Een kilometerregistratie op papier of achteraf uit het hoofd invullen, kost tijd en houdt bij een controle van de Belastingdienst vaak geen stand. Wij bouwen met Power Apps een kilometerregistratie waarmee ritten op het moment zelf worden vastgelegd, zakelijk en privé netjes gescheiden, zodat de administratie klopt en de declaraties vanzelf rond zijn.
Wat wij vastleggen in uw kilometerregistratie
Per rit legt de kilometerregistratie vast wat nodig is: datum, begin- en eindadres, het aantal kilometers, het doel en of de rit zakelijk of privé is. Wij richten dat zo in dat een medewerker een rit met een paar tikken vastlegt in plaats van een formulier vol te typen. Terugkerende ritten kunnen worden opgeslagen als sjabloon, zodat het dagelijkse woon-werkverkeer niet elke keer opnieuw hoeft. Zo blijft de drempel laag en worden ritten daadwerkelijk bijgehouden.
Kilometerregistratie met GPS en automatische ritten
Handmatig invoeren kan, maar het kan ook makkelijker. De kilometerregistratie kan de locatie gebruiken om de afstand automatisch te bepalen op basis van begin- en eindpunt, zodat niemand kilometers hoeft te schatten of na te rekenen. De medewerker bevestigt alleen nog of de rit zakelijk of privé was. Dat maakt het invullen een kwestie van seconden en voorkomt de afrondingen en schattingen waar een controleur juist naar kijkt.
Kilometerregistratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst
Wie de bijtelling voor een auto van de zaak wil vermijden, moet een sluitende rittenregistratie kunnen overleggen met minder dan vijfhonderd privékilometers per jaar. De Belastingdienst stelt daaraan concrete eisen: datum, adressen, kilometerstanden en het karakter van de rit. Onze kilometerregistratie legt precies die gegevens vast en bewaart ze herleidbaar, zodat u een registratie heeft die een controle doorstaat in plaats van een schatting die vragen oproept.
Zakelijk en privé gescheiden in de kilometerregistratie
Het onderscheid tussen zakelijk en privé is waar het bij een kilometerregistratie om draait. Per rit wordt dat vastgelegd, en de app houdt het lopende saldo privékilometers bij, zodat de medewerker ziet hoe hij ervoor staat ten opzichte van de grens. Zo komt niemand aan het eind van het jaar voor een verrassing te staan. Die duidelijkheid onderweg voorkomt zowel onterechte bijtelling als discussies met de fiscus achteraf.
Kilometerregistratie koppelen aan declaraties en salaris
Zakelijke kilometers met een eigen auto leveren vaak een vergoeding op, en die willen we niet apart laten declareren. Wij koppelen de kilometerregistratie aan uw declaratie- of salarisproces, zodat de zakelijke kilometers automatisch worden omgezet in een vergoeding tegen het juiste tarief. De medewerker hoeft niets dubbel in te dienen en de administratie hoeft niets over te typen. Zo lopen registratie en uitbetaling in één lijn.
Wat een digitale kilometerregistratie u oplevert
U krijgt ritten die op het moment zelf worden vastgelegd, een registratie die een controle doorstaat en declaraties die vanzelf kloppen. Dat scheelt tijd voor de medewerker en de administratie, en het neemt het risico weg van een afgekeurde rittenregistratie met een naheffing tot gevolg. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf helder wat het u aan tijd en risico bespaart.
Doorlooptijd en beheer van uw kilometerregistratie
Een werkende kilometerregistratie staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de koppeling met uw declaratie- of salarissysteem. Wij leveren vroeg een testbare versie op en bouwen vanuit uw feedback verder. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf tarieven en velden kunt aanpassen als de regels of uw vergoeding veranderen.
Kilometerregistratie voor eigen auto en leaseauto
De regels verschillen naargelang iemand in een eigen auto of een auto van de zaak rijdt, en dat onderscheid bouwen wij erin. Voor de eigen auto draait het om de zakelijke kilometers die een vergoeding opleveren; voor de leaseauto juist om de privékilometers die de bijtelling bepalen. De kilometerregistratie herkent per medewerker welke situatie geldt en houdt de juiste teller bij. Zo hoeft niemand zelf te bedenken welke regels op hem van toepassing zijn, en klopt de administratie voor beide groepen zonder losse uitzonderingen.
Kilometerregistratie voor een wagenpark of poolauto's
Werkt u met poolauto's of een wagenpark, dan wilt u niet alleen weten wie hoeveel reed, maar ook welke auto wanneer door wie is gebruikt. De kilometerregistratie kan ritten koppelen aan een specifiek voertuig, zodat u per auto de kilometerstanden en het gebruik volgt. Dat helpt bij onderhoudsplanning, bij het verdelen van kosten en bij het aantonen van zakelijk gebruik. Zo is de registratie niet alleen een fiscale verplichting per medewerker, maar ook een handig overzicht van uw voertuigen.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.