Het HR-systeem staat live, de licenties worden betaald, maar managers en medewerkers gebruiken het nauwelijks. Employee en manager selfservice blijven liggen, mutaties lopen nog via mail en spreadsheets buiten het systeem om, en de beloofde efficiency blijft uit. Onze HR specialisten achterhalen voor u waarom een HR systeem dat niet gebruikt wordt blijft liggen en pakken de adoptie aan, van proces en inrichting tot begeleiding op de werkvloer.
Waarom een HR systeem niet gebruikt wordt
Lage adoptie is bijna nooit onwil. Meestal sluit de inrichting niet aan op hoe het werk echt loopt: schermen vragen om gegevens die managers niet paraat hebben, een simpele mutatie kost te veel klikken, of de rechten en workflows kloppen niet met de organisatie. Daarbovenop is bij de livegang vaak wel getraind op knoppen, maar niet op de nieuwe manier van werken. Als de oude route via HR nog openstaat, kiest iedereen die. Zo blijft selfservice een knop die niemand indrukt.
Hoe onze specialisten een HR systeem dat niet gebruikt wordt vlot trekken
Onze specialisten beginnen met kijken en meten: waar loopt het vast in de praktijk, welke schermen worden vermeden, en welke mutaties lopen structureel buitenom. Op basis daarvan vereenvoudigen we de inrichting en de workflows, zodat de meest voorkomende handelingen in een paar stappen kunnen. We sluiten geleidelijk de achterdeuren waardoor werk om het systeem heen liep, en we begeleiden managers en teams op de werkvloer tot selfservice de vanzelfsprekende route wordt. Waar nodig richten we korte spreekuren en eenvoudige werkinstructies in bij de teams zelf, zodat vragen direct op de werkvloer worden opgelost in plaats van te blijven liggen. Adoptie ontstaat door het systeem te laten passen bij het werk, niet andersom.
Onafhankelijk oordeel over een HR systeem dat niet gebruikt wordt
Wij hebben geen belang bij extra modules of meer beheeruren. Daardoor kunnen we eerlijk beoordelen of het probleem in de inrichting zit, in de processen, of in de manier waarop uw huidige partner het systeem heeft opgeleverd. Soms is een gerichte herinrichting van een handvol processen genoeg. Soms zit de pijn in keuzes die bij de implementatie zijn gemaakt en corrigeren we die. We benoemen wat we aantreffen, ongeacht wie het heeft gebouwd.
Wat het aanpakken van een HR systeem dat niet gebruikt wordt u oplevert
U houdt er een HR-systeem aan over dat daadwerkelijk gebruikt wordt: managers regelen hun mutaties zelf, medewerkers vinden hun eigen gegevens, en HR houdt tijd over voor het werk dat er echt toe doet. De efficiency die bij de businesscase hoorde, komt zo alsnog binnen bereik. En u krijgt inzicht in wat het gebruik stuurt, zodat de adoptie ook na onze betrokkenheid op peil blijft.
Laat via het formulier hieronder weten waar het gebruik nu vastloopt, dan bekijken we snel wat de adoptie het hardst vooruit helpt. Verwant: Employee self service inrichten aanpak.
Verwant: Freelance HR consultant inhuren, HR transformatie loopt uit.