De helft van de IT-projecten begint met een mailtje aan een afdelingshoofd. Daar gaat het mis. Niemand kent de scope, de baten of de prioriteit. Power Apps dwingt een minimum aan informatie af voordat een aanvraag uberhaupt op een agenda komt. Het is geen extra rompslomp, het is de drempel die governance feitelijk maakt.

De aanvraag als gestructureerde input

Aanvrager, opdrachtgever, probleemstelling, beoogd resultaat, geschat budget, gewenste startdatum, raakvlak met andere projecten. Een tekstvak van duizend woorden is geen aanvraag, dat is een wens. Power Apps splitst de informatie in velden die het governance-board nodig heeft om binnen vijftien minuten een eerste oordeel te vormen.

Business case-template die werkt

Een light business case voor projecten onder een drempel, een uitgebreide voor grotere projecten. Investering, baten, terugverdientijd, alternatieven. De template komt uit Word, niet uit een eigen Power Apps-canvas. Wie een complete business case in Power Apps probeert te bouwen, herontdekt na drie weken waarom Word bestaat.

Governance-board met agenda en uitkomsten

Maandelijks komt het portfolioboard samen. De aanvragen staan in een Power Apps-overzicht met status, score op strategische fit en geschatte capaciteitsclaim. Het board stemt, de uitkomst landt terug in Dataverse. De aanvrager ziet de status zonder erom te hoeven vragen.

Prioritering met een score die uitlegbaar is

Strategische fit, financiele bijdrage, risico, capaciteitsbeslag. Vier velden, elk een score van een tot vijf, een gewogen totaal. De cijfers schrijven het besluit niet, maar maken een gesprek mogelijk dat verder komt dan onderbuikgevoel. Een aanvraag die structureel laag scoort krijgt geen budget, en de aanvrager weet ook waarom.

Doorzetten naar de uitvoeringstool

Een goedgekeurde aanvraag gaat door naar Dynamics 365 Project Operations, Project Online of een andere PSA. Het projectnummer komt terug naar de aanvraag. De urenboekers gebruiken de PSA, het management ziet de portfolio in Power BI op basis van Dataverse plus PSA-data.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance IT consultant.