Uw personeelskosten vormen vaak de grootste post op de begroting, maar in finance komen ze pas laat en met vertraging binnen. Iemand exporteert cijfers uit het HR systeem, plakt ze in een spreadsheet en werkt ze handmatig bij in het ERP. Tegen de tijd dat de rapportage klaar is, is de werkelijkheid alweer veranderd en klopt de verhouding tussen begroting en realisatie niet meer. Onze HR specialisten bouwen de koppeling met ERP voor u, zodat personeelskosten, kostenplaatsen en FTE rechtstreeks vanuit het HR systeem in uw financiele administratie terechtkomen.
Welke koppeling met ERP onze specialisten bouwen
Dat bepalen we aan de hand van uw ERP en uw HR systeem. Heeft uw ERP een open API, dan koppelen we daar direct op aan. Levert uw HR systeem een standaarduitwisseling voor finance, dan gebruiken we die. Waar de twee systemen niet een op een op elkaar passen, bouwen we een integratielaag die FTE, kostenplaatsen en loonkosten vertaalt naar de structuur die uw ERP hanteert. Bij meerdere administraties of entiteiten werkt een tussendatabase soms beter, omdat u dan een plek heeft waar de data samenkomt voordat die naar finance gaat.
Hoe onze specialisten uw HR systeem aan ERP koppelen
We beginnen bij uw vraag, niet bij de techniek. Welke cijfers wil finance zien en op welk niveau: per kostenplaats, per afdeling, per project? Hoe zijn uw kostenplaatsen opgebouwd en sluiten die aan op de indeling in het HR systeem? Vaak zit daar het echte werk, want een koppeling is pas nuttig als de FTE-cijfers en loonkosten in het ERP op de juiste plek landen. We brengen die structuur in kaart, bouwen de koppeling en controleren met een echte periode of de bedragen kloppen. Toegang tot personeelsdata regelen we met autorisaties, zodat gevoelige gegevens beschermd blijven.
Wat een koppeling met ERP u oplevert
Een begroting en realisatie die op actuele personeelsdata draaien. Uw financiele rapportage laat zien wat de personeelskosten werkelijk zijn, uitgesplitst naar kostenplaats, zonder dat iemand daar handmatig cijfers voor overtypt. U ziet eerder aankomen waar u boven of onder budget zit en kunt daarop sturen. De koppeling blijft van u en we documenteren hoe die werkt, zodat u er zelf op verder kunt.
Wilt u personeelskosten en FTE automatisch in uw ERP zien? Leg uw situatie voor via het formulier hieronder, dan bekijken we samen welke route past bij uw systemen. Verwant: HR software implementatie aanpak.
Verwant: Freelance HR consultant inhuren, HR systeem koppelen aan de salarisadministratie.