Gemeenten en OCMW's in Vlaanderen staan dicht bij de burger, en dat is merkbaar in het werk. Vragen aan het loket, aanvragen voor vergunningen en premies, verslagen van de gemeenteraad en het college, en een groeiende stroom aan regels van hogere overheden. Tegelijk is het lastig om voldoende mensen te vinden. AI voor lokale besturen gaat over dat spanningsveld: hoe help je de burger goed met de mensen die er zijn?
Burgervragen sneller beantwoorden
Een groot deel van de vragen aan het loket en via de website komt steeds terug. Hoe vraag ik een uittreksel aan, wanneer wordt het afval opgehaald, welke premie kan ik krijgen voor isolatie? Een assistent op de website of in het klantcontact beantwoordt die vragen op basis van de eigen informatie van het bestuur, met een verwijzing naar de juiste pagina of het juiste formulier. Moeilijke of persoonlijke vragen gaan naar een medewerker. Wie liever iemand spreekt, kan dat altijd. Omdat de assistent alleen antwoordt uit de eigen informatie van het bestuur, wordt ook zichtbaar waar die informatie verouderd of onvolledig is, zodat de website daarop kan worden bijgewerkt.
Dossiers voorbereiden
Bij aanvragen voor vergunningen, premies of ondersteuning moeten medewerkers nagaan of het dossier volledig is en of de gegevens kloppen. AI kan dat voorwerk doen: de aanvraag uitlezen, controleren op ontbrekende stukken en een overzicht maken voor de dossierbehandelaar. De beslissing blijft altijd bij de mens. Het systeem zorgt dat de behandelaar sneller ziet wat er ontbreekt en de burger eerder bericht krijgt.
Raadsdocumenten en verslagen
Gemeenteraden en colleges produceren veel documenten. Agenda's, nota's, verslagen en besluiten. AI kan vergaderingen helpen uitwerken, verslagen voorbereiden in de vaste opbouw en oude besluiten doorzoekbaar maken. Raadsleden en medewerkers vinden zo sneller wat er eerder over een onderwerp is beslist. Ook voor burgers kan het helpen om besluiten in begrijpelijke taal samen te vatten. Een korte samenvatting naast het officiële besluit maakt het voor inwoners makkelijker om te volgen wat er in hun gemeente gebeurt.
Transparant en met respect voor de burger
Een overheid heeft een bijzondere verantwoordelijkheid. Burgers moeten weten wanneer ze met een systeem te maken hebben en hoe een beslissing tot stand is gekomen. Wij bouwen geen toepassingen die zelfstandig beslissen over rechten of uitkeringen van burgers. Wel toepassingen die medewerkers ondersteunen. De Europese AI verordening stelt aan AI in publieke besluitvorming extra eisen. Die nemen we vanaf het ontwerp mee.
Gegevens van burgers veilig
Gegevens van burgers horen in een omgeving met duidelijke afspraken. Wij werken met zakelijke diensten met een verwerkersovereenkomst en opslag in Europa, of met een model dat binnen de eigen omgeving van het bestuur draait. We stemmen af met de functionaris voor gegevensbescherming en leggen vast welke informatie waar mag. Zo kan het bestuur aan de burger en de toezichthouder uitleggen wat er met hun gegevens gebeurt.
Samen met andere lokale besturen
Niet elk lokaal bestuur heeft de schaal om alles zelf te doen. Samenwerking met andere gemeenten of via een intergemeentelijk verband kan dan zinvol zijn, bijvoorbeeld door één assistent te bouwen die door meerdere besturen wordt gebruikt. Dat spreidt de kosten en het beheer, en het geeft burgers in de regio dezelfde kwaliteit van antwoorden. Wel moet elk bestuur zijn eigen informatie en reglementen kunnen meegeven, zodat een burger uit de ene gemeente geen antwoord krijgt dat voor de buurgemeente geldt. Wij denken daarin mee. Voor Nederlandse gemeenten hebben we de aanpak beschreven bij AI consultant gemeente.
AI voor uw bestuur laten invoeren
Onze AI specialisten beginnen met één toepassing die snel waarde heeft, vaak het beantwoorden van burgervragen of het voorbereiden van dossiers, en meten na een paar maanden wat het oplevert. U spreekt direct met de mensen die het werk doen. Stel uw vraag, twee zinnen is genoeg om te beginnen.
Verwant: Freelance AI consultant, AI meertalige klantenservice.