SharePoint is bij veel organisaties de plek waar documenten en lijsten leven, maar de processen eromheen, een goedkeuring, een review, een archivering, gebeuren nog met de hand of met verouderde SharePoint-workflows die Microsoft heeft uitgefaseerd. Wij bouwen met Power Automate moderne SharePoint-workflows die documenten en lijsten automatisch door hun proces sturen, betrouwbaar en onderhoudbaar.

Wat wij automatiseren met SharePoint-workflows

Rond SharePoint valt veel te automatiseren: een document dat ter goedkeuring moet, een contract dat na ondertekening gearchiveerd wordt, een lijst waarin een nieuwe regel een taak of melding oproept. Wij bouwen die SharePoint-workflows met Power Automate, afgestemd op uw processen. Zo doorloopt een document zijn weg automatisch in plaats van dat iemand het handmatig doorstuurt en bewaakt. De structuur die u van een echt systeem verwacht, komt zo bovenop de SharePoint die u al gebruikt.

SharePoint-workflows die de uitgefaseerde versies vervangen

De klassieke SharePoint-workflows, gebouwd met SharePoint Designer, zijn door Microsoft uitgefaseerd en verdwijnen. Organisaties die er nog op leunen, lopen een risico. Wij vervangen die verouderde workflows door moderne Power Automate-flows die hetzelfde doen, maar dan toekomstvast en beter te onderhouden. Zo loopt uw proces niet vast op een technologie die geen ondersteuning meer krijgt, en bent u klaar voor de manier waarop Microsoft automatisering rond SharePoint nu doet.

SharePoint-workflows voor documentgoedkeuring

De meest voorkomende SharePoint-workflow is de goedkeuring van een document. Wij bouwen dat zo dat een document dat in een bibliotheek belandt automatisch naar de juiste goedkeurder gaat, met de mogelijkheid om te reageren of af te wijzen, en dat de status van het document meebeweegt. Zo weet iedereen of een document definitief is of nog in behandeling, en blijft een goedkeuring niet steken in een mailbox. Het document en zijn proces horen bij elkaar in SharePoint.

SharePoint-workflows die metadata en versies bijhouden

De kracht van SharePoint zit in metadata en versiebeheer, en goede workflows benutten dat. Wij laten de SharePoint-workflows velden bijwerken, versies vastleggen en documenten in de juiste map of met de juiste labels plaatsen op basis van wat er gebeurt. Zo blijft uw SharePoint geordend zonder dat mensen handmatig van alles moeten invullen of verplaatsen. De workflow houdt de structuur op orde, wat het terugvinden en beheren van documenten een stuk eenvoudiger maakt.

SharePoint-workflows die betrouwbaar zijn

Een workflow die stilletjes faalt, is erger dan geen workflow. Wij bouwen de SharePoint-workflows met foutafhandeling en meldingen, zodat u weet wanneer er iets misgaat in plaats van erachter te komen als een document nergens is aangekomen. Ook draaien de flows op een dienstaccount in plaats van op het account van een medewerker die ooit vertrekt. Zo blijven uw processen lopen, ongeacht wie er in de organisatie komt of gaat, en kunt u erop vertrouwen.

SharePoint-workflows die verder reiken dan SharePoint

Een proces stopt zelden bij SharePoint. Omdat Power Automate met honderden systemen koppelt, kan een SharePoint-workflow ook een melding in Teams sturen, een record in uw ERP bijwerken of een handtekening ophalen via een ondertekendienst. Zo wordt SharePoint niet een eiland maar een schakel in een bredere keten. Uw documentproces sluit aan op de rest van uw systemen, in plaats van dat het bij de rand van SharePoint ophoudt.

SharePoint-workflows die uw team zelf kan beheren

Processen veranderen, en dan moet de workflow mee kunnen. Wij bouwen de SharePoint-workflows overzichtelijk en dragen het beheer over, zodat een beheerder in uw team goedkeurders, stappen en teksten kan aanpassen zonder ons erbij te halen. Zo blijft u niet afhankelijk van een externe partij voor elke wijziging, en beweegt de automatisering mee met hoe u werkt in plaats van vast te roesten in de vorm van het moment van bouwen.

Wat moderne SharePoint-workflows u opleveren

U krijgt processen rond uw documenten en lijsten die automatisch en betrouwbaar lopen, de uitgefaseerde workflows vervangen, en die verder reiken dan SharePoint alleen. Dat bespaart handwerk, houdt uw SharePoint geordend en maakt uw processen toekomstvast. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk welke processen rond SharePoint nu handmatig of verouderd zijn, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw SharePoint-workflows

Een eerste werkende workflow staat doorgaans in twee tot vier weken, afhankelijk van de complexiteit en koppelingen. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf stappen, goedkeurders en regels kunt aanpassen als uw processen veranderen.

Wat wij vooraf afstemmen voor uw SharePoint-workflows

Voordat we bouwen, brengen wij samen in kaart hoe uw documenten en processen nu door SharePoint lopen: welke bibliotheken, welke goedkeuringen, welke stappen en uitzonderingen. Vaak blijkt dat processen historisch zijn gegroeid en her en der anders werken. Dat leggen wij eerst helder vast, want een workflow die de bestaande rommeligheid kopieert, lost niets op. Door eerst de gewenste stroom te bepalen, bouwen wij SharePoint-workflows die het proces verbeteren in plaats van alleen automatiseren, en die aansluiten op hoe u eigenlijk zou willen werken.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance Microsoft 365 consultant.