Onkostendeclaraties met bonnetjes in een envelop, een Excel-formuliertje en een handtekening die weken op zich laat wachten: het kost de medewerker moeite en de administratie geduld. Wij bouwen met Power Automate een declaratieproces waarin een medewerker een bon fotografeert, de gegevens er grotendeels vanzelf uit komen en de goedkeuring in dagen rond is in plaats van weken.
Wat wij regelen in uw onkostendeclaraties
De onkostendeclaratie legt vast wat nodig is: wie declareert, welk bedrag, welke kostensoort, de datum en de bon als bewijs. De medewerker dient het in vanaf de telefoon, op het moment dat hij de kosten maakt, in plaats van aan het eind van de maand een stapel bonnetjes te reconstrueren. Wij richten de kostensoorten en velden in op uw eigen declaratiebeleid, zodat wat wel en niet mag meteen duidelijk is. Zo begint het proces schoon in plaats van met halve informatie.
Onkostendeclaraties met bonnen die zichzelf uitlezen
Een bon overtypen is foutgevoelig en zonde van de tijd. Met AI Builder leest het proces het bedrag, de datum en de leverancier automatisch uit de foto van de bon, zodat de medewerker die gegevens alleen nog hoeft te controleren. Dat scheelt invulwerk en voorkomt tikfouten. De bon zelf wordt bewaard bij de declaratie, zodat het bewijsstuk en de gegevens bij elkaar blijven en er bij een controle niets ontbreekt.
Onkostendeclaraties met een goedkeuring die niet blijft liggen
Na het indienen gaat de declaratie automatisch naar de juiste leidinggevende, met de bon en de gegevens er direct bij, op een Teams-kaart of in een mail. De goedkeurder ziet in één oogopslag waar het om gaat en tekent vanaf zijn telefoon, ook onderweg. Zo wacht een declaratie niet tot iemand achter zijn bureau zit. De medewerker ziet bovendien de status, dus niemand hoeft na te vragen of het al is goedgekeurd.
Onkostendeclaraties koppelen aan uw salaris- of boekhoudsysteem
Een goedgekeurde declaratie moet uitbetaald en geboekt worden. Wij koppelen de onkostendeclaraties aan uw salaris- of boekhoudsysteem zoals AFAS, Nmbrs of Exact, zodat het bedrag automatisch klaarstaat voor uitbetaling en op de juiste grootboekrekening en kostenplaats landt. Geen overtypwerk voor de administratie, geen declaratie die tussen wal en schip valt. De keten loopt van bon tot boeking zonder dat iemand gegevens tweemaal invoert.
Onkostendeclaraties binnen uw beleid en fiscale regels
Niet elke kostenpost mag zomaar, en sommige kennen een maximum of een fiscale grens. Wij bouwen die regels in het proces: een declaratie boven een bedrag vraagt extra onderbouwing, een kostensoort die niet is toegestaan wordt tegengehouden, en wat fiscaal apart behandeld moet worden krijgt de juiste codering. Zo blijven declaraties binnen uw beleid en voorkomt u correcties achteraf. De medewerker weet meteen waar hij aan toe is in plaats van het pas bij afwijzing te horen.
Onkostendeclaraties die de medewerker makkelijk indient
Hoe makkelijker declareren is, hoe netter en sneller het gebeurt. Wij maken het indienen een kwestie van een foto en een paar bevestigingen, met zo min mogelijk verplichte velden. Dat verlaagt de drempel en voorkomt de stapel bonnetjes die maanden blijft liggen omdat het declareren te veel gedoe is. Tevreden medewerkers en een schone administratie komen hier uit dezelfde eenvoud voort.
Wat gestroomlijnde onkostendeclaraties u opleveren
U krijgt declaraties die op het moment zelf worden ingediend, zichzelf grotendeels invullen, snel worden goedgekeurd en vanzelf doorstromen naar uitbetaling en boeking. Dat scheelt tijd voor iedereen, voorkomt fouten en houdt medewerkers te vriend. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd het huidige proces kost, zodat de winst onderbouwd is voordat we bouwen.
Doorlooptijd en beheer van uw onkostendeclaraties
Een eerste werkend declaratieproces staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de koppeling met uw salaris- of boekhoudsysteem. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf kostensoorten, grenzen en goedkeurders kunt aanpassen als uw beleid verandert.
Onkostendeclaraties met een app die altijd bij de hand is
Het moment waarop iemand kosten maakt, is het beste moment om te declareren, en dat moment is bijna nooit achter een bureau. Doordat de onkostendeclaratie op de telefoon staat, legt een medewerker een zakenlunch of een tankbeurt meteen vast, met een foto van de bon erbij. Zo verdwijnt de stapel bonnetjes die anders in een jaszak of een la belandt en pas weken later opduikt. Declareren op het moment zelf levert nettere gegevens op en voorkomt dat kosten simpelweg worden vergeten.
Wat wij vooraf afstemmen voor uw declaratieproces
Voordat we bouwen, leggen we samen uw declaratiebeleid vast: welke kostensoorten er zijn, welke maxima gelden, wat wel en niet vergoed wordt en hoe de fiscale behandeling per soort is. Die regels staan vaak verspreid of in iemands hoofd, en juist daar ontstaat discussie. Door ze eerst helder te maken, bouwen wij een proces dat uw eigen beleid afdwingt in plaats van een algemeen sjabloon. Dat scheelt correcties achteraf en voorkomt dat medewerkers en administratie steeds opnieuw over dezelfde grensgevallen moeten steggelen.
Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance finance consultant.