Vraag in een willekeurige organisatie wie er weleens ChatGPT gebruikt voor het werk en de meeste handen gaan omhoog. Vraag wie een zakelijk account heeft en het worden er een paar. De rest werkt met een gratis privéaccount, waar offertes, klantmails en soms complete dossiers in verdwijnen. Een verbod helpt nauwelijks, mensen zoeken dan een andere weg. Wat wel helpt, is een goede omgeving aanbieden en heldere grenzen trekken. Dat is waar wij u mee helpen.

Wat maakt een AI omgeving veilig?

Veilig betekent hier niet dat er niets mis kan gaan. Het betekent dat u weet waar gegevens heen gaan, wie erbij kan, wat er wordt bewaard en wat medewerkers mogen. Dat rust op vier pijlers: een zakelijke dienst of eigen installatie met goede contractuele afspraken, toegang via de bestaande accounts van medewerkers, technische maatregelen die het ongewenste gebruik lastig maken, en een beleid dat mensen begrijpen. Ontbreekt er één, dan lekt het aan die kant. Wij richten ze alle vier in, in samenhang.

Is ChatGPT AVG proof te gebruiken?

Dat hangt af van de versie en de afspraken. De gratis versie en het persoonlijke Plus abonnement zijn niet bedoeld voor bedrijfsgegevens: u heeft geen verwerkersovereenkomst en geen centrale controle. De zakelijke versies van ChatGPT, Copilot, Gemini en Claude bieden wel een verwerkersovereenkomst en de toezegging dat er niet op uw gegevens wordt getraind, en voor een deel ook opslag in Europa. Daarmee kan het passen binnen de AVG, mits u de rest ook regelt: een grondslag, een DPIA als het om veel of gevoelige persoonsgegevens gaat, en afspraken over bewaartermijnen. Voor zeer gevoelige informatie adviseren wij soms een lokale AI voor bedrijven.

Welke informatie mag erin?

De meeste organisaties hebben al een indeling van informatie, zoals openbaar, intern, vertrouwelijk en geheim. Wij vertalen die naar AI. Openbare en interne informatie mag in de zakelijke omgeving. Vertrouwelijke informatie alleen in een omgeving met de juiste afspraken, of alleen lokaal. Geheime informatie helemaal niet. Dat klinkt eenvoudig, maar het wordt pas bruikbaar met voorbeelden uit uw eigen werk. Mag een medewerker een klantmail laten herschrijven? Een cv samenvatten? Een contract laten controleren? Die voorbeelden zetten we in een kort overzicht dat mensen echt lezen.

Technische maatregelen die meehelpen

Afspraken alleen zijn niet genoeg. Wij zorgen dat de zakelijke omgeving de makkelijkste route is, met inloggen via Microsoft Entra ID of Google en zonder extra wachtwoord. Waar dat past, beperken we het uploaden van bestanden naar privédiensten via de beveiligingstools die u al heeft, zoals Microsoft Defender for Cloud Apps of uw webfilter. We richten logging in die genoeg vastlegt om incidenten te onderzoeken, zonder elk gesprek van elke medewerker te bewaren. En we stellen bewaartermijnen in die passen bij uw beleid.

Een veilige AI omgeving met een beleid dat werkt

Het beleid is de plek waar alles samenkomt: welke tools zijn toegestaan, welke informatie mag erin, wanneer moet een mens het resultaat controleren en wat doet u als het misgaat. Wij schrijven het in gewone taal, op twee tot drie pagina's, en bespreken het met de mensen die het moeten naleven. Hoe zo'n document eruitziet, leest u bij AI beleid opstellen. Waar het om persoonsgegevens op grote schaal gaat, hoort er een DPIA voor AI systemen bij.

Wat u na de inrichting heeft

Na afloop gebruiken uw medewerkers één zakelijke AI omgeving die goed werkt, met hun eigen account. U weet welke informatie erin gaat en waar die blijft. Er ligt een beleid dat bekend is, en er is een eenvoudige manier om nieuwe tools aan te vragen, zodat mensen niet uitwijken. Twee keer per jaar kijken we samen of het nog klopt, want de diensten en hun voorwaarden veranderen sneller dan de meeste beleidsstukken.

Uw veilige AI omgeving laten inrichten

Onze AI specialisten doen dit werk zelf, samen met uw IT en uw privacyfunctionaris. Een gemiddeld traject duurt vier tot acht weken, afhankelijk van de omvang. U spreekt direct met de mensen die het uitvoeren. Stel uw vraag en u hoort binnen een werkdag hoe wij het voor uw organisatie zouden aanpakken.

Verwant: Freelance AI consultant, ChatGPT zakelijk inrichten.