De lokale voetbalclub die om een shirtsponsor vraagt, mailt vier verschillende mensen tegelijk. Een ervan zegt ja. Een ander zegt later ook ja. De marketingafdeling ontdekt het bij de jaarafsluiting. Power Apps maakt van sponsoraanvragen een centrale ingang met een budget dat zichtbaar leegloopt.
Een ingang in plaats van vier
Een externe portal of een formulier op de website waarop sponsorzoekers hun aanvraag indienen. Naam organisatie, doel, gevraagd bedrag, tegenprestatie, doelgroep, looptijd. Geen bijlagen van zeven megabyte zonder context. De aanvraag landt in Dataverse en is direct zichtbaar voor de marketingmanager.
Beoordeling tegen criteria die zijn afgesproken
Past de aanvraag bij de merkwaarden, raakt het de doelgroep, is de zichtbaarheid in verhouding tot het bedrag. Een vast scoreformulier in Power Apps voorkomt dat elke aanvraag op gevoel wordt beoordeeld. Drie reviewers, een gemiddelde score, een drempel waarboven het naar een tweede stap gaat.
Marketingbudget dat leegloopt in beeld
Het jaarbudget voor sponsoring staat in Dataverse, gekoppeld aan het grootboek in AFAS of Exact. Bij iedere goedkeuring zakt het beschikbare bedrag. Wie in oktober een aanvraag indient terwijl het budget al op is, ziet dat onmiddellijk. Geen verrassingen in december meer.
Fiscale toets bij grotere bedragen
Sponsoring is in beginsel een zakelijke kost en aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting, mits er een aantoonbare tegenprestatie is. Een gift zonder tegenprestatie valt onder een ander regime, met aftrekbeperkingen. De grens is niet altijd scherp. Voor aanvragen boven een bedrag stuurt de flow een fiscaal-akkoord-stap naar de controller, met de omschrijving van de tegenprestatie als doorslaggevend veld.
Koppeling met het grootboek
De goedgekeurde sponsoring landt als verplichting in het grootboek met de juiste kostenplaats en grootboekrekening. De factuur die de sponsorzoeker stuurt, matcht tegen die verplichting. Wie achteraf wil weten wat de organisatie aan amateursport heeft gegeven, draait een rapport in plaats van een dag rondvragen.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.