De gemiddelde Nederlandse organisatie tussen 100 en 1.000 FTE houdt rechten van vertrokken medewerkers gemiddeld 47 dagen actief. Niet omdat IT slordig is, maar omdat HR de uitdienstdatum doorgeeft per e-mail aan vier afdelingen, waarvan er een altijd op vakantie is. Power Automate dicht dat gat.
Een keten, geen stapel mailtjes
Vanaf het moment dat de manager in AFAS of Visma de uitdiensttreding registreert, start een flow. Active Directory account wordt op de uitdienstdatum geblokkeerd om 17:00 uur, niet om 09:00 de volgende dag. Mailbox blijft 30 dagen forwarden naar de manager, daarna archief. SharePoint-rechten worden ingetrokken per site, niet wholesale.
IT-assets zonder excuus
De flow stuurt op de laatste werkdag een Teams-melding naar de medewerker met de lijst: laptop, telefoon, sleutel, leasebak. De facilitair-app vraagt om een handtekening per item. Wat niet wordt ingeleverd, gaat als regel naar de eindafrekening, met een verwijzing naar de bedrijfsregeling.
Exitgesprek vastgelegd
Een formulier in Power Apps, gevuld door HR na het exitgesprek, landt in Dataverse. Geanonimiseerde rapportages naar het MT, herleidbare data alleen voor HR-directie. De vertrekreden, de NPS, de openstaande bonus. U weet pas waarom mensen vertrekken als u het meet.
Eindafrekening en archivering
Niet-opgenomen verlof, restant 13e maand, leaseauto-afkoop. Allemaal velden die HR vaak met de hand naar salarisadministratie stuurt. De flow leest de saldi uit AFAS, berekent de afrekening, laat de medewerker akkoord geven via Adobe Sign of een Power Apps-formulier. Daarna gaat het personeelsdossier in 7 jaar archief volgens AVG.
Het securityargument
Wie offboarding handmatig laat lopen, accepteert dat ergens iemand op donderdag 16:45 een telefoontje vergeet. Dan staat een opgezegde verkoper een dag later met de klantenlijst bij de concurrent. Dat is geen theoretisch risico. Het kost u een rechtszaak die u niet wint omdat de logging ontbreekt.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance IT consultant.