De meeste organisaties beginnen niet met een plan voor ChatGPT. Ze ontdekken dat het al gebruikt wordt. Een paar collega's betalen zelf voor Plus, anderen werken met de gratis versie, en niemand weet precies welke informatie erin is gegaan. Op dat moment zijn er twee reacties mogelijk: verbieden of goed regelen. Verbieden werkt zelden. Goed regelen betekent een zakelijke omgeving waarin u bepaalt wie er werkt, wat er met de gegevens gebeurt en welke systemen eraan gekoppeld zijn.
Business, Enterprise of toch iets anders?
OpenAI biedt voor organisaties twee varianten. ChatGPT Business, voorheen Team, is bedoeld voor teams en kleinere organisaties en geeft een centrale beheeromgeving, inloggen via uw eigen accounts en de afspraak dat er niet op uw gegevens wordt getraind. ChatGPT Enterprise is voor grotere organisaties en voegt onder meer uitgebreider beheer, automatische aanmaak van gebruikers, extra mogelijkheden voor compliance en opslag in Europa toe. Plus en Pro zijn persoonlijke abonnementen en horen niet bij bedrijfsgebruik. Wij helpen u kiezen op basis van het aantal gebruikers, uw eisen aan gegevensopslag en wat u wilt koppelen. Soms is de eerlijke uitkomst dat Copilot of een eigen ChatGPT omgeving beter past.
Wat wij inrichten als u ChatGPT zakelijk gaat gebruiken
We beginnen bij de basis. Inloggen gaat via Microsoft Entra ID of Google, zodat accounts verdwijnen als iemand uit dienst gaat. We controleren het domein, zodat medewerkers met een bedrijfsadres niet langer losse accounts aanmaken, en we zetten de instellingen voor het bewaren en delen van gesprekken goed. Daarna bepalen we welke koppelingen aan mogen, zoals SharePoint, OneDrive of Google Drive, en met welke rechten. Tot slot richten we de werkruimte in met gedeelde projecten en vaste assistenten voor terugkerend werk, zodat mensen niet elke keer opnieuw hoeven uit te leggen wat ze willen.
Gegevens en de AVG
Bij de zakelijke versies sluit u een verwerkersovereenkomst af en traint OpenAI standaard niet op uw gegevens. Daarmee is het juridische fundament beter dan bij privéaccounts, maar u bent er nog niet. Welke informatie mag erin? Wanneer moet een medewerker het resultaat controleren voordat het naar een klant gaat? Hoe lang blijven gesprekken bewaard? Wij leggen die afspraken vast en zorgen dat ze in de inrichting terugkomen. Gaat het om veel of gevoelige persoonsgegevens, dan hoort er een DPIA bij. Hoe dat geheel eruitziet, leest u bij een veilige AI omgeving.
Assistenten die het werk echt overnemen
Het verschil tussen een organisatie die ChatGPT heeft en een organisatie die er iets aan heeft, zit in de vaste assistenten. Een assistent voor offertes die uw prijsopbouw en tone of voice kent. Een assistent voor de servicedesk die antwoorden zoekt in uw handleidingen. Een assistent voor HR die vacatureteksten schrijft volgens uw stijl. Wij bouwen de eerste vijf tot tien samen met de afdelingen, testen ze met echt werk en leren een paar collega's hoe ze er zelf nieuwe maken.
Uitrol en adoptie
Een licentie is nog geen gebruik. Wij rollen ChatGPT zakelijk uit in rondes, beginnend bij een groep enthousiaste gebruikers die als vraagbaak voor hun afdeling gaan dienen. Elke afdeling krijgt een korte sessie met voorbeelden uit het eigen werk, niet een algemene demo. Na een maand kijken we in het beheeroverzicht wie het gebruikt en wie niet, en waarom. Licenties die niet worden gebruikt, schuiven we door of zeggen we op.
Het oude gebruik netjes afsluiten
Met een zakelijke omgeving is het probleem van de privéaccounts niet vanzelf weg. Wij helpen medewerkers hun bruikbare gesprekken en eigen assistenten over te zetten, en spreken af dat werk voortaan alleen nog in de zakelijke omgeving gebeurt. Dat leggen we vast in een kort AI beleid dat iedereen kan lezen in vijf minuten, zie ook AI beleid opstellen.
ChatGPT zakelijk laten inrichten door ons team
Onze AI specialisten doen de inrichting, de koppelingen, de eerste assistenten en de uitrol. Voor een organisatie van enkele tientallen tot een paar honderd medewerkers duurt dat meestal drie tot zes weken. Er zit geen accountmanager tussen, u overlegt met wie het bouwt. Stel uw vraag en u hoort binnen een werkdag van ons.
Verwant: Freelance AI consultant, Microsoft Copilot implementatie.