De ARBO-wet eist dat elke organisatie voldoende BHV'ers heeft, dat hun certificaten geldig zijn, en dat brandblusapparatuur jaarlijks wordt gecontroleerd. Drie eisen, drie systemen, en in veel organisaties een Excel die door iemand wordt bijgehouden tot die persoon vertrekt. Power Apps maakt er een staand register van.
Een register dat niet vergeet
Per medewerker leggen we vast: welke certificaten, datum behaald, datum verlopen, opleider, kosten. EHBO geldt 2 jaar, BHV-basis 1 jaar, VCA-basis 10 jaar, VCA-VOL ook 10 jaar. De app weet de geldigheidstermijn per certificaattype en rekent de verloopdatum uit.
Herinneringen die werken
90 dagen voor verloop krijgt de HR-afdeling een melding. 60 dagen voor verloop ook de medewerker. 30 dagen voor verloop de leidinggevende. Wie geen actie onderneemt, ziet het certificaat oranje, dan rood, op het dashboard. De facilitair-manager ziet in een oogopslag waar de gaten zitten.
Brandblussers en EHBO-koffers
Niet alleen mensen hebben certificaten. Brandblusapparatuur, AED's, valbeveiliging, hijsmaterieel. De app registreert per item een keuringsdatum en de keuringsfirma. De inspecteur scant een QR-code op het apparaat en ziet meteen de historie. Geen losse stickers meer met onleesbare data.
Inspectie SZW kan elk moment aanbellen
De inspecteur vraagt altijd hetzelfde: laat zien hoeveel BHV'ers u nu in dienst heeft, laat zien dat de certificaten geldig zijn, laat zien dat de risico-inventarisatie en -evaluatie is bijgewerkt. Wie dat in 5 minuten kan tonen vanuit een Power App, krijgt geen vervolgvragen. Wie eerst Karin van facilitair moet bellen, krijgt boetes.
Koppeling met opleidingsadministratie
Veel BHV-cursussen worden ingekocht bij een externe opleider zoals VeiligheidNL of een lokale partij. De flow stuurt automatisch de aanmelding, ontvangt de certificaten via e-mail of API, en archiveert ze als PDF aan het medewerkerdossier in SharePoint of Dataverse.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance HR consultant.