Een goedkeuring die per e-mail rondgaat, verdwijnt in een volle inbox, blijft liggen tijdens een vakantie en laat achteraf niet zien wie nu eigenlijk ja heeft gezegd. Wij zetten met Power Automate uw goedkeuringen om in een vaste route, met een duidelijke drempel, een mobiele knop en een spoor dat u bij een controle gewoon kunt tonen.

Hoe wij uw goedkeuringen in een vaste route zetten

Wij leggen per soort aanvraag vast wie wanneer tekent: een teamlead tot een bedrag, een manager daarboven, finance bij een afwijking. Power Automate stuurt de aanvraag langs die stappen, escaleert als iemand te lang stil blijft en legt elke beslissing vast met naam en tijd. Niemand hoeft meer te raden bij wie een aanvraag ligt.

Goedkeuringen op de plek waar mensen al werken

Wij bieden de goedkeuring aan in Teams, Outlook of een Power Apps-scherm, met de kern van de aanvraag en de bijlage er direct bij. Een goedkeurder ziet bedrag, aanvrager en onderbouwing zonder ergens in te loggen, en tekent vanaf de telefoon. Dat scheelt de dagen die aanvragen normaal wachten tot iemand achter zijn bureau zit.

Goedkeuringen met de juiste drempels en mandaten

De waarde van een goedkeuring zit in de drempels. Wij vertalen uw mandaatregeling naar de flow: welke bedragen welke handtekening vragen, wanneer een tweede akkoord nodig is, wat er gebeurt bij verlof. Die regels staan op één plek, zodat een wijziging in het mandaat niet betekent dat tien losse mailafspraken moeten worden bijgewerkt.

Goedkeuringen koppelen aan uw ERP of vaksysteem

Een akkoord moet ergens landen. Wij koppelen de goedkeuringen aan AFAS, Exact, SAP of uw eigen systeem, zodat een goedgekeurde factuur, inkooporder of verlofaanvraag automatisch verder verwerkt wordt. Geen dubbele invoer, geen akkoord dat in een aparte tool blijft hangen en nergens doorkomt.

Wat geautomatiseerde goedkeuringen opleveren

De eerste goedkeuringsflow staat er meestal binnen drie tot vijf weken. De winst is meteen zichtbaar: aanvragen die niet meer blijven liggen, een audittrail die klopt en managers die vanaf hun telefoon tekenen. Wij bouwen het zo dat uw eigen beheerder later nieuwe routes kan toevoegen zonder ons erbij te halen.

Wat wij vooraf in kaart brengen voor uw goedkeuringen

Een goede goedkeuringsflow begint bij uw mandaatregeling, niet bij de techniek. Wij brengen eerst in kaart wie welk bedrag mag tekenen, wanneer een tweede akkoord nodig is en wat er moet gebeuren bij verlof of afwezigheid. Vaak blijkt daarbij dat die afspraken nergens eenduidig staan en per afdeling verschillen. Dat leggen wij eerst vast, want een flow die verkeerde drempels afdwingt, is erger dan geen flow. Pas als de regels helder zijn, bouwen wij de goedkeuringen zo dat ze precies uw mandaat volgen en niet een aanname van de bouwer.

Goedkeuringen met een volledig audittrail

Bij een controle of een discussie achteraf telt wat u kunt aantonen. Onze goedkeuringen leggen van elke stap vast wie wanneer wat heeft besloten, inclusief afwijzingen en de onderbouwing daarbij. Dat spoor staat op één plek en is exporteerbaar, zodat u bij een accountantscontrole of een interne vraag niet in mailboxen hoeft te zoeken. Waar losse mailgoedkeuringen verdwijnen zodra iemand zijn inbox opschoont, blijft dit bewaard en herleidbaar. Die audittrail is precies wat ontbreekt op het moment dat iemand vraagt hoe een bedrag ooit is goedgekeurd.

Goedkeuringen voor meerdere processen op één opzet

Zodra de eerste goedkeuringsflow staat, is de opzet herbruikbaar. Dezelfde structuur die inkoopfacturen langs de juiste tekenaars stuurt, gebruiken wij ook voor verlofaanvragen, inkooporders of contracten. Zo bouwt u niet voor elk proces een eigen eiland, maar één manier van goedkeuren die overal hetzelfde werkt en waar uw mensen aan gewend raken. Dat maakt beheer eenvoudiger en houdt het overzicht compleet. Wij zetten de eerste flow bewust zo op dat de volgende erop voortbouwt, in plaats van telkens opnieuw te beginnen bij een leeg scherm.

Doorlooptijd en beheer van uw goedkeuringen

De eerste goedkeuringsflow staat meestal binnen drie tot vijf weken. Wij beginnen met het proces waar aanvragen nu het meest blijven liggen en breiden daarna uit. Het beheer dragen wij over, zodat uw eigen beheerder nieuwe routes, drempels en goedkeurders kan toevoegen zonder ons erbij te halen, en de goedkeuringen meebewegen met uw organisatie in plaats van vast te roesten.

Goedkeuringen die knelpunten zichtbaar maken

Als goedkeuringen structureel bij dezelfde persoon of stap blijven hangen, wilt u dat weten. Doordat elke goedkeuring wordt vastgelegd, ziet u waar aanvragen het langst stilstaan en welke goedkeurder de flow ophoudt. Dat inzicht helpt u om een knelpunt aan te pakken, bijvoorbeeld door een vervanger aan te wijzen of een drempel te herzien. Zo wordt de goedkeuringsflow niet alleen sneller, maar geeft hij u ook grip op waar in uw organisatie beslissingen blijven liggen, in plaats van dat het een gevoel blijft.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.