Elke nieuwe leverancier in het crediteurenboek begint met een veld dat een mens te lui is om in te vullen. Een ontbrekend btw-nummer, een verkeerd bankrekeningnummer, een KvK-nummer dat niet bestaat. Power Automate met externe API's vangt dit aan de poort op, voordat de leverancier ooit een factuur stuurt.

Aanmeldformulier voor de leverancier zelf

Een Power Apps-formulier in een externe portal of een Microsoft Forms-link. De leverancier vult bedrijfsnaam, KvK, btw, IBAN, contactpersoon en uploadt een uittreksel. Een interne medewerker geeft de uitnodiging vrij, niet de leverancier zelf. Wie het omdraait, krijgt cold-call leveranciers die zich proberen aan te melden voor diensten die niemand heeft gevraagd.

Validaties die echt iets toevoegen

Een KvK-API-call valideert dat het nummer bestaat en haalt de actuele bedrijfsnaam op. Een VIES-call controleert het btw-nummer voor EU-leveranciers. Een sanctielijst-check via een externe service voorkomt dat de organisatie per ongeluk iemand op de OFAC-lijst betaalt. Voor de IBAN een formaat-check, voor risicovolle leveranciers een handmatige verificatie via een proefoverboeking van een cent.

RIB-formulier en bewijslast

Een Relevé d'Identité Bancaire of een ondertekende bankverklaring is voor grote bedragen geen overdaad. Het voorkomt CEO-fraude waarbij iemand het rekeningnummer van een bestaande leverancier laat wijzigen. Power Automate kan een dergelijke wijziging altijd door een tweede persoon laten goedkeuren, los van de oorspronkelijke aanmaker van de leverancier.

AVG en bewaartermijn

Contactgegevens van een leverancier zijn persoonsgegevens. De bewaartermijn na beeindiging van de relatie is zeven jaar voor de fiscale verplichting. Daarna moeten de persoonsgegevens worden geschoond. Een flow die jaarlijks leveranciers identificeert die zeven jaar geen factuur hebben gestuurd en de records anonimiseert, is geen extraatje maar een AVG-vereiste.

Aanmaak in de crediteurenadministratie

De goedgekeurde leverancier landt via API in AFAS, Exact, SAP of Dynamics 365 Finance. Het volgnummer komt uit het ERP, niet uit Dataverse. De velden die het ERP verplicht stelt zijn de velden die het formulier verplicht stelt. Wie hier afwijkt, krijgt records die wel in Dataverse zitten maar niet in het grootboek.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance finance consultant.