Tijd bijhouden op papier of in een gedeeld Excel-bestand levert altijd gedoe op: vergeten regels, onleesbare briefjes, en een salarisadministratie die aan het eind van de maand puzzelt. Wij bouwen met Power Apps een tijdregistratie waarmee medewerkers hun uren vastleggen op het moment zelf, waar ze ook zijn, en die netjes doorstroomt naar salaris en planning.

Wat wij vastleggen in uw tijdregistratie

De tijdregistratie legt vast wat u nodig heeft: begin- en eindtijd, pauzes, het project of de kostenplaats en eventueel een korte toelichting. Wij stemmen dat af op hoe u werkt, want een bouwbedrijf dat op uren per project stuurt heeft andere velden nodig dan een kantoor dat vooral aan- en afwezigheid bijhoudt. De invoer krijgt validaties zodat er geen onmogelijke tijden in kunnen, en de medewerker ziet zijn eigen overzicht terug. Zo klopt de basis voordat er iets wordt doorgerekend.

Tijdregistratie op de telefoon, ook onderweg

Niet iedereen zit achter een bureau. Een monteur, een chauffeur of een medewerker op locatie legt zijn tijd vast op de telefoon, met een paar tikken, ook zonder bereik dankzij offline opslag die later synchroniseert. Zo hoeft niemand aan het eind van de week uit het hoofd te reconstrueren wat hij wanneer deed. De tijdregistratie gebeurt op het moment zelf, en dat is precies wanneer de gegevens nog kloppen.

Tijdregistratie koppelen aan salaris en planning

De uren die worden vastgelegd, moeten uiteindelijk ergens landen. Wij koppelen de tijdregistratie aan uw salarissysteem zoals AFAS, Nmbrs of Visma, zodat de gewerkte uren, toeslagen en verlof automatisch doorstromen naar de verloning. Waar u met een planningstool werkt, leggen wij de verbinding zodat gepland en gewerkt naast elkaar zichtbaar worden. Geen overtypwerk meer aan het eind van de maand, en minder correcties achteraf omdat de cijfers uit één bron komen.

Tijdregistratie die klopt met de Arbeidstijdenwet

De Arbeidstijdenwet stelt grenzen aan werktijden en rusttijden, en als werkgever moet u kunnen laten zien dat u zich eraan houdt. De tijdregistratie bewaart de gewerkte uren herleidbaar en maakt zichtbaar wanneer iemand tegen een grens aanloopt. Zo signaleert u structureel overwerk of te korte rusttijden voordat het een probleem wordt, en heeft u bij een controle de gegevens gewoon paraat in plaats van verspreid over losse bestanden.

Tijdregistratie per project of kostenplaats

Voor organisaties die op projecten sturen, is tijd niet alleen een salariskwestie maar ook een kostenvraag. De tijdregistratie laat medewerkers hun uren toewijzen aan het juiste project of de juiste kostenplaats, zodat u ziet waar de tijd werkelijk naartoe gaat. Dat maakt nacalculatie mogelijk en laat zien welke opdrachten renderen. Wij richten die structuur zo in dat het invullen simpel blijft, want een tijdregistratie met twintig verplichte velden vult niemand netjes in.

Wat digitale tijdregistratie u oplevert

U krijgt uren die op het moment zelf worden vastgelegd, kloppen met de wet en vanzelf doorstromen naar salaris. De administratie is minder tijd kwijt aan puzzelen en corrigeren, en u heeft inzicht in waar de tijd naartoe gaat. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en uw eigen mensen kunnen het beheren. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel correctiewerk u nu heeft, zodat de winst concreet is voordat we bouwen.

Doorlooptijd en beheer van uw tijdregistratie

Een eerste werkende tijdregistratie staat doorgaans in drie tot zes weken, afhankelijk van de koppeling met uw salarissysteem. Wij leveren vroeg een versie op waar u echt mee kunt testen en bouwen vanuit uw feedback verder. Het beheer dragen wij over aan uw team, zodat u zelf projecten, toeslagen en velden kunt aanpassen als uw organisatie verandert.

Verlof en verzuim samen met uw tijdregistratie

Gewerkte uren staan zelden op zichzelf; verlof, ziekte en vrije dagen horen bij hetzelfde plaatje. Wij richten de tijdregistratie zo in dat afwezigheid daar netjes in meeloopt, zodat u per medewerker en per periode een compleet beeld heeft van wat er is gewerkt en wat niet. Dat maakt de doorstroom naar salaris eenvoudiger en voorkomt dat verlof in een apart systeem wordt bijgehouden dat uit de pas loopt. Zo klopt aan het eind van de maand niet alleen het aantal gewerkte uren, maar het hele overzicht.

Tijdregistratie die uw medewerkers ook echt gebruiken

Een tijdregistratie die te veel vraagt, wordt slordig ingevuld of ontweken, en dan heeft u niets aan de cijfers. Wij houden het invullen daarom zo kort mogelijk: inloggen, uren bevestigen, klaar, met sjablonen voor wat vaak hetzelfde is. Hoe lager de drempel, hoe betrouwbaarder de gegevens. Wij testen de app bewust met de mensen die hem straks dagelijks gebruiken, want hun acceptatie bepaalt of de tijdregistratie klopt of dat u alsnog achter ontbrekende uren aan moet. Gemak aan de voorkant levert nauwkeurigheid aan de achterkant op.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance HR consultant.