De Belastingdienst eist een sluitende rittenadministratie als u onder de 500-kilometergrens wilt blijven met uw zakelijke auto. Eén niet-zakelijke rit te veel en de bijtelling staat alsnog op 22 procent over de cataloguswaarde. Een papieren ritboekje haalt de meeste medewerkers niet vol, een Power App wel.
GPS automatisch, klik handmatig
De app draait op de zakelijke telefoon en herkent ritten via de GPS-locatie en bewegingssensor. Na elke rit krijgt de medewerker de vraag: zakelijk, prive, of woon-werk. Drie seconden, klaar. De rit wordt vastgelegd met begin- en eindadres, kilometers, datum en tijd, conform de eisen van de Belastingdienst.
De 500-kilometergrens halen, of niet
Wie onder de 500 prive-kilometers blijft, vermijdt de bijtelling. De app houdt het saldo bij en waarschuwt bij 400, 450 en 480 kilometer. Wie boven de 500 uitkomt, krijgt netjes de bijtelling toegerekend in de salarisstrook.
Onkosten en woon-werk
Voor medewerkers met een eigen auto vervangt de app de declaratiebon. De gereden kilometers worden tegen 0,23 euro per kilometer vergoed (de fiscaal vrijgestelde norm vanaf 2024) en gaan via Power Automate naar de onkostenmodule in AFAS Profit, Exact of Visma.net. De manager ziet een wekelijkse batch in plaats van losse declaraties.
Privacy en gevoelige data
Locatiedata is bijzonder gevoelig onder AVG. De app slaat alleen begin- en eindadres op, niet de volledige route. Werkgever en HR zien aggregaten en zakelijke adressen, geen prive-bestemmingen. De medewerker kan zijn ritten zelf inzien, corrigeren en exporteren.
Belastingdienst-controle in 1 klik
Bij een steekproefcontrole vraagt de Belastingdienst altijd: laat zien hoe u de ritten van vorig jaar heeft vastgelegd. Een PDF-export per medewerker, per jaar, met alle ritten, datums en kilometerstanden komt in 30 seconden uit de app. Geen schoenendoos meer met handgeschreven briefjes.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.