. We meten dan eerst zelf wat u gebruikt, zodat u op feiten reageert in plaats van op de telling van de leverancier. Dat beperkt de schade en houdt het gesprek zakelijk.

Zitten jullie zelf aan tafel of blijven jullie op de achtergrond?

Allebei kan. Soms voeren we het gesprek, soms bereiden we uw inkoper of IT verantwoordelijke voor en denken we mee tussen de rondes door. Wat past hangt af van de relatie met uw leverancier.

Geldt dit ook voor cloudabonnementen?

Juist daar. Abonnementen kennen jaarlijkse verhogingen en prijzen per gebruiker die ongemerkt meegroeien. De einddatum is daar het enige echte onderhandelmoment, dus de voorbereiding telt dubbel.

Hoe lang duurt zo'n traject?

Het meten van uw gebruik kost een paar weken. De hele onderhandeling richting de einddatum loopt enkele maanden, omdat alternatieven doorrekenen en intern afstemmen tijd kosten. In 2026 zien we dat wie negen maanden van tevoren begint, het sterkst aan tafel zit.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, wanneer het contract afloopt en wat u per jaar kwijt bent. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook als u minder afhankelijk wilt worden van één leverancier helpen wij u.