Sinds Google de AI functies in de zakelijke abonnementen van Workspace heeft opgenomen, hebben veel organisaties Gemini zonder dat ze er bewust voor hebben gekozen. Het knopje staat in Gmail, in Docs en in Meet. Een deel van de medewerkers ontdekt het zelf, een ander deel weet niet dat het er is, en de beheerder vraagt zich af wat er met de gegevens gebeurt. Gemini zakelijk implementeren betekent dat u van die toevallige situatie een bewuste keuze maakt.
Wat Gemini binnen Workspace doet
Gemini werkt in de tools die uw medewerkers al gebruiken. In Gmail vat het lange mailwisselingen samen en zet het een conceptantwoord klaar. In Docs schrijft en herschrijft het teksten. In Sheets helpt het met formules en analyses. In Meet maakt het notities en een samenvatting van het gesprek. Verder is er de Gemini app als chatomgeving en NotebookLM, waarmee u een verzameling documenten kunt doorzoeken en bevragen. Omdat Gemini bij uw eigen mail en bestanden kan, met de rechten van de gebruiker, zijn de antwoorden vaak direct bruikbaar.
Gemini zakelijk en uw gegevens
Bij de zakelijke abonnementen van Workspace geldt dat uw gegevens niet worden gebruikt om de modellen van Google te trainen en dat ze binnen de afspraken van uw Workspace contract vallen. Dat is een stevige basis. Toch blijft er werk. Welke gevoelige mappen en gedeelde drives staan te breed open? Gemini laat medewerkers immers makkelijker vinden waar ze al bij konden, ook als dat nooit de bedoeling was. Wij controleren de deelrechten voordat Gemini breed aan gaat, en zetten waar nodig de opslag van gegevens in de juiste regio.
De beheerinstellingen goed zetten
In de beheeromgeving van Workspace bepaalt u per afdeling of groep welke AI functies aanstaan. Wij richten dat in samen met uw beheerder. Mag de Gemini app gebruikt worden? Mogen medewerkers zelf assistenten maken en delen? Mogen er koppelingen met andere diensten aan? En hoe lang blijft de geschiedenis bewaard? Zo voorkomt u dat een afdeling met gevoelige informatie dezelfde instellingen krijgt als de marketingafdeling. Wij leggen de keuzes vast in een kort overzicht, zodat een volgende beheerder begrijpt waarom iets aan of uit staat.
Eigen assistenten met Gems en NotebookLM
Met Gems maakt u vaste assistenten voor terugkerend werk: een assistent die offertes opstelt in uw stijl, een die klantvragen beantwoordt op basis van uw voorwaarden, of een die notulen in uw vaste format omzet. NotebookLM is sterk voor kennis: zet er een handboek, beleidsstukken of projectdocumenten in en medewerkers stellen vragen met verwijzing naar de bron. Wij bouwen de eerste assistenten samen met de afdelingen en leren een paar collega's er zelf nieuwe te maken.
Uitrol en training
Een functie die aan staat, wordt nog niet gebruikt. Wij rollen Gemini uit met een korte sessie per afdeling, met voorbeelden uit het eigen werk. Daarbij leren mensen ook waar de grenzen liggen: wanneer het resultaat gecontroleerd moet worden en welke informatie er niet in hoort. Dat sluit aan op de verplichting om medewerkers voldoende kennis van AI te geven, zie AI geletterdheid training. Na een maand kijken we in de gebruikscijfers welke afdelingen achterblijven en waarom.
Gemini naast andere AI tools
Veel organisaties hebben niet alleen Gemini. Er zijn ontwikkelaars die een ander model gebruiken, of een afdeling die al met ChatGPT werkt. Wij helpen een lijn te kiezen die past: Gemini als standaard voor iedereen en een uitzondering voor specifieke taken, of juist een gerichte keuze per afdeling. Wilt u Gemini ook in eigen applicaties gebruiken, dan loopt dat via Google Cloud, zie Google Vertex AI implementatie.
Gemini zakelijk laten implementeren door ons team
Onze AI specialisten doen de controle van rechten, de beheerinstellingen, de eerste assistenten en de uitrol, samen met uw Workspace beheerder. Meestal staat het binnen drie tot vijf weken. Het gesprek voert u met degene die het ook uitvoert. Stel uw vraag, dan reageren we binnen een werkdag.
Verwant: Freelance AI consultant, ChatGPT zakelijk inrichten.