Een contract dat stilzwijgend met een jaar verlengt omdat niemand op tijd de opzegtermijn zag, kost u zomaar duizenden euro's aan een dienst die u niet meer wilde. Contracten leven vaak verspreid over mailboxen, mappen en het hoofd van één medewerker. Wij bouwen met Power Apps een contractbeheer dat al uw contracten op één plek brengt, op tijd waarschuwt voor belangrijke data en zichtbaar maakt welke verplichtingen u eigenlijk bent aangegaan.

Wat wij vastleggen in uw contractbeheer

Per contract legt het contractbeheer vast wat u nodig heeft om er grip op te houden: de tegenpartij, de looptijd, de opzegtermijn, de waarde, de verantwoordelijke binnen uw organisatie en het contractdocument zelf. Wij richten die velden in op de soorten contracten die u heeft, want een huurcontract vraagt om andere informatie dan een softwareabonnement of een raamovereenkomst. Zo ontstaat er één register waarin u niet alleen ziet dát er een contract is, maar ook wat erin staat en wie erover gaat, zonder eerst het hele document te hoeven openen.

Contractbeheer dat op tijd waarschuwt voor opzegtermijnen

De grootste winst van goed contractbeheer zit in het niet missen van data. Het systeem bewaakt de opzegtermijnen en verlengingsdata en stuurt ruim op tijd een herinnering naar de verantwoordelijke, zodat u bewust kiest om te verlengen of op te zeggen in plaats van dat een contract u overkomt. Zo voorkomt u zowel de dienst die ongewenst doorloopt als de leverancier die u kwijtraakt omdat u een verlenging vergat. De agenda van uw contracten bewaakt zichzelf, en u beslist op het juiste moment.

Contractbeheer met inzicht in uw verplichtingen

Contracten leggen verplichtingen vast die verder gaan dan de looptijd: afgesproken volumes, service-niveaus, betaaltermijnen, boeteclausules. In de praktijk verdwijnen die in het document en kijkt niemand er meer naar. Wij maken de belangrijkste afspraken zichtbaar in het contractbeheer, zodat u weet waar u aan gebonden bent en waar u een leverancier aan kunt houden. Dat helpt bij een onderhandeling, bij een geschil en bij het simpelweg nakomen van wat u zelf heeft beloofd, zonder dat u elk contract opnieuw hoeft door te ploegen.

Contractbeheer met de juiste toegang per rol

Niet iedereen hoeft alle contracten te zien, en sommige bevatten gevoelige of vertrouwelijke afspraken. Wij regelen de toegang op rol, zodat een afdelingshoofd zijn eigen contracten ziet, de inkoopafdeling het geheel overziet en vertrouwelijke stukken afgeschermd blijven. Zo brengt u alles samen op één plek zonder de vertrouwelijkheid op te geven. De juiste mensen hebben overzicht, en de rest ziet precies wat bij hun werk hoort, niet meer en niet minder.

Contractbeheer koppelen aan inkoop en financiën

Een contract staat zelden op zichzelf; het hangt samen met bestellingen, facturen en budgetten. Wij koppelen het contractbeheer waar zinvol aan uw inkoop- of financiële systeem, zodat u de facturen bij een contract kunt zien en kunt controleren of wat u betaalt overeenkomt met wat is afgesproken. Zo merkt u het als een leverancier meer rekent dan het contract toestaat, en sluit de administratieve werkelijkheid aan op de afspraken op papier. Contractbeheer wordt daarmee niet alleen een archief, maar een controlemiddel.

Contractbeheer dat het zoeken naar documenten overbodig maakt

Hoe vaak gaat er niet een half uur verloren met het zoeken naar de juiste versie van een contract, in de mailbox van een collega die al weg is? Met een centraal contractbeheer is elk document met een paar klikken te vinden, inclusief de bijlagen en eventuele eerdere versies. Wij zorgen dat het contract, de afspraken en de historie bij elkaar blijven. Zo hoeft niemand meer te reconstrueren wat er ook alweer was afgesproken, en heeft u bij een vraag of een controle het juiste stuk meteen paraat.

Wat digitaal contractbeheer u oplevert

U voorkomt ongewenste verlengingen en gemiste opzegmomenten, houdt zicht op uw verplichtingen en vindt elk contract in seconden terug. Dat bespaart geld, tijd en de nare verrassingen die horen bij een contract dat u uit het oog was verloren. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel contracten u eigenlijk heeft en waar de risico's zitten, zodat de winst concreet is voordat we bouwen.

Doorlooptijd en beheer van uw contractbeheer

Een eerste werkend contractbeheer staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van het aantal contracten dat mee moet en de koppelingen die u wenst. Wij helpen bij het eenmalig inladen van de bestaande contracten en leveren vroeg een testbare versie op. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf contracttypes, velden en verantwoordelijken kunt aanpassen naarmate uw organisatie verandert.

Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance finance consultant.