Een contract dat stilzwijgend verlengt voor een jaar omdat niemand de opzegtermijn las, kost vaak meer dan de hele app. Een SharePoint-lijst met contracten is een register, geen beheertool. Power Apps voegt logica toe rond looptijden, indexeringen en signalen die op tijd komen.
Het contract als record met velden die ertoe doen
Tegenpartij, ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn, automatische verlenging, indexeringsclausule, jaarwaarde, eigenaar binnen de organisatie. Een PDF zonder gestructureerde velden is na drie jaar niet meer doorzoekbaar op opzegmomenten. AI Builder kan de velden uit een ondertekend contract halen, maar een mens moet ze controleren bij intake.
Signalen op het juiste moment
Negentig dagen voor de einddatum een eerste signaal naar de eigenaar. Dertig dagen voor het opzegmoment een escalatie. Een week voor de indexeringsdatum een signaal naar finance. Power Automate stuurt de berichten op tijd, niet de dag dat het al te laat is. Wie alleen op de einddatum signaleert, mist het opzegmoment dat drie maanden eerder lag.
Indexering die klopt
Een huurcontract is gekoppeld aan de CBS-consumentenprijsindex. Een SaaS-contract aan een vaste percentageclausule. Een onderhoudscontract aan de CAO-loonontwikkeling. Power Apps berekent de jaarlijkse aanpassing en zet de nieuwe maandwaarde klaar. Finance bevestigt, het ERP boekt door. De fout van handmatig per huurcontract de indexering uitrekenen verdwijnt.
Bewaartermijnen onder GDPR
Een contract met persoonsgegevens valt onder de AVG. De bewaartermijn na einde van het contract is doorgaans zeven jaar voor de fiscale verplichting, daarna moeten de persoonsgegevens worden geanonimiseerd. Een vervaldatum-veld dat een schoningsflow triggert is hier de oplossing. Een eeuwig archief is in 2026 geen verdedigbare keuze meer.
Wanneer een dedicated CLM beter past
Voor honderd contracten is Power Apps voldoende. Voor een organisatie die jaarlijks duizend contracten genereert met versiebeheer, redlining en clauselijsten is Ironclad, Juro of DocuSign CLM verstandiger. Het verschil zit in clausulebibliotheek en redlining-functionaliteit, niet in registratie.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance Microsoft 365 consultant.