De gemiddelde organisatie tussen 100 en 1.000 medewerkers houdt de rechten van een vertrokken collega nog wekenlang actief. Niet omdat IT slordig werkt, maar omdat HR de uitdienstdatum per e-mail doorgeeft aan vier afdelingen, waarvan er altijd één op vakantie is. Wij bouwen met Power Automate een offboarding die vanaf die ene datum de hele keten afwikkelt: toegang intrekken, assets innemen, eindafrekening en archivering, zonder dat iemand een telefoontje hoeft te onthouden.

Wat wij in uw offboarding automatisch afwikkelen

Zodra de manager de uitdiensttreding vastlegt in AFAS of Visma, start de flow. Het Active Directory-account wordt geblokkeerd op de uitdienstdatum om 17:00 uur, niet om 09:00 de volgende ochtend. De mailbox blijft dertig dagen doorsturen naar de leidinggevende en gaat daarna het archief in. SharePoint-rechten worden per site ingetrokken, niet in één ruwe klap. Ook losse SaaS-accounts en de vrijgekomen Microsoft 365-licentie pakt de offboarding mee, zodat u niet maanden later nog voor een ongebruikte licentie betaalt.

Offboarding van IT-assets zonder open eindjes

Op de laatste werkdag stuurt de flow een Teams-bericht naar de medewerker met de lijst: laptop, telefoon, toegangspas, leaseauto. De facilitaire app vraagt om een handtekening per ingeleverd item. Wat niet terugkomt, gaat als regel naar de eindafrekening met een verwijzing naar de bedrijfsregeling. Blijft er iets openstaan, dan houdt de offboarding dat zichtbaar in plaats van het te laten verdampen in een mailbox. Facilitair en HR kijken naar hetzelfde overzicht, dus er is geen discussie achteraf over wat wel en niet is teruggebracht.

Offboarding en security: toegang dicht op het juiste moment

Handmatige offboarding leunt op een mens die op donderdag om 16:45 nog een account moet dichtzetten. Precies daar gaat het mis, en een dag later staat een opgezegde verkoper met de klantenlijst bij de concurrent. De geautomatiseerde offboarding trekt toegang in op het geplande tijdstip en legt vast wat wanneer is dichtgezet. Komt het ooit tot een geschil, dan heeft u een logboek in plaats van een aanname. Die audittrail is precies wat ontbreekt op het moment dat u hem het hardst nodig heeft.

Het exitgesprek vastleggen in uw offboarding

Een formulier in Power Apps, ingevuld door HR na het exitgesprek, landt in Dataverse. Het MT krijgt geanonimiseerde rapportages, de herleidbare data blijft bij de HR-directie. Vertrekreden, de score op een korte NPS-vraag, de openstaande afspraken: u weet pas waarom mensen weggaan als u het structureel meet. Door dit in de offboarding te verankeren, verzamelt u die informatie bij elke vertrekkende medewerker in plaats van alleen bij degenen waar iemand toevallig aan denkt.

Eindafrekening en AVG-archivering in de offboarding

Niet-opgenomen verlof, restant dertiende maand, afkoop van de leaseauto: allemaal posten die HR nu vaak met de hand naar de salarisadministratie stuurt. De flow leest de saldi uit AFAS, berekent de afrekening en laat de medewerker akkoord geven via Adobe Sign of een Power Apps-formulier. Daarna gaat het personeelsdossier volgens de AVG zeven jaar het archief in, met een bewaartermijn die automatisch afloopt. Zo bewaart u niet te kort en niet te lang, en hoeft niemand handmatig bij te houden wanneer een dossier weg mag.

Doorlooptijd en beheer van uw offboarding-flow

Een werkende offboarding staat er doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van het aantal systemen dat meteen mee moet. Het draait op uw bestaande Microsoft 365-omgeving en wij dragen het beheer over aan een keyuser, zodat u nieuwe stappen zelf kunt toevoegen als het proces verandert. De grootste tijdwinst zit in de rust: HR geeft één datum door, en de rest gebeurt op het juiste moment zonder dat vier afdelingen apart worden aangestuurd.

Offboarding die kennis en overdracht borgt

Als iemand vertrekt, verdwijnt niet alleen zijn toegang maar ook zijn kennis. Wij nemen in de offboarding stappen op om die overdracht te borgen: welke taken en dossiers moeten worden overgedragen, aan wie, en of belangrijke documenten op een gedeelde plek staan in plaats van in een persoonlijke map. Zo voorkomt u dat cruciale informatie met de vertrekker de deur uit loopt. De offboarding wordt daarmee niet alleen een kwestie van accounts dichtzetten, maar ook van zorgen dat het werk zonder die persoon door kan.

Offboarding die de manager door het proces leidt

Een manager doet een offboarding niet vaak genoeg om alle stappen paraat te hebben, en juist daar worden dingen vergeten. Wij geven de leidinggevende in het offboardingproces een duidelijk overzicht van wat er van hem wordt verwacht en wanneer: het exitgesprek, de overdracht, het innemen van middelen. Zo hoeft hij niets uit het hoofd te doen en loopt geen stap mis. Dat maakt het vertrek van een medewerker voor de manager overzichtelijk en voor de organisatie sluitend, zonder losse eindjes die later opduiken.

Verwant: Onafhankelijke Power Platform consultant, Freelance IT consultant.