Bedrijf aan huis: welke kosten kun je aftrekken?

Werken vanuit huis is voor veel ondernemers de norm geworden. Of je nu freelancer bent, een webshop runt of als consultant werkt, de kans is groot dat je (deels) vanuit je woning onderneemt. Logischerwijs wil je de kosten van je werkruimte aftrekken van je winst. Maar de fiscus stelt strenge eisen aan de aftrekbaarheid van werkruimte thuis. In dit artikel leggen we uit welke kosten je kunt aftrekken, aan welke voorwaarden je moet voldoen, en welke alternatieven er zijn als je niet aan de eisen voldoet.

Wanneer is je werkruimte aftrekbaar?

De Belastingdienst hanteert strikte voorwaarden voor de aftrekbaarheid van een werkruimte in je eigen woning. Het is niet voldoende dat je een kamer als kantoor gebruikt, de ruimte moet aan specifieke eisen voldoen en je moet er een substantieel deel van je inkomen verdienen.

Eis 1: Zelfstandig deel van de woning

De werkruimte moet een zelfstandig gedeelte van je woning vormen. Dit betekent dat de ruimte een eigen opgang of ingang heeft vanaf de straat, of dat de ruimte zich leent voor zelfstandige verhuur of verkoop. In de praktijk komt dit neer op een afsluitbare ruimte met eigen sanitaire voorzieningen, of een ruimte met een eigen toegang. Een hoekje in de woonkamer of een gedeelde studeerkamer voldoet niet aan deze eis. Ook een zolderkamer zonder eigen ingang kwalificeert meestal niet.

Eis 2: Inkomenseis

Naast de fysieke eisen moet je aan een inkomenseis voldoen. Er zijn twee varianten. De eerste variant: je verdient minimaal 70% van je totale inkomen in of vanuit deze werkruimte. Als je uitsluitend vanuit huis werkt en al je omzet daar genereert, voldoe je hieraan. De tweede variant geldt als je ook elders werkt: je verdient minimaal 30% van je inkomen in de werkruimte thuis én je hebt geen andere werkruimte tot je beschikking (bijvoorbeeld bij een opdrachtgever). In beide gevallen moet de werkruimte intensief worden gebruikt voor de onderneming.

Waarom zijn de eisen zo streng?

De strenge eisen bestaan om misbruik te voorkomen. Zonder deze voorwaarden zou iedereen die af en toe thuis een e-mail beantwoordt een deel van zijn woonlasten kunnen aftrekken. De wetgever wil dat alleen werkruimtes die daadwerkelijk een bedrijfsmatig karakter hebben, fiscaal worden behandeld als zakelijk. Dit betekent dat de meeste zzp'ers en freelancers die vanuit een normale werkkamer opereren, niet in aanmerking komen voor de werkruimteaftrek.

Welke kosten kun je aftrekken?

Als je werkruimte aan de eisen voldoet, kun je een deel van je woonlasten als zakelijke kosten opvoeren. De aftrek wordt berekend naar rato van het vloeroppervlak van de werkruimte ten opzichte van de totale woning.

Bij een koopwoning

Bij een koopwoning kun je een evenredig deel van de volgende kosten aftrekken: hypotheekrente, afschrijving op het zakelijke deel van de woning, onderhoudskosten, verzekeringen (opstal, inboedel voor zakelijk deel), onroerendezaakbelasting (OZB), waterschapsbelasting en energie. Let op: het zakelijke deel van je woning verhuist van box 1 naar box 3, wat gevolgen heeft voor de eigenwoningregeling. De hypotheekrenteaftrek voor dat deel vervalt, maar je kunt de rente wel als zakelijke kosten opvoeren. Dit kan fiscaal gunstiger of ongunstiger uitpakken, afhankelijk van je situatie.

Bij een huurwoning

Bij een huurwoning kun je een evenredig deel van de huur aftrekken, plus een deel van de energiekosten en eventuele servicekosten. De berekening is eenvoudiger dan bij een koopwoning omdat je geen rekening hoeft te houden met hypotheek en afschrijving. Het percentage dat je mag aftrekken is gelijk aan het percentage vloeroppervlak dat de werkruimte inneemt.

Energiekosten

Energiekosten (gas, elektriciteit) voor de werkruimte zijn aftrekbaar. Je kunt dit berekenen op basis van het vloeroppervlak, maar als de werkruimte intensiever wordt verwarmd of meer elektriciteit verbruikt dan gemiddeld (bijvoorbeeld door apparatuur), mag je een hoger percentage hanteren. Onderbouw dit wel met een redelijke berekening.

Zo bereken je de aftrek

De berekening van de werkruimteaftrek is gebaseerd op de verhouding tussen het oppervlak van de werkruimte en het totale woonoppervlak. Een voorbeeld maakt dit duidelijk.

Rekenvoorbeeld

Stel, je hebt een woning van 120 m² en je werkruimte is 15 m². Het zakelijke percentage is dan 15/120 = 12,5%. Als je maandelijkse woonlasten €1.500 bedragen (huur of hypotheekrente + energie + overige kosten), kun je 12,5% daarvan aftrekken: €187,50 per maand, oftewel €2.250 per jaar. Bij een belastingtarief van 37% levert dit een belastingbesparing van ruim €830 op. Houd er rekening mee dat dit alleen geldt als je aan alle voorwaarden voldoet.

Wat als je niet aan de eisen voldoet?

De meeste thuiswerkers voldoen niet aan de strenge eisen voor werkruimteaftrek. Een normale werkkamer in huis, zonder eigen ingang, kwalificeert simpelweg niet. Maar dat betekent niet dat je helemaal niets kunt aftrekken. Er zijn alternatieven.

Zakelijke inrichting en apparatuur

Los van de werkruimte zelf kun je altijd zakelijke inrichting en apparatuur aftrekken. Een bureau, bureaustoel, computer, monitor, printer, kantoorartikelen, als je deze voor je werk gebruikt, zijn het zakelijke kosten. Bij gemengd gebruik (ook privé) moet je een redelijke verdeling maken. Een laptop die je voor 80% zakelijk gebruikt, is voor 80% aftrekbaar. Dit staat los van de werkruimte-eisen en geldt voor iedere ondernemer.

Telefoon en internet

Telefoonkosten en internetabonnementen zijn aftrekbaar voor het zakelijke deel. Heb je een apart zakelijk telefoonabonnement, dan is dit volledig aftrekbaar. Gebruik je je privételefoon ook zakelijk, dan schat je het zakelijke percentage en trek je dat af. Hetzelfde geldt voor internet: als je thuis werkt, is een deel van je internetkosten zakelijk. Een percentage van 25-50% is voor veel thuiswerkers redelijk, afhankelijk van je daadwerkelijke gebruik.

Externe werkplek

Een alternatief is het huren van een externe werkplek. De kosten van een flexplek, kantoorkamer of coworking space zijn volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Dit kan fiscaal voordeliger zijn dan proberen je thuiswerkruimte af te trekken, vooral als je toch niet aan de strenge eisen voldoet. Ook biedt het voordelen als scheiding van werk en privé, en netwerkmogelijkheden.

Apparatuur en inrichting

Ongeacht of je werkruimte kwalificeert, kun je zakelijke apparatuur en inrichting aftrekken. Dit is vaak het belangrijkste fiscale voordeel voor thuiswerkers.

Direct aftrekken of afschrijven?

Bedrijfsmiddelen onder de €450 mag je direct in het jaar van aanschaf aftrekken. Duurdere apparatuur moet je activeren en over de gebruiksduur afschrijven. Een computer schrijf je doorgaans af in drie tot vijf jaar, kantoormeubilair in vijf tot tien jaar. Je mag niet sneller afschrijven dan de werkelijke economische levensduur. Bij de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) kun je Ook een extra aftrek krijgen bovenop de normale afschrijving.

Gemengd gebruik

Bij apparatuur die je zowel zakelijk als privé gebruikt, moet je een redelijke verdeling maken. Voor een computer die je 70% zakelijk en 30% privé gebruikt, is 70% van de kosten aftrekbaar. Documenteer je schatting en wees realistisch, bij een controle moet je de verdeling kunnen onderbouwen. Een laptop die ook door het gezin wordt gebruikt voor Netflix en games, kun je niet voor 100% zakelijk opvoeren.

Voorbeelden van aftrekbare apparatuur

Typische zakelijke apparatuur voor thuiswerkers omvat: laptop of desktop computer, monitor(en), toetsenbord en muis, bureau en bureaustoel, printer of scanner, webcam en headset, verlichting, software en licenties, en kantoorbenodigdheden. Ook ergonomische hulpmiddelen als een zit-sta bureau of monitorarm zijn aftrekbaar als ze zakelijk worden gebruikt.

Werkruimte in een huurwoning

Als je huurt, gelden dezelfde voorwaarden voor de werkruimteaftrek als bij een koopwoning. De werkruimte moet zelfstandig zijn en je moet aan de inkomenseis voldoen. Maar er zijn extra aandachtspunten.

Toestemming verhuurder

Controleer je huurcontract op bepalingen over bedrijfsmatig gebruik. Veel huurcontracten verbieden zakelijk gebruik of vereisen schriftelijke toestemming van de verhuurder. Dit kan gevolgen hebben voor je huurrecht. Ook kan bedrijfsmatig gebruik leiden tot een hoger btw-tarief op je huur als je verhuurder btw-plichtig is.

Aftrekbare kosten bij huur

Bij een huurwoning is de berekening eenvoudiger. Je trekt een percentage van de kale huur af, evenredig aan het oppervlak van de werkruimte. Ook kun je een deel van de servicekosten aftrekken (voor zover deze betrekking hebben op de werkruimte) en energiekosten. Inboedelverzekering voor zakelijke inventaris is apart aftrekbaar.

Praktische tips

Of je nu wel of niet aan de werkruimte-eisen voldoet, met deze tips haal je het maximale uit je thuiswerkkosten.

Documenteer alles

Maak foto's van je werkruimte en bewaar alle aankoopbonnen van apparatuur en inrichting. Leg vast hoe groot je werkruimte is en welk percentage van je woning dit beslaat. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat je aftrek gerechtvaardigd is. Een plattegrond met afmetingen is handig om te bewaren.

Wees realistisch over gemengd gebruik

Het is verleidelijk om zoveel mogelijk als zakelijk aan te merken, maar wees realistisch. De Belastingdienst kent de praktijk en accepteert geen 100% zakelijk gebruik voor apparatuur die duidelijk ook privé wordt gebruikt. Een eerlijke verdeling van 60-80% zakelijk is voor de meeste thuiswerkers verdedigbaar.

Overweeg alternatieven

Als je niet aan de werkruimte-eisen voldoet, is het soms voordeliger om een externe werkplek te huren. De kosten zijn volledig aftrekbaar, je hebt geen gedoe met berekeningen en verhoudingen, en je profiteert van een professionele werkomgeving. Reken uit wat financieel het meest voordelig is voor jouw situatie.

Raadpleeg een specialist

De regels rondom werkruimte thuis zijn complex en de gevolgen van een verkeerde toepassing kunnen groot zijn. Als je twijfelt of je werkruimte kwalificeert, raadpleeg dan een boekhouder of fiscalist. De kosten hiervan zijn overigens ook aftrekbaar als zakelijke kosten.

Veelgestelde vragen