De jaarafsluiting bestaat vaak uit een Excel-bestand dat eind december wordt geopend en in maart kwijt is. Vierhonderd taken verdeeld over twaalf controllers, met deadlines die elk jaar op een ander tabblad staan. Power Automate met een Dataverse-tabel maakt de checklist een proces in plaats van een document.

Closing-checklist als gestructureerde lijst

Per entiteit, per periode, per categorie. Voorbereiding op debiteuren, voorbereiding op crediteuren, voorraad-aansluiting, intercompany-eliminaties, belastingberekeningen, RJ-rapportage. Elke taak heeft een eigenaar, een deadline, een status en een afhankelijkheid naar voorgaande taken. Een afhankelijkheid die niet expliciet is, levert dezelfde discussie als vorig jaar.

Taken die op tijd bij de juiste controller landen

Power Automate stuurt de taak op de planningsdatum naar de controller via Teams of e-mail. Een voortgangsknop, een veld voor opmerkingen, een upload voor onderbouwing. Een dashboard in Power BI toont waar de afsluiting vastloopt. Niet de week van de deadline, maar twee weken eerder.

Audit-trail voor de accountant

Welke taak is wanneer afgerond, door wie, met welke onderbouwing als bijlage. De accountant krijgt geen Excel met krijtjes, maar een set records met tijdstempels en handtekeningen. Bij een interim-controle scheelt dit dagen. Bij een eindcontrole scheelt het een onderbouwingsverzoek per taak.

Integratie met SAP, Exact en consolidatie-tools

De saldi komen uit SAP S/4HANA, Exact Online of Dynamics 365 Finance. Tagetik, OneStream of LucaNet doen de consolidatie. Power Automate is hier orkestrator en geen rekenmotor. De flow zorgt dat de juiste extractie op de juiste dag in de consolidatie landt, en signaleert als een entiteit haar deelafsluiting niet op tijd oplevert.

RJ-rapportage en jaarrekening-onderdelen

De toelichtingen in de jaarrekening volgen de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving of IFRS. Per onderdeel een verantwoordelijke, per onderdeel een deadline, per onderdeel een reviewer. Een toelichting op pensioenverplichtingen die in maart pas wordt opgesteld, vertraagt de hele jaarrekening. Power Automate maakt de afhankelijkheid zichtbaar voor de eerste planning, niet bij de oplevering.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.