Het notariaat werkt met precisie en vertrouwelijkheid. Een akte moet kloppen tot op de komma, een dossier moet volledig zijn en wat een cliënt vertelt, blijft binnen het kantoor. Juist daarom is er op veel kantoren terughoudendheid tegenover AI. Terecht, als het gaat om een gratis chatdienst. Maar met de juiste inrichting kan AI voor notarissen veel voorbereidend werk overnemen, zonder dat het beroepsgeheim in gevaar komt.
Conceptakten sneller voorbereiden
Veel akten worden opgesteld vanuit vaste modellen, aangevuld met de gegevens uit het dossier. AI kan die gegevens uit de aangeleverde stukken halen, zoals een koopovereenkomst, uittreksels of identiteitsgegevens, en in het juiste model zetten. De kandidaat of notaris controleert en maakt de akte af. Ook bijzondere bepalingen uit eerdere akten zijn sneller terug te vinden. Het verschil zit niet in het juridische werk, maar in het overtypen en zoeken dat ervoor nodig is.
Dossiers en cliëntonderzoek controleren
Bij elk dossier moet worden nagegaan of alle stukken er zijn en of de gegevens met elkaar kloppen. Ook het cliëntonderzoek om witwassen en fraude te voorkomen vraagt veel controlewerk. AI kan een dossier doorlopen, afwijkingen markeren, ontbrekende stukken signaleren en een overzicht maken voor de medewerker die het onderzoek afrondt. Het oordeel blijft bij de notaris. Het systeem zorgt dat er minder over het hoofd wordt gezien. Hoe het automatisch beoordelen van contracten en stukken werkt, leest u bij AI contractanalyse en review.
Vragen van cliënten beantwoorden
Cliënten stellen veel praktische vragen, zeker rond een eerste woning of een nalatenschap. Wanneer is de overdracht, wat moet ik meenemen, wat betekent deze bepaling in gewone taal? Een assistent die die vragen beantwoordt op basis van het dossier en de informatie van het kantoor, ontlast de medewerkers. Hij zet een concept klaar, een medewerker controleert. Bij vragen die om juridisch advies vragen, verwijst hij naar de notaris, zodat het persoonlijke gesprek blijft waar het hoort.
Het archief doorzoekbaar maken
Een notariskantoor heeft vaak een omvangrijk archief met akten en dossiers. Met AI wordt dat doorzoekbaar met gewone vragen: hoe hebben we deze situatie eerder opgelost, waar staat die bijzondere erfdienstbaarheid? Medewerkers vinden zo sneller precedenten en formuleringen. Uiteraard met dezelfde toegangsrechten die nu al gelden, zodat niemand ziet wat niet voor hem bedoeld is. Een nieuwe medewerker leert zo ook sneller hoe het kantoor bepaalde situaties gewoonlijk aanpakt, zonder telkens een ervaren collega te hoeven storen.
Het beroepsgeheim als uitgangspunt
Voor een notaris is vertrouwelijkheid geen keuze maar een plicht. Wij richten AI daarom zo in dat gegevens van cliënten het kantoor niet ongecontroleerd verlaten. Voor de meest gevoelige toepassingen draait het taalmodel op een eigen server of in een Nederlands datacenter onder uw regie, zie lokale AI voor bedrijven. Waar een zakelijke clouddienst wordt gebruikt, gebeurt dat met een verwerkersovereenkomst, opslag in Europa en de afspraak dat er niet op uw gegevens wordt getraind. We leggen vast welke informatie waar mag, zodat u het kunt verantwoorden.
AI voor notarissen die werkt met uw software
Notariskantoren werken met gespecialiseerde software voor akten en dossiers. Wij bouwen voort op wat u heeft en stemmen af met uw leverancier. Waar die software zelf al AI functies biedt, kijken we eerst of die volstaan. Zo voegt u alleen iets toe waar het echt verschil maakt. Daarbij letten we op de werkverdeling op het kantoor. Juist de medewerkers die nu het meeste overtypen en natrekken, winnen de meeste tijd terug, en hun ervaring bepaalt of een toepassing echt werkt. Zij testen daarom als eersten mee.
AI voor uw notariskantoor laten inrichten
Onze AI specialisten beginnen met één toepassing van AI voor notarissen, vaak het voorbereiden van conceptakten of het controleren van dossiers, en meten na een paar weken wat het oplevert. U heeft één aanspreekpunt, en dat is iemand die zelf meebouwt. Stel uw vraag. Binnen een werkdag hoort u hoe wij het zouden aanpakken.
Verwant: Freelance AI consultant, AI consultant juridisch.