De medewerker meldt zich ziek bij de teamlead via WhatsApp. De teamlead stuurt het door naar HR. HR vergeet het maandagochtend in te voeren omdat er een sollicitatie tussen zit. Twee dagen later belt de arbodienst waarom de melding niet is doorgekomen. Wij lossen dat op bij de bron: een Power Apps-verzuimregistratie waarin de ziekmelding in één keer op de juiste plek staat en zelf de vervolgstappen in gang zet.

Hoe wij verzuimregistratie eenvoudig maken aan de voorkant

De medewerker vult drie velden in: ziek vanaf welke datum, een contactnummer en een korte toelichting. Geen vraag naar de aandoening, want dat mag niet onder de AVG. De verzuimregistratie stuurt direct een notificatie naar de leidinggevende en HR, en zodra een melding aan een drempel voldoet ook naar de casemanager bij ArboNed of Zorg van de Zaak. De medewerker hoeft niet te weten wie er allemaal op de hoogte moet zijn, dat regelt de app. Eén handeling, en de keten staat in gang.

Verzuimregistratie conform de Wet poortwachter

De Wet verbetering poortwachter kent een vaste cadans: probleemanalyse in week zes, plan van aanpak in week acht, eerstejaarsevaluatie in week tweeënvijftig. De verzuimregistratie genereert die taken op het juiste moment en stuurt herinneringen naar de casemanager voordat een termijn verloopt. Wie dit met de hand in Excel bijhoudt, mist vroeg of laat een datum en riskeert een loonsanctie van het UWV. Door de mijlpalen in het systeem te verankeren, houdt u het dossier compleet zonder dat iemand een agenda in het hoofd hoeft te hebben.

Verzuimregistratie en AVG: wie ziet wat

De grootste fout bij verzuimregistratie is dat een ziekteoorzaak in een algemene Teams-channel of een e-mailthread belandt. Onze verzuimregistratie schrijft naar Dataverse met rolgebaseerde toegang. Alleen de casemanager en bevoegde HR-medewerkers zien de details. De teamlead ziet uitsluitend dat iemand afwezig is wegens ziekte, zonder verdere context. Zo houdt u zich aan de AVG en aan de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, en voorkomt u dat gevoelige informatie rondslingert op plekken waar die niet hoort.

Verzuimregistratie koppelen aan uw arbodienst

ArboNed, Zorg van de Zaak, HumanCapitalCare, Robidus en Capability werken elk met een eigen portaal. De verzuimregistratie stuurt een gestructureerd bericht via API of e-mail naar het juiste portaal, op basis van uw arbocontract. De medewerker ziet de geplande spreekuren terug in de app zelf, dus die informatie hoeft niet apart te worden nagebeld. Verandert u van arbodienst, dan passen wij de koppeling aan zonder dat de rest van het proces omgebouwd hoeft te worden.

Verzuimregistratie die het MT begrijpt

Verzuimpercentage per afdeling, gemiddelde duur en meldingsfrequentie: Power BI leest die cijfers rechtstreeks uit Dataverse en het MT krijgt maandelijks een dashboard. Geen getallen meer die handmatig uit drie systemen worden geknipt en in een slide worden geplakt. Doordat de bron en de rapportage dezelfde zijn, klopt het dashboard met wat de casemanagers zien, en kunt u een oplopend verzuim op een afdeling opmerken voordat het een structureel probleem wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw verzuimregistratie

Een werkende verzuimregistratie staat er doorgaans in vier tot zes weken, inclusief de koppeling met uw arbodienst en de poortwachtertaken. Het draait op uw bestaande Microsoft 365-omgeving en wij dragen het beheer over aan HR, zodat u drempels en notificaties zelf kunt bijstellen. De winst is dubbel: minder administratieve fouten aan de voorkant en een dossier dat bij een UWV-toets gewoon op orde is.

Verzuimregistratie die het contact met de zieke medewerker ondersteunt

Goede verzuimbegeleiding draait om contact houden, en dat mag niet afhangen van of iemand eraan denkt. Wij bouwen in de verzuimregistratie herinneringen voor de contactmomenten die bij een verzuimbegeleiding horen, zodat de leidinggevende of casemanager op tijd belt of langsgaat. Zo voelt de zieke medewerker zich gezien en verloopt het herstel met de juiste aandacht. De registratie ondersteunt daarmee niet alleen de administratie en de wetgeving, maar ook het menselijke deel van verzuim, dat uiteindelijk het meeste verschil maakt.

Verzuimregistratie die frequent verzuim signaleert

Niet alleen langdurig verzuim vraagt aandacht; ook iemand die vaak kort ziek is, geeft een signaal. Wij laten de verzuimregistratie patronen zoals frequent kortdurend verzuim zichtbaar maken, zodat een leidinggevende het gesprek kan aangaan voordat er een groter probleem ontstaat. Zo grijpt u tijdig en gericht in, op basis van wat de cijfers laten zien, in plaats van pas te reageren als iemand echt uitvalt. De registratie helpt u verzuim niet alleen bij te houden, maar ook te voorkomen. Zo wordt verzuim niet alleen geregistreerd, maar ook echt begeleid.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance HR consultant.