Een Excel-formulier voor declaraties is een bewijs dat de organisatie nog niet heeft besloten wie de regels bewaakt. De BTW staat in een verkeerde kolom, de kostenplaats ontbreekt, de bon zit als foto in een aparte e-mail. Power Automate met AI Builder en een Power Apps-formulier vervangt dit in een paar weken, mits de boekhoudregels eerst zijn vastgesteld.
De bon als startpunt
Een medewerker maakt een foto van de bon in de Power Apps-app. AI Builder leest leverancier, bedrag, btw-bedrag en datum uit. Voor een bonnetje van een Italiaans restaurant in Milaan met Engelse btw-codering is dit minder betrouwbaar dan voor een Nederlandse Albert Heijn-bon. De flow moet daarom altijd de extractie tonen aan de medewerker, met de mogelijkheid om handmatig te corrigeren.
Btw-categorisering die klopt
Een lunch met een klant is deels aftrekbaar. Een hotelovernachting niet altijd volledig. Een vliegticket binnen de EU heeft andere regels dan buiten de EU. Power Automate kan de categorisering voorstellen, maar de fiscale logica moet eerst van een controller komen. Een fout in de btw-codering vermenigvuldigt zich over duizenden bonnen per jaar.
Chef-akkoord met context
De manager krijgt een Teams-kaart met bonfoto, bedrag, omschrijving en het project waarop het wordt geboekt. Een akkoord-knop met optionele opmerking. Voor uitgaven boven een drempel een tweede akkoordstap. Voor reizen buiten de EU automatisch een fiscaal-akkoord vanuit finance.
Boeking in het pakket
AFAS Profit, Exact Online, Twinfield en Visma hebben elk een eigen API voor declaraties. Power Automate stuurt de goedgekeurde declaratie als memoriaal of als crediteurenboeking, afhankelijk van de inrichting. De foto van de bon gaat als bijlage mee, dat is een vereiste vanuit de Belastingdienst voor de bewaarplicht van zeven jaar.
Wat een dedicated tool wel beter doet
SAP Concur, Mobilexpense en Klippa hebben grotere bonnen-databases en sterkere extractie voor internationale uitgaven. Voor een organisatie met dertig declaraties per maand is Power Platform genoeg. Voor een internationale organisatie met duizend reizigers is een specialist verstandiger. Het is geen technische beperking maar een onderhoudslast.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance AFAS consultant.