Een kandidaat zegt ja op het aanbod, en dan begint het overtypen. Naam, adres, contractvorm, startdatum en salaris staan al netjes in het ATS, maar gaan met de hand opnieuw de HR-administratie in. Dat kost een recruiter of HR-medewerker tijd, er sluipen typefouten in, en de nieuwe collega wacht op een account terwijl de eerste werkdag al in de agenda staat. Dubbele invoer betekent ook dubbele risico's, want persoonsgegevens die op meerdere plekken handmatig belanden zijn lastiger te beveiligen en te corrigeren. Wij bouwen de koppeling tussen uw recruitmentsysteem en uw HR-systeem voor u, zodat een aangenomen kandidaat vanzelf een medewerker wordt en de onboarding vloeiend kan starten.
Welke koppeling met recruitment (ATS) onze specialisten bouwen
De route hangt af van de systemen die u draait. Veel ATS-pakketten zoals Recruitee, Bullhorn en SmartRecruiters bieden een API waarmee we een kandidaat op het moment van aannemen automatisch als nieuwe medewerker in het HR-systeem laten landen. Heeft uw leverancier een kant en klare standaardkoppeling, dan gebruiken we die en richten we alleen de velden en mapping goed in. Ontbreekt een directe verbinding, dan zetten we een kleine integratielaag tussen beide systemen die de gegevens vertaalt en op het juiste moment doorzet. Welke variant het ook wordt, u houdt er een verbinding aan over die logisch aansluit op hoe uw team nu al werkt.
Hoe onze specialisten uw HR systeem aan recruitment (ATS) koppelen
We beginnen niet bij de techniek maar bij uw vraag. Welke gegevens moeten mee, op welk moment gaat een kandidaat over naar HR, en wie doet de laatste controle voordat een contract definitief wordt. Daarna leggen we de veldmapping vast, zodat functie, afdeling, startdatum en contractvorm op de goede plek terechtkomen. We testen met echte voorbeelden voordat we live gaan, letten op wie welke gegevens mag zien en zetten meldingen klaar voor het geval een overdracht een keer vastloopt. Toegang tot personeelsgegevens regelen we netjes af, zodat alleen de juiste mensen erbij kunnen.
Wat een koppeling met recruitment (ATS) u oplevert
Na de koppeling stopt het overtypen. Een aangenomen kandidaat verschijnt automatisch als medewerker in het HR-systeem, met de gegevens die recruitment al had ingevoerd. De onboarding kan meteen starten, accounts en documenten volgen sneller, en uw team houdt tijd over voor het echte werk. De verbinding blijft van u, draait mee met uw processen en groeit mee als u later van ATS of HR-systeem wisselt.
Wilt u weten hoe deze koppeling er voor uw situatie uitziet? Laat uw systemen en wens achter via het formulier hieronder, dan denken we concreet met u mee. Verwant: HR systeem koppelen aan Entra ID.
Verwant: Freelance HR consultant inhuren, Onboarding proces optimalisatie.