Van longlist naar shortlist van 2 tot 3 platforms, daar zit het echte selectie-werk. Een goede shortlist is gebaseerd op gewogen evaluatie tegen heldere criteria, niet op feature-checklist.
Stap 1: must-have criteria definiëren
Niet-onderhandelbare requirements: schaal die platform aankan, native ondersteuning voor uw industry of compliance, multi-currency en multilanguage indien internationaal, integratie-mogelijkheden met uw ERP en marketing-stack. Wat in deze lijst komt sluit automatisch sommige platforms uit.
Stap 2: weegfactoren voor nice-to-haves
Tussen 8 en 15 criteria met weegfactoren tussen 1 (handig) en 10 (zwaar). Categorieën: functionaliteit (40 procent), TCO (20 procent), implementatie-snelheid (10 procent), schaalbaarheid (10 procent), ecosystem en talent (10 procent), user-experience en adoption (10 procent). Vermijd 30+ criteria, wordt onbeheersbaar.
Stap 3: longlist scoren
Per platform op longlist (6 tot 10): score per criterium tussen 0 (niet) en 5 (uitmuntend). Vermenigvuldig met weegfactor. Som per platform. Bij goede longlist krijgen 4 tot 6 platforms substantieel verschillende scores. Vergelijkbare scores betekent meestal dat criteria niet onderscheidend zijn.
Stap 4: top-3 als shortlist
Top-3 scorers gaan naar shortlist. Bij scores dichter dan 5 procent uit elkaar: hou top-4 aan en sneller filteren tijdens demo-fase. Vermijd shortlist van 5+ platforms, wordt onbeheersbaar en RFP-werk verdubbelt.
Stap 5: scripted demo's
Vraag elke shortlist-vendor een scripted demo: identieke use-cases die u tevoren opstuurt. Niet hun standaard-pitch. Vraag specifieke functies live te tonen, niet via slides. Twee demos van 90 minuten per platform: technische en business-stakeholders apart.
Stap 6: references-call per platform
Minimaal drie references per shortlist-platform van vergelijkbare schaal. Niet vendor-aangedragen alleen, ook zelf zoeken in uw netwerk. Vraag specifiek: hoe lang duurde implementatie, wat was adoption na zes maanden, wat zou u nu anders doen, hoeveel TCO uitgelopen versus initial business case.
Stap 7: scoring herzien en finale keuze
Na demo's en references: scoring herzien. Vaak schuift de ranking. Finale keuze door selectie-comité met sales, marketing, IT, finance en exec-sponsor. Niet door één persoon, niet door alleen IT, niet door alleen sales.
Doorlooptijd en kosten
Shortlist-traject van longlist naar finale keuze: 8 tot 14 weken. Consultant-fee voor begeleiding: 25.000 tot 70.000 euro afhankelijk van rigueur. Enterprise: tot 150.000 euro voor zware RFP-trajecten.
Een gesprek met onze CRM-consultant
Een gratis gesprek met een van onze CRM-consultants kost u niets en levert meestal direct toepasbare adviezen op. Bel ons of vraag een terugbel-verzoek aan — we reageren binnen één werkdag.
Verwant: CRM selectie stappenplan.