Bij het overzetten van dossiers naar een nieuw EPD telt maar een ding: er mag geen patiëntgegeven verloren gaan en niets mag op de verkeerde plek belanden. Een fout in de migratie merkt u pas op het moment dat een behandelaar een dossier opent en de voorgeschiedenis mist. Wij verzorgen uw EPD datamigratie van de eerste mapping tot de laatste controle, zodat het nieuwe systeem straks een compleet en kloppend beeld laat zien. Wij voeren dit zelf uit en leveren u een controleerbaar resultaat.
Mapping als fundament
Elke migratie staat of valt met de mapping: welk veld uit het oude systeem hoort bij welk veld in het nieuwe. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zitten er jarenlange gewoontes, vrije tekstvelden en afwijkende codes in verstopt. Wij brengen samen met uw mensen in kaart wat er staat en waar het heen moet, en maken de lastige keuzes zichtbaar in plaats van ze stilletjes op te lossen. Zo weet u vooraf wat er gebeurt.
Opschonen en converteren
Een overstap is het moment om schoon te beginnen. Wij sporen dubbele patiëntnummers op, oude testdossiers en gegevens die niet mee hoeven. Wat overblijft converteren we naar het formaat van het nieuwe systeem, in stappen die we kunnen herhalen. Door de conversie meerdere keren proef te draaien komen problemen aan het licht op een moment dat ze nog gemakkelijk te herstellen zijn, ruim voordat de echte overzetting plaatsvindt.
Valideren en dubbelchecken
Na de conversie controleren we of de aantallen kloppen, of de inhoud klopt en of de dossiers in het nieuwe systeem hetzelfde verhaal vertellen als in het oude. Wij tellen niet alleen records, maar leggen steekproeven naast elkaar en laten behandelaren meekijken op de eigen afdeling. Die dubbele controle op volledigheid en juistheid is het verschil tussen een migratie die technisch af is en een migratie waar de zorg echt op kan vertrouwen.
Aantoonbaar en herleidbaar
Bij patiëntgegevens is het niet genoeg dat het klopt, u moet ook kunnen laten zien dat het klopt. Wij houden bij welke gegevens zijn overgezet, welke keuzes we onderweg hebben gemaakt en wat er bewust niet mee is gegaan. Zo ligt er na afloop een helder overzicht dat u kunt overleggen aan uw eigen kwaliteitsmensen en aan iedereen die er verantwoording over moet afleggen. Mocht er later een vraag komen over een specifiek dossier, dan is te herleiden wat ermee is gebeurd in plaats van dat u het antwoord schuldig blijft.
Vertel ons uit welk systeem u overzet en om hoeveel dossiers het gaat, dan stellen we een migratieaanpak op met heldere controlemomenten via het formulier hieronder. Verwant: EPD migratie naar een nieuw systeem.
Verwant: Freelance EPD consultant inhuren, EPD testen en acceptatie.