Een nieuwe leverancier die via een los mailtje wordt aangemaakt, met bankgegevens die niemand controleerde, is precies de opening waar factuurfraude doorheen glipt. Wij bouwen met Power Automate een proces voor leveranciersaanmelding waarin een nieuwe leverancier gecontroleerd, goedgekeurd en compleet wordt vastgelegd, zodat uw crediteurenadministratie schoon en veilig blijft.

Wat wij regelen in uw leveranciersaanmelding

De leveranciersaanmelding verzamelt in één keer alles wat u van een nieuwe leverancier nodig heeft: bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekening, contactpersoon en de benodigde documenten. In plaats van dat die gegevens verspreid via mail binnenkomen, doorloopt de leverancier of de interne aanvrager een vast formulier. Wij richten dat in op wat u vereist, zodat een aanmelding pas compleet is als alle noodzakelijke informatie er is. Zo begint de relatie met een schoon en volledig dossier.

Leveranciersaanmelding met controle op de gegevens

Vertrouwen is goed, controle is beter, zeker bij bankgegevens. Wij bouwen controles in de leveranciersaanmelding: een KvK- of btw-nummer dat wordt geverifieerd, een bankrekening die op naam moet kloppen, documenten die aanwezig moeten zijn. Zo voorkomt u dat een leverancier wordt aangemaakt met gegevens die later niet blijken te kloppen, of erger, met een bankrekening die is gewijzigd door een fraudeur. Die controle vooraf is een stuk goedkoper dan een verkeerd betaalde factuur terughalen.

Leveranciersaanmelding met de juiste goedkeuring

Een nieuwe crediteur toevoegen is niet iets wat zomaar iedereen mag. Wij zetten de leveranciersaanmelding langs een vaste goedkeuring, zodat inkoop en finance akkoord geven voordat een leverancier daadwerkelijk in het systeem komt. Vooral het vastleggen of wijzigen van bankgegevens laten wij extra toetsen, want dat is de plek waar het bij fraude misgaat. Zo is er altijd een tweede paar ogen op het moment dat het telt.

Leveranciersaanmelding koppelen aan uw ERP

Een goedgekeurde leverancier moet in uw administratie belanden zonder overtypwerk. Wij koppelen de leveranciersaanmelding aan uw ERP zoals AFAS, Exact of SAP, zodat de crediteur automatisch en compleet wordt aangemaakt met alle gecontroleerde gegevens. Geen dubbele invoer, geen tikfouten in een rekeningnummer. De keten loopt van aanmelding tot een correcte crediteur in uw systeem, klaar om facturen tegen te verwerken.

Leveranciersaanmelding die uw crediteurenbestand schoon houdt

Een rommelig crediteurenbestand vol dubbele of verouderde leveranciers kost tijd en verhoogt het risico op fouten. Doordat elke leverancier via hetzelfde gecontroleerde proces binnenkomt, blijft uw bestand netjes en herleidbaar. U weet wie een leverancier heeft aangemeld, wanneer en op basis waarvan. Dat maakt niet alleen de dagelijkse verwerking eenvoudiger, maar ook een audit of een fraudeonderzoek een stuk minder pijnlijk.

Leveranciersaanmelding die de aanvrager soepel doorloopt

Een proces dat te stroef is, wordt omzeild met een snel mailtje naar de administratie, en dan bent u de controle juist kwijt. Wij houden de aanmelding daarom overzichtelijk, met duidelijke stappen en, waar het kan, een portaal waar de leverancier zelf zijn gegevens invult. Zo loopt het proces soepel voor iedereen en blijft de verleiding weg om buitenom te gaan. Gemak en controle versterken elkaar in plaats van elkaar in de weg te zitten.

Wat een gestroomlijnde leveranciersaanmelding u oplevert

U krijgt een schoon crediteurenbestand, controle op gegevens en bankrekeningen, en een dossier dat een audit doorstaat, terwijl het aanmelden juist eenvoudiger wordt. Vooral het risico op factuurfraude via gewijzigde bankgegevens neemt af. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk waar uw huidige proces kwetsbaar is, zodat de verbetering concreet is.

Doorlooptijd en beheer van uw leveranciersaanmelding

Een eerste werkend proces staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de controles en de koppeling met uw ERP. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf velden, controles en goedkeurders kunt aanpassen als uw beleid of uw risico-inschatting verandert.

Leveranciersaanmelding via een portaal voor de leverancier zelf

In plaats van dat een interne medewerker alle gegevens van een nieuwe leverancier verzamelt en overtypt, kunt u de leverancier zijn eigen gegevens laten invullen via een beveiligd portaal. Hij vult zijn bedrijfsgegevens, bankrekening en documenten in, en uw organisatie controleert en keurt goed. Dat scheelt uw mensen werk en legt de verantwoordelijkheid voor juiste gegevens bij de bron. Bovendien houdt u een nette vastlegging van wie welke informatie heeft aangeleverd, wat bij een controle of een fraudevraag van grote waarde is.

Periodieke herbeoordeling van uw leveranciers

Een leverancier aanmelden is één moment; leveranciers actueel houden is een doorlopende taak. Wij kunnen het proces zo inrichten dat leveranciers periodiek worden herbeoordeeld: kloppen de gegevens nog, is een verklaring of certificaat nog geldig, is er reden om de relatie te herzien. Power Automate stuurt daarvoor op tijd een verzoek of een controle uit. Zo voorkomt u dat uw crediteurenbestand langzaam verouderd raakt en houdt u niet alleen bij binnenkomst, maar ook daarna grip op met wie u zaken doet.

Verwant: ZZP Power Platform consultant, Freelance finance consultant.