Het papieren bezoekersboek is overal nog te vinden. De volgende bezoeker leest wie er een uur eerder bij welke afdeling op gesprek was. Onder de AVG is dat een meldingsplichtig datalek, want u verwerkt persoonsgegevens en deelt ze ongevraagd met derden. Een Power App lost dat op zonder een dure visitor-management-licentie.
Aanmelden voor aankomst
De gastheer of -vrouw kondigt het bezoek vooraf aan via Outlook of een Power App. De bezoeker krijgt een e-mail met een QR-code en een link naar het bezoekersformulier. Bij aankomst scant de bezoeker de code op een tablet bij de receptie en is binnen 20 seconden geregistreerd.
NDA digitaal tekenen
Bezoekers van R&D-afdelingen, advocatenkantoren of tenders ondertekenen vaak een geheimhoudingsverklaring. De app toont de NDA op de tablet, de bezoeker tekent met de vinger of stylus, de PDF wordt gearchiveerd in SharePoint en gekoppeld aan het bezoekrecord. Geen losse mappen meer met half-leesbare handtekeningen.
Badge en access control
Voor pandtoegang is een tijdelijke badge nodig. De Power App print via een Brother- of Zebra-printer een badge met naam, datum en gastheer. Voor gebouwen met SaltoKS, Nedap of Honeywell access control schrijft een Power Automate-flow het bezoekrecord direct als tijdelijke badge in het pasjessysteem, met automatisch verloop na de afgesproken tijd.
Evacuatielijst die echt werkt
Bij een ontruiming heeft de BHV een actuele lijst nodig van iedereen in het pand. De Power App genereert die lijst realtime, gesplitst per verdieping en per gastheer. De BHV-coordinator opent de app op zijn telefoon en weet binnen 30 seconden wie nog niet bij het verzamelpunt is.
AVG en bewaartermijn
Bezoekgegevens hebben geen jarenlange bewaartermijn nodig. De flow archiveert na 4 weken de identificerende data en houdt alleen statistiek over: aantal bezoekers per afdeling, gemiddelde verblijfsduur. Daarmee voldoet u aan de minimaliseringsplicht uit de AVG.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance Microsoft 365 consultant.