Een verkeerde IT-leverancier kost u twee jaar tijd plus de kosten van migratie naar een betere. Een goede vendor-selectie voorkomt dat door vooraf scherper te wegen. Een onafhankelijke partij die het proces leidt heeft geen belang bij wie wint, alleen bij dat de uitkomst klopt voor uw organisatie.
Drie fasen
Fase 1 (drie tot vijf weken): vereisten-definitie en longlist-onderzoek. Wat moet de oplossing kunnen, welke leveranciers zijn kandidaat. Fase 2 (vier tot zes weken): RFP-uitsturing en evaluatie. Fase 3 (twee tot vier weken): onderhandeling en contract-finalisatie. Total doorlooptijd: drie tot vier maanden voor middelgrote selecties.
Wat in een goede RFP staat
Functionele eisen scherp gedefinieerd, niet als wensen-lijst. Niet-functionele eisen (performance, security, beschikbaarheid). Implementatie-aanpak en doorlooptijd. Tarief-structuur en total cost of ownership-berekening over vijf jaar. Service level agreements en contractuele exit-voorwaarden.
Wegingsmodel
Een gewogen scoremodel met aandeelhouders vooraf afgesproken, niet achteraf. Functionele fit doorgaans 30 tot 40 procent, kosten 20 tot 30 procent, leveranciersstabiliteit 10 tot 20 procent, implementatie-risico 10 tot 15 procent. Per categorie aanpassing op basis van uw context.
Wat onafhankelijke begeleiding oplevert
Geen sales-druk vanuit één leverancier. Geen overhaaste keuze door ad-hoc-presentaties. Een meetbare grondslag voor de finale beslissing. Plus een referentie-document dat bij audit overeind blijft. Onze rol eindigt bij contract-handtekening; daarna kunt u zonder onze betrokkenheid implementeren.
Verwant: Freelance IT consultant inhuren, IT kostenoptimalisatie.