Een offerte van negen pagina's wordt niet door de directeur op een maandagochtend gelezen. Een offerte van twee pagina's met de scope, het tarief en de voorwaarden wel. Power Apps maakt dit niet automatisch beter, maar geeft de salesafdeling een formulier waarmee de offerte in elf minuten klaar staat in plaats van een uur.
Een formulier dat de salescycle volgt
Klant kiezen, producten of diensten kiezen, prijsregels toepassen, kortingsvoorstel invullen, opmerkingen toevoegen, bevestigen. De volgorde van velden volgt het verkoopgesprek. Een offerte-app waarin de gebruiker zes keer terug moet bladeren omdat de klantgegevens pas op pagina vier komen, wordt na drie weken niet meer gebruikt.
Prijsregels per klant
Klant A krijgt vijf procent korting op consultancy, klant B een vast tarief, klant C een staffelregeling boven dertig dagen. Deze regels horen in Dataverse of in het CRM, niet in de hoofden van twee accountmanagers. Power Apps haalt de prijsregels op bij klantselectie en past ze toe op de regels van de offerte. Een wijziging in de prijsregel werkt door op de volgende offerte zonder dat iemand iets aanpast in de app.
Kortingsgoedkeuring met logica
Een korting tot vijf procent is binnen mandaat van de accountmanager. Tot vijftien procent gaat naar de salesmanager. Daarboven naar de commercieel directeur. Power Automate stuurt de goedkeuringsvraag naar de juiste persoon op basis van het kortingspercentage en het ordertotaal. Geen offerte verlaat de organisatie zonder dat de kortingsmatrix is gevolgd.
Koppeling met Dynamics 365 of een ander CRM
Klantgegevens, contactpersonen en open opportunities komen uit Dynamics 365 of HubSpot of Salesforce. De offerte landt terug als bijlage bij de opportunity. De waarde komt in de pipeline. Een offerte-tool die los staat van het CRM levert dubbele klantenadministratie en maandrapportages die niet kloppen.
PDF en e-handtekening
De gegenereerde offerte gaat als PDF via DocuSign of Adobe Sign naar de klant. Bij ondertekening valt de status terug in het CRM en start een vervolgflow voor onboarding. Voor offertes onder een drempel volstaat een akkoord per e-mail. Boven die drempel is een gekwalificeerde handtekening juridisch verstandiger.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance business consultant.