Outlook of Exchange-resourcekalenders kunnen prima een ruimte reserveren, maar stoppen daar. Catering, AV-opstelling, parkeerplek voor een externe gast en het bijhouden van no-shows blijven in mailthreads of in een tool zoals Condeco of MRBS hangen. Power Apps haakt aan op de bestaande agenda en voegt toe wat ontbreekt.

De boeking begint waar hij hoort: in Outlook

Een gebruiker reserveert een zaal in Outlook zoals altijd. De Graph API ziet de boeking en triggert een Power Apps-flow die de organisator een aanvullingsformulier stuurt: catering ja of nee, opstelling theater of U-vorm, AV-behoeften, externe gasten. Wie geen extra's nodig heeft, doet niets en de boeking blijft staan.

Catering en facility in een keten

De cateringaanvraag gaat via Power Automate naar de externe leverancier of de interne keuken, met het zaalnummer en het tijdstip al ingevuld. De facility-coordinator ziet in een dashboard alle opstellingen voor morgen, gegroepeerd per verdieping. Stoelen verzetten gebeurt op basis van een werklijst, niet op basis van rondes lopen.

No-show-tracking dat capaciteit vrijgeeft

Vijftien minuten na starttijd vraagt de app via een tablet bij de zaal of een Teams-bericht of de vergadering doorgaat. Geen check-in, dan vrijgeven aan een wachtrij die andere collega's hebben aangemaakt. Wie structureel boekt en niet komt, krijgt het terug te zien in een persoonlijke rapportage. Het bezettingsgetal wordt bruikbaar voor capaciteitsplanning.

Bezoekersregistratie aan dezelfde flow gekoppeld

Externe deelnemers worden bij de boeking ingevoerd, krijgen vooraf een QR-code per mail en bij aankomst registreert de receptie hen in de app. Naam, bedrijf, gastheer en aankomsttijd staan in Dataverse, beschikbaar voor BHV-lijsten en bezoekersrapportages.

Waarom dit MRBS of Condeco vervangt

Een specialistische tool kost licentie en integratie, en lost een deel van het probleem op. Power Apps zit al in uw Microsoft 365-licentie en koppelt direct aan de agenda's, identiteit en mail die u toch al gebruikt. Voor de meeste organisaties is dat genoeg, voor de echt grote campussen is het een prima aanvulling.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance Microsoft 365 consultant.