Een offerte die in Word wordt gemaakt, per verkoper net iets anders oogt en waarvan niemand precies weet wat de status is, kost omzet en uitstraling. Wij bouwen met Power Apps een offerteproces waarin verkopers snel een nette, correcte offerte samenstellen, de goedkeuring geregeld is en u ziet welke offertes openstaan, zodat er minder blijft liggen en meer wordt gescoord.

Wat wij regelen in uw offertes

Het offerteproces legt vast wat een offerte compleet maakt: de klant, de producten of diensten, de prijzen, de voorwaarden en de geldigheidsduur. De verkoper stelt de offerte samen uit een actuele prijslijst en tekstblokken, zodat hij niet elke keer opnieuw begint in een leeg document. Wij richten dat in op uw aanbod, zodat kortingen, staffels en standaardteksten kloppen. Zo levert elke verkoper een offerte af die klopt en er hetzelfde professioneel uitziet.

Offertes met een vaste opmaak en actuele prijzen

Niets is zo slordig als drie verkopers met drie verschillende offertesjablonen en prijzen die niet meer kloppen. Wij zorgen dat elke offerte uit dezelfde, correcte bron komt: één opmaak in uw huisstijl, één actuele prijslijst. Wijzigt een prijs, dan geldt dat meteen voor iedereen. Zo voorkomt u dat er een offerte de deur uit gaat met een verouderd tarief of een verkeerde korting, en oogt uw bedrijf naar buiten toe consistent en verzorgd.

Offertes met goedkeuring bij korting of uitzondering

Een verkoper mag vaak zelfstandig een offerte maken, maar niet elke korting of uitzondering. Wij bouwen in dat een offerte binnen de normale marges direct de deur uit kan, terwijl een afwijkende korting of voorwaarde eerst langs een manager gaat. Power Automate regelt die goedkeuring snel, zodat de verkoper niet dagen hoeft te wachten. Zo houdt u grip op uw marges zonder het verkoopproces te vertragen waar dat niet nodig is.

Offertes koppelen aan uw CRM en facturatie

Een offerte staat niet op zichzelf. Wij koppelen het offerteproces aan uw CRM, zodat een offerte bij de juiste klant en kans hoort, en aan uw facturatie, zodat een gewonnen offerte zonder overtypen een order of factuur wordt. Zo hoeft niemand de gegevens opnieuw in te voeren en klopt de lijn van offerte tot factuur. De verkoper houdt zich bezig met verkopen in plaats van met administratie.

Offertes waarvan u de status altijd ziet

De vraag "hoeveel staat er eigenlijk open?" hoort u niet met een schouderophalen te beantwoorden. Het offerteproces laat per offerte de status zien: verstuurd, in behandeling, gewonnen of verlopen. Zo weet u wat de waarde is van wat er openstaat en welke offertes opvolging vragen. Power Automate kan een herinnering sturen als een offerte bijna verloopt zonder reactie, zodat er minder kansen doodbloeden doordat niemand er nog achteraan ging.

Offertes die de verkoper snel de deur uit heeft

Snelheid wint offertes. Hoe sneller een klant na zijn vraag een nette offerte in handen heeft, hoe groter de kans dat hij tekent. Wij maken het samenstellen daarom snel en simpel, zodat een verkoper een offerte in minuten klaar heeft in plaats van in een half uur geknutsel. Die snelheid, gecombineerd met een verzorgde uitstraling, maakt vaak het verschil met een concurrent die er drie dagen over doet.

Wat een gestroomlijnd offerteproces u oplevert

U krijgt offertes die er professioneel uitzien, kloppen qua prijs, snel de deur uit gaan en waarvan u de status volgt. Dat levert een hogere scoringskans op, minder fouten en minder kansen die blijven liggen. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe uw huidige offerteproces loopt, zodat de winst tastbaar wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw offerteproces

Een eerste werkend offerteproces staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van de koppeling met uw CRM en facturatie. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf prijzen, teksten en goedkeuringsregels kunt aanpassen als uw aanbod verandert.

Offertes opvolgen tot de handtekening

Een verstuurde offerte is nog geen opdracht, en juist in de opvolging worden deals gewonnen of verloren. Wij bouwen het proces zo dat een offerte na verzending automatisch wordt opgevolgd: een herinnering aan de verkoper om te bellen, of een nette reminder aan de klant als het stil blijft. Waar het past, voegen we een digitale ondertekening toe, zodat de klant met één klik akkoord geeft in plaats van te printen, tekenen en scannen. Zo verkleint u de drempel om ja te zeggen en blijft er minder liggen in de laatste meters.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance CRM consultant.