De meeste organisaties die ons vragen om een AI beleid, hebben al een poging gedaan. Er ligt een document van twaalf pagina's dat juridisch klopt, maar dat niemand heeft gelezen. Of er ligt een korte mail van de directie dat ChatGPT voorlopig niet mag, terwijl de helft van de afdeling het dagelijks gebruikt. Allebei begrijpelijk, allebei zonder effect. Een AI beleid werkt pas als het kort is, concreet en aansluit bij wat mensen echt doen.
Is een AI beleid verplicht?
Er is geen wet die letterlijk zegt dat u een AI beleid moet hebben. Toch ontkomt bijna geen organisatie eraan. De Europese AI verordening verwacht dat medewerkers die met AI werken voldoende kennis hebben, en die verwachting kunt u alleen waarmaken als u vastlegt hoe er met AI gewerkt wordt. De AVG vraagt dat u weet waar persoonsgegevens heen gaan, ook als een medewerker een klantmail in een chatbot plakt. En voor uw verzekeraar, accountant of opdrachtgever wordt het steeds vaker een vraag in de jaarlijkse controle. Een beleid is dus vooral de manier om aan al die verwachtingen tegelijk te voldoen.
Wat erin staat, en wat niet
Wij houden het bij een paar onderdelen. Welke tools zijn toegestaan, en met welk soort account. Welke informatie mag erin, uitgewerkt met voorbeelden uit uw eigen werk. Wanneer moet een mens het resultaat controleren voordat het naar een klant, patiënt of rechter gaat. Wanneer vertelt u een klant dat er AI is gebruikt. Hoe vraagt een medewerker een nieuwe tool aan. En wat doet iemand die merkt dat er iets is misgegaan. Dat past op twee tot drie pagina's, met daaronder een bijlage voor wie meer wil weten.
Waarom een sjabloon niet genoeg is
Er circuleren veel sjablonen en voorbeelden. Die zijn handig als startpunt, maar ze missen precies wat het verschil maakt: uw eigen situatie. Een advocatenkantoor moet iets anders regelen dan een webshop, en een zorginstelling iets anders dan een installatiebedrijf. Gebruikt u Copilot, ChatGPT of een eigen omgeving? Welke informatie is bij u gevoelig? Wie is verantwoordelijk? Wij beginnen bij die vragen en schrijven het beleid daaromheen, in de taal die uw medewerkers zelf gebruiken.
Hoe wij een AI beleid opstellen
We beginnen met een korte inventarisatie. Welke AI tools worden al gebruikt, officieel en onofficieel, en waarvoor? Dat doen we met een anonieme vragenlijst en een paar gesprekken, want mensen vertellen eerlijker wat ze doen als ze er geen problemen mee krijgen. Daarna schrijven we een eerste versie en bespreken die met een paar medewerkers, de privacyfunctionaris en iemand van IT. Na een tweede ronde ligt er een beleid dat klopt met de werkelijkheid. Meestal duurt dat drie tot vijf weken.
De ondernemingsraad betrekken
Raakt het beleid aan de manier waarop medewerkers worden gevolgd of beoordeeld, of aan de verwerking van hun persoonsgegevens, dan heeft de ondernemingsraad vaak instemmingsrecht. Ook los daarvan is het verstandig de OR vroeg mee te nemen, want een beleid dat de OR mede draagt, wordt beter nageleefd. Wij helpen u het juiste moment en de juiste vorm te kiezen, zie AI beleid en de ondernemingsraad.
Van document naar gedrag
Een beleid op intranet verandert niets. Wij zorgen voor een korte uitleg per afdeling, met voorbeelden die herkenbaar zijn, en voor een samenvatting op één pagina die mensen naast hun scherm kunnen leggen. Daar sluiten we vaak een training op aan, zodat medewerkers niet alleen weten wat de regels zijn, maar ook waarom ze er zijn, zie AI geletterdheid training. Na een halfjaar kijken we samen of het beleid nog past, want de tools veranderen snel.
Uw AI beleid laten opstellen door ons team
Onze AI specialisten doen de inventarisatie, schrijven het beleid en verzorgen de uitleg. Het gesprek voert u met degene die het ook uitvoert. Stel uw vraag en u hoort binnen een werkdag hoe wij het voor uw organisatie zouden aanpakken.
Verwant: Freelance AI consultant, Veilige AI omgeving inrichten.