Een klacht die via de mail, de telefoon en een appje tegelijk binnenkomt en bij drie verschillende mensen belandt, is een klacht die vaak niet wordt opgelost en zeker niet wordt geleerd. Terwijl een goed afgehandelde klacht een klant juist kan behouden. Wij bouwen met Power Apps een klachtenregistratie waarin elke klacht op één plek binnenkomt, bij de juiste persoon terechtkomt en herleidbaar wordt afgehandeld, zodat u klanten tevreden houdt en ziet waar het structureel misgaat.
Wat wij vastleggen in uw klachtenregistratie
De klachtenregistratie legt vast wie klaagt, waarover, via welk kanaal en hoe ernstig het is. Wij richten die velden in op uw organisatie, zodat een klacht meteen de juiste categorie en urgentie krijgt. Zo begint elke klacht met een compleet beeld in plaats van een halve mail die van hand tot hand gaat. Doordat alles op één plek staat, ziet u niet alleen de losse klacht maar ook het geheel, en verdwijnt geen enkele melding meer in een persoonlijke inbox.
Klachtenregistratie die klachten bij de juiste persoon brengt
Een klacht is pas opgelost als de juiste persoon hem oppakt. De klachtenregistratie stuurt elke klacht automatisch naar de verantwoordelijke afdeling of medewerker, op basis van het onderwerp. Geen klachten meer die tussen wal en schip vallen omdat niemand zich er eigenaar van voelde. De klant hoeft niet doorverbonden te worden en de medewerker ziet meteen dat er iets op hem wacht, met de context er al bij.
Klachtenregistratie met een status die de klant vertrouwen geeft
Niets is zo frustrerend als een klacht indienen en er nooit meer iets van horen. In de klachtenregistratie krijgt elke klacht een status, en waar gewenst houdt u de klant automatisch op de hoogte: ontvangen, in behandeling, opgelost. Zo weet de klant dat er iets met zijn klacht gebeurt, en dat alleen al haalt vaak de scherpte eraf. Intern ziet iedereen wat er nog openstaat, zodat een klacht niet blijft liggen omdat men dacht dat een ander het oppakte.
Klachtenregistratie die op tijd escaleert
Een klacht die te lang blijft liggen, wordt een groter probleem. Wij bouwen in de klachtenregistratie in dat een klacht escaleert als hij niet binnen een afgesproken termijn wordt opgepakt of opgelost. Zo komt een vergeten klacht vanzelf onder de aandacht van een leidinggevende voordat de klant zijn geduld verliest of naar buiten treedt. De reactietijd wordt daarmee bewaakt door het systeem in plaats van afhankelijk te zijn van of iemand er toevallig aan denkt.
Klachtenregistratie met inzicht in de oorzaak
Losse klachten oplossen is goed, terugkerende oorzaken wegnemen is beter. Doordat alle klachten gestructureerd worden vastgelegd, ziet u patronen: welk product, welke afdeling of welk proces levert steeds dezelfde klachten op. Dat inzicht helpt u om het probleem bij de bron aan te pakken in plaats van symptomen te blijven bestrijden. Zo wordt de klachtenregistratie niet alleen een afhandelingssysteem, maar ook een bron om uw dienstverlening structureel te verbeteren.
Klachtenregistratie koppelen aan uw CRM
Een klacht hoort bij een klant, en die klant kent u vaak al. Wij koppelen de klachtenregistratie aan uw CRM, zodat een klacht bij het juiste klantdossier komt en uw medewerkers de historie zien: eerdere klachten, lopende zaken, de waarde van de relatie. Zo behandelt u een klacht met kennis van de klant in plaats van als een losstaand incident, en voorkomt u dat een goede klant zich behandeld voelt als een vreemde.
Klachtenregistratie die aantoonbaar en herleidbaar is
Voor sommige branches is klachtafhandeling aan regels gebonden en moet u kunnen aantonen hoe en binnen welke termijn u heeft gereageerd. De klachtenregistratie bewaart wie wat wanneer heeft gedaan, zodat u dat gewoon kunt tonen. Ook zonder wettelijke plicht is die herleidbaarheid waardevol bij een geschil of een terugkerende klager. Wat er is gebeurd, staat vast, in plaats van dat u het achteraf uit losse mails moet reconstrueren.
Wat een goede klachtenregistratie u oplevert
U handelt klachten sneller en netter af, houdt klanten vaker tevreden, bewaakt uw reactietijd en ziet waar het structureel misgaat. Dat behoudt klanten, beschermt uw reputatie en verbetert uw processen. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe klachten nu binnenkomen en worden opgevolgd, zodat de winst concreet wordt.
Doorlooptijd en beheer van uw klachtenregistratie
Een eerste werkende klachtenregistratie staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de routering en de koppeling met uw CRM. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf categorieën, termijnen en verantwoordelijken kunt aanpassen als uw organisatie verandert.
Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance CRM consultant.