Goede doelen, sportverenigingen, kerken en gemeenten draaien op vrijwilligers. De administratie van die vrijwilligers wordt vaak in Excel bijgehouden door dezelfde persoon die ook penningmeester en wedstrijdsecretaris is. Een Power App haalt die last weg en maakt de organisatie aantoonbaar zorgvuldig.
VOG-bewaking als kernfunctie
Voor vrijwilligers die met kinderen, kwetsbaren of geld werken is een Verklaring Omtrent Gedrag verplicht of sterk geadviseerd. De app houdt de VOG-aanvraagdatum, de afgifte en de geldigheidstermijn bij. Veel verenigingen kiezen voor een hercheck om de drie of vijf jaar. De app waarschuwt 90 dagen voor verloop.
Beschikbaarheid en opt-in planning
De vrijwilliger geeft via de app aan wanneer hij of zij beschikbaar is. De coordinator ziet voor het kerstdiner, de wedstrijddag of de inzameling welke vrijwilligers er zijn en kan ze met een klik inplannen. De vrijwilliger krijgt een bevestiging via Teams, e-mail of WhatsApp.
Aansprakelijkheidsverklaring vastleggen
Vrijwilligersorganisaties zijn aansprakelijk voor wat hun vrijwilligers doen, tenzij er een nette afbakening is. De app legt eenmalig vast: huisregels gelezen, verzekering doorgesproken, gedragscode geaccepteerd, contactpersoon bij incidenten. Met handtekening en datum.
Onkosten en vergoeding
Vrijwilligers mogen tot 2.100 euro per jaar belastingvrij ontvangen, met een maximum van 210 euro per maand (norm 2024 of latere actualisatie). De app registreert per vrijwilliger de uitbetaalde bedragen en koppelt naar de boekhouding in Exact, e-Boekhouden of Davilex. De penningmeester voorkomt dat de fiscus aanklopt over een te ruime vergoeding.
Voor gemeenten en grote stichtingen
Gemeenten die buurtinitiatieven faciliteren, voedselbanken met honderden vrijwilligers, en goede doelen met collectanten: de schaal is anders maar de behoefte hetzelfde. Een Power App schaalt van 20 vrijwilligers tot 2.000 zonder dat de coordinator extra werk krijgt. De data leeft in Dataverse, de rapportage gaat naar het bestuur via Power BI.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance business consultant.