Een goedkeuring per WhatsApp werkt totdat de auditor langskomt en vraagt wie wanneer wat heeft getekend. Power Automate biedt een goedkeuringsmodule die binnen Teams werkt, maar de waarde zit in de afspraken eromheen. Een flow zonder drempelmatrix is een digitale versie van het oude probleem.

Drempels per organisatieniveau

Een teamlead tekent tot een bedrag, de afdelingsmanager tot een hoger bedrag, de directie boven dat. Voor sommige uitgavencategorieen ligt de drempel lager dan het standaardbedrag. Een marketingbureau dat veertigduizend euro mag uitgeven zonder directie-akkoord is ergens een keuze geweest. Power Automate volgt de drempels in een Dataverse-tabel die finance beheert, niet de IT-afdeling.

Delegatie tijdens vakantie

De directeur is twee weken weg en de organisatie ligt stil. Power Automate ondersteunt out-of-office-delegatie, maar alleen als de delegatieregels in een tabel staan. Een vervanger met dezelfde tekenbevoegdheid moet expliciet zijn aangewezen, met een einddatum. Een open delegatie zonder einddatum wordt vergeten en duurt een jaar door.

Audittrail die staat

Wie heeft getekend, vanaf welk apparaat, op welk tijdstip, met welke onderbouwing. Een goedkeuring via Teams op een mobiele telefoon is geldig, maar de logging moet vastleggen dat het authenticatie-niveau klopt. Voor SOX-omgevingen geldt een hoger niveau, met multi-factor en bewijslast van wie de delegate was op dat moment.

Integratie met SharePoint en Teams

Het document staat in SharePoint, de discussie loopt in Teams, de goedkeuring landt in Power Automate. Een Adaptive Card in Teams toont het bedrag, de leverancier en een link naar het document. De goedkeurder ziet de context zonder van app te wisselen. Wie in zes apps moet kijken voor een handtekening, tekent uiteindelijk blind.

Standaardiseren over afdelingen

Inkoop, HR, IT en facilitair hebben elk een eigen goedkeuringsmodel. Een centrale flow met parameters per afdeling werkt beter dan twaalf afzonderlijke flows. Bij een reorganisatie hoeft alleen de tabel met drempels te worden aangepast, niet elke flow apart. Het maakt de governance houdbaar.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance Microsoft 365 consultant.