Applicatiebeheerder voor pensioenfondsen

Pensioenfondsen zitten in een bijzondere positie. Het grootste deel van de uitvoering ligt bij een uitvoeringsorganisatie, dus u beheert de systemen niet zelf. Tegelijk blijft u verantwoordelijk voor wat er met de gegevens van uw deelnemers gebeurt, en moet u kunnen beoordelen of het klopt. Dat vraagt om andere kennis dan het klassieke beheerwerk: u heeft iemand nodig die de systemen en de gegevensstromen doorgrondt, kritische vragen kan stellen aan uw uitvoerder en kan beoordelen wat een wijziging betekent.

Wat onze applicatiebeheerder voor pensioenfondsen oppakt

• Regie op uw uitvoerder. Beoordelen wat er wordt opgeleverd en of het aansluit op wat is afgesproken, met vragen die op inhoud zitten in plaats van op vorm.
• Gegevenskwaliteit. Controleren of de deelnemersgegevens kloppen, want fouten daarin werken jaren door en worden pas zichtbaar bij een uitkering.
• Aanleveringen en rapportages. Zorgen dat wat u periodiek moet aanleveren op tijd en juist de deur uit gaat.
• Wijzigingen beoordelen. Als regelingen of wetgeving wijzigen, vertalen wat dat betekent voor de systemen en de gegevens.
• Eigen systemen. De applicaties die u zelf wel beheert, zoals uw bestuursondersteuning en uw deelnemersportaal.

Waarom uitbesteden de vraag niet wegneemt

De aanname bij uitbesteden is dat het werk verdwijnt. In de praktijk verschuift het van uitvoeren naar beoordelen, en dat is inhoudelijk zwaarder. U moet kunnen vaststellen of een oplevering klopt, of een gegevensbestand volledig is en of een wijziging het gevolg heeft dat beloofd werd. Dat kan alleen als er iemand is die de materie kent. Fondsen die dat niet hebben ingericht, worden afhankelijk van de partij die ze juist zouden moeten controleren, en dat merken ze pas als er iets misgaat. De rol die wij invullen is die van tegenwicht: meedenken, meelezen en tijdig aan de bel trekken.

Hoe wij het beheer oppakken

We beginnen met de gegevensstromen: wat gaat er wanneer naar wie, en waar wordt het gecontroleerd. Dat overzicht ontbreekt vaak, waardoor fouten pas laat in de keten opvallen. Daarna kijken we naar wat er periodiek moet gebeuren en of daar voldoende controle op zit. Vervolgens richten we het overleg met uw uitvoerder zo in dat het over inhoud gaat: welke afwijkingen zijn er, wat is de oorzaak, wat is de opvolging. Alles wat we vaststellen leggen we vast, zodat het bestuur zich kan verantwoorden over hoe het toezicht is ingericht.

Wat het u oplevert

Het belangrijkste is dat fouten in deelnemersgegevens eerder worden gevonden. Die fouten zijn duur op een bijzondere manier: ze worden vaak pas ontdekt op het moment van uitkeren, jaren later, en dan raakt het herstel een individuele deelnemer die er niets aan kon doen. Het versterkt ook uw positie tegenover uw uitvoerder, omdat u vragen kunt stellen die hout snijden. En het maakt de verantwoording richting toezicht eenvoudiger, omdat u kunt laten zien hoe u erop toeziet in plaats van dat u erop vertrouwt.

U houdt de regie

Wij nemen geen taken over van uw uitvoerder en treden niet in de plaats van uw bestuur. Wij leveren de inhoudelijke kennis om te kunnen beoordelen wat er gebeurt. Wat we vaststellen en adviseren leggen we vast, zodat het bruikbaar is in uw verantwoording en overdraagbaar aan wie het na ons doet.

Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder voor pensioenfondsen

Geef ons in twee zinnen uw situatie: hoeveel deelnemers, welke uitvoerder en waar u nu tegenaan loopt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheerplan laten opstellen en Applicatiebeheerder voor de financiële sector.