Een bewoner die een lekkage, een kapotte lift of overlast wil melden bij een woningcorporatie, belandt vaak in een keuzemenu aan de telefoon of stuurt een mail die ergens blijft hangen. Het gevolg is een melding die te lang blijft liggen en een bewoner die zich niet gehoord voelt. Wij bouwen met Power Apps een oplossing voor bewonersmeldingen waarmee bewoners eenvoudig melden, de melding bij de juiste partij terechtkomt en zowel de bewoner als de corporatie de status ziet.

Wat wij vastleggen bij bewonersmeldingen

Een bewonersmelding legt vast wie meldt, welke woning of complex het betreft, wat er aan de hand is en hoe dringend het is, vaak met een foto erbij. De bewoner doet dat in een paar tikken, zonder eerst te hoeven weten wie hij moet hebben. Wij richten dat in op de soorten meldingen die bij u binnenkomen, van technisch onderhoud tot overlast. Zo begint elke melding met de informatie die nodig is om hem goed op te pakken, in plaats van een vage mail waar de corporatie op moet doorvragen.

Bewonersmeldingen die bij de juiste partij terechtkomen

Een melding is pas nuttig als de juiste persoon of partij hem oppakt. De oplossing stuurt elke bewonersmelding automatisch naar de juiste afdeling, aannemer of medewerker, op basis van het type melding en de locatie. Geen meldingen meer die bij de verkeerde persoon belanden of tussen de afdelingen blijven zweven. De bewoner hoeft niet te weten hoe uw organisatie is ingericht, en de juiste partij ziet meteen wat er speelt, met alle informatie er al bij.

Bewonersmeldingen met een status die de bewoner ziet

Het grootste ongenoegen bij bewoners ontstaat niet door het probleem zelf, maar door onduidelijkheid over wat ermee gebeurt. In de oplossing krijgt elke melding een status die de bewoner kan volgen: ontvangen, ingepland, opgelost. Zo weet de bewoner dat er iets gebeurt zonder telkens te hoeven bellen. Dat haalt de spanning eruit en vermindert de druk op uw klantcontact, want de meeste vervolgvragen gaan juist over "wordt er nog iets aan gedaan?".

Bewonersmeldingen met prioriteit voor wat urgent is

Een verstopte afvoer is vervelend, een gaslek of een defecte lift is dringend. Wij bouwen prioriteit in de bewonersmeldingen, zodat urgente en veiligheidsgerelateerde meldingen meteen bovenaan komen en de juiste snelle opvolging krijgen. Zo verdwijnt een echt dringende melding niet tussen de kleine ongemakken, en kan de corporatie haar aandacht en capaciteit richten op wat er op dat moment het meest toe doet.

Bewonersmeldingen gekoppeld aan uw onderhoud- of vastgoedsysteem

Een melding leidt vaak tot een reparatie of een werkopdracht, en die wilt u niet apart bijhouden. Wij koppelen de bewonersmeldingen aan uw onderhoud- of vastgoedsysteem, zodat een melding automatisch een opdracht wordt en de historie bij de juiste woning of het complex hoort. Zo bouwt u per adres een dossier op van wat er is gemeld en gedaan, wat helpt bij onderhoudsplanning en bij het beoordelen van terugkerende problemen in een complex.

Bewonersmeldingen die inzicht geven in terugkerende problemen

Doordat alle bewonersmeldingen op één plek worden vastgelegd, ziet u patronen die anders onzichtbaar blijven. Welk complex kent steeds dezelfde klachten, welke installatie valt telkens uit, waar is de bewonerstevredenheid laag. Dat inzicht helpt u om van reactief onderhoud naar gepland onderhoud te bewegen en om onderbouwd te investeren in wat er echt toe doet. Zo wordt de meldingenstroom niet alleen een werklijst, maar ook een bron van sturing voor uw vastgoed.

Bewonersmeldingen die iedere bewoner eenvoudig kan doen

Niet elke bewoner is even digitaal vaardig, en de drempel om te melden moet laag zijn. Wij maken het melden zo eenvoudig mogelijk, met een helder formulier en de mogelijkheid om een foto toe te voegen, bereikbaar via de telefoon. Zo kan iedereen een melding doen, ongeacht handigheid met techniek. Die toegankelijkheid zorgt dat problemen eerder bij u bekend zijn, wat zowel de bewoner als de staat van uw vastgoed ten goede komt.

Wat digitale bewonersmeldingen u opleveren

U krijgt meldingen die eenvoudig binnenkomen, bij de juiste partij terechtkomen, op urgentie worden opgepakt en die de bewoner kan volgen, met inzicht in terugkerende problemen. Dat verhoogt de bewonerstevredenheid, ontlast uw klantcontact en helpt u onderhoud te plannen. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe meldingen nu binnenkomen, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw oplossing voor bewonersmeldingen

Een eerste werkende oplossing staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van de routering en de koppeling met uw onderhoudssysteem. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf meldingstypes, prioriteiten en verantwoordelijken kunt aanpassen als uw organisatie verandert.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.