Een BHV-certificaat dat stilletjes verloopt, merkt u pas op het verkeerde moment: bij een controle, of erger, bij een echte calamiteit waarbij blijkt dat de helft van uw bedrijfshulpverleners al een jaar niet meer geoefend heeft. Wij bouwen met Power Apps een BHV-registratie die precies bijhoudt wie wat wanneer heeft gehaald en die op tijd aan de bel trekt, zodat u nooit meer voor verrassingen komt te staan.

Wat wij bijhouden in uw BHV-registratie

Per medewerker legt de BHV-registratie vast welke certificaten er zijn, wanneer ze zijn behaald en wanneer ze verlopen: basis-BHV, ploegleider, EHBO, gebruik van de AED. U ziet in één overzicht wie inzetbaar is en wie binnenkort op herhaling moet. Wij richten de velden in op uw eigen situatie, want een productielocatie met gevaarlijke stoffen stelt andere eisen dan een kantoor. Zo is de registratie geen dode lijst maar een actueel beeld van uw daadwerkelijke inzetbaarheid.

BHV-registratie met automatische herinneringen voor herhalingscursussen

Het grootste risico bij BHV is niet het behalen maar het bijhouden. Een certificaat is doorgaans een jaar geldig, en zonder systeem glipt zo'n datum ongemerkt voorbij. De BHV-registratie stuurt automatisch een herinnering ruim voordat een certificaat verloopt, naar de medewerker en naar de verantwoordelijke. Zo plant u de herhalingscursus op tijd in plaats van achteraf te ontdekken dat iemand niet meer bevoegd is. Dat scheelt niet alleen zorgen, maar ook het gehaast bijboeken van dure spoedcursussen.

BHV-registratie die voldoet aan de Arbowet

De Arbowet verplicht u om voldoende opgeleide bedrijfshulpverleners te hebben en dat te kunnen aantonen. Bij een inspectie of na een incident moet u laten zien dat uw BHV op orde is. De BHV-registratie bewaart de certificaten, de data en de historie, zodat u die met een paar klikken kunt tonen. U hoeft niet te zoeken in mappen of mailboxen, en u kunt onderbouwen dat u aan uw zorgplicht heeft voldaan op het moment dat het erop aankomt.

Altijd zien of u genoeg BHV'ers heeft per locatie

Voldoende BHV'ers hebben is één ding; ze op de juiste plek hebben is een ander. De registratie laat per locatie, afdeling of ploeg zien hoeveel inzetbare bedrijfshulpverleners er zijn, zodat u gaten opmerkt voordat ze een probleem worden. Vertrekt er iemand of valt een certificaat weg, dan ziet u meteen waar u moet bijsturen. Zo baseert u uw BHV-organisatie op actuele cijfers in plaats van op een aanname dat het vast wel goed zit.

BHV-registratie koppelen aan uw HR-systeem

De medewerkergegevens leven al in uw HR-systeem, en die willen wij niet dubbel bijhouden. Wij koppelen de BHV-registratie aan AFAS, Visma of uw eigen personeelssysteem, zodat nieuwe medewerkers automatisch verschijnen en vertrekkers eruit verdwijnen. De BHV-coördinator houdt zich zo bezig met de certificering en niet met het overtypen van namen. Eén bron voor de personeelsdata, één plek voor de BHV-status, zonder dat de twee uit elkaar gaan lopen.

Wat een digitale BHV-registratie u oplevert

U ruilt een kwetsbaar Excel-bestand in voor een overzicht dat zichzelf bijhoudt en op tijd waarschuwt. Geen verlopen certificaten meer die niemand zag, geen paniek voor een inspectie, en de zekerheid dat uw BHV-organisatie klopt met de werkelijkheid. Het draait op de Microsoft 365-licenties die u al heeft en de BHV-coördinator kan het zelf beheren. Zo wordt bedrijfshulpverlening een geregeld proces in plaats van een jaarlijkse stress.

Doorlooptijd en beheer van uw BHV-registratie

Een werkende BHV-registratie staat doorgaans binnen drie tot vijf weken, inclusief de herinneringen en de koppeling met uw HR-systeem. Wij leveren het zo op dat uw BHV-coördinator zelf certificaattypes, geldigheidsduren en drempels kan aanpassen, want die verschillen per organisatie en veranderen in de tijd. Zo houdt u de registratie in eigen hand en bent u niet afhankelijk van ons voor elke wijziging.

BHV-registratie voor meerdere locaties op één plek

Heeft u meerdere vestigingen, dan wilt u niet per locatie een aparte lijst die niemand met elkaar vergelijkt. De BHV-registratie brengt alle locaties samen in één overzicht, terwijl elke vestiging haar eigen aantallen en eisen houdt. Een regionale of landelijke verantwoordelijke ziet in één oogopslag waar de bezetting krap wordt, en een locatiebeheerder kijkt alleen naar zijn eigen pand. Zo houdt u zowel het totaalbeeld als de details in de hand, zonder dat er spreadsheets heen en weer worden gemaild die binnen een week weer verouderd zijn.

Wat wij vooraf afstemmen voor uw BHV-registratie

Voordat wij bouwen, brengen wij samen met uw BHV-coördinator in kaart welke certificaattypes u onderscheidt, hoe lang ze geldig zijn, wanneer een herinnering moet uitgaan en hoeveel bedrijfshulpverleners u per locatie minimaal nodig heeft. Die regels verschillen per organisatie en staan zelden ergens eenduidig op papier. Door ze eerst helder te krijgen, bouwen wij een registratie die uw werkelijke situatie volgt in plaats van een algemeen sjabloon. Dat voorkomt dat u achteraf ontdekt dat de app net iets anders rekent dan uw eigen beleid voorschrijft.

Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance HR consultant.