Een inkoopfactuur die drie weken in een mailbox blijft hangen, is een procesvraagstuk en geen software-vraagstuk. Power Automate, AI Builder en een fatsoenlijke OCR halen de meeste velden er wel uit. Het stuk waar projecten stranden zit aan de boekhoudkant: codering, matching en de vraag wie tekent als de PO ontbreekt.

OCR is niet hetzelfde als verwerking

AI Builder leest factuurnummer, leverancier, bedragen en btw netjes uit een PDF. Basware en Rossum doen dit al jaren met hogere precisie op grote volumes. De keuze tussen AI Builder en een gespecialiseerde OCR-leverancier hangt af van het volume. Onder de duizend facturen per maand is AI Builder genoeg. Daarboven loont het om een leverancier in te schakelen die ook leveranciersspecifieke templates beheert.

3-way matching is waar het misgaat

Factuur, ontvangstbon en PO moeten matchen op aantal, prijs en leverancier. Een afwijking van twee cent op een factuurregel houdt het hele proces tegen. Power Automate kan een matchingsregel uitvoeren, maar de toleranties moeten in het ERP worden gedefinieerd. AFAS en Exact hebben hier eigen instellingen. SAP heeft drie. Wie de toleranties niet eerst opschoont, automatiseert chaos.

Codering zonder PO

Veertig procent van de facturen heeft geen PO. Een telefoonrekening, een advocaat, een SaaS-abonnement. Hier helpt een coderingsvoorstel op basis van eerdere boekingen van dezelfde leverancier. Power Automate haalt de laatste vijf boekingen uit het grootboek op, stelt een grootboek en kostenplaats voor, en de boekhouder hoeft alleen te bevestigen.

Goedkeuringsroute na codering

De factuur is gecodeerd, het bedrag is bekend, de kostenplaats is bekend. Nu pas heeft een goedkeuringsdrempel zin. Een Teams-kaart met factuur-PDF, leverancier, bedrag en grootboek is het minimum. Een mobiele goedkeuring via Power Apps zorgt dat directieleden niet vier dagen wachten op terugkomst van vakantie.

Peppol en de Belgische verplichting

Vanaf januari 2026 zijn Belgische btw-plichtige bedrijven verplicht e-facturen via Peppol te ontvangen en te versturen voor B2B-transacties. Nederlandse organisaties met Belgische dochters of klanten lopen hier tegenaan. Een Power Automate-flow die Peppol-XML omzet naar de interne factuurstructuur is een tussenstap. Een ERP dat Peppol native ondersteunt is de eindbestemming.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.