Applicatiebeheerplan laten opstellen

Een applicatiebeheerplan wordt meestal gevraagd omdat iemand erom vraagt: een accountant, een toezichthouder of een nieuwe directeur die wil weten hoe het geregeld is. Dat leidt vaak tot een document dat wordt geschreven om die vraag te beantwoorden en daarna in een la verdwijnt. Zonde, want de vragen die erin beantwoord moeten worden zijn precies de vragen waar het in de praktijk op vastloopt: wie gaat waarover, wat gebeurt er periodiek en wat doen we als het misgaat. Wij stellen een plan op dat u werkelijk gebruikt.

Wat er in uw applicatiebeheerplan komt

• Welke applicaties er zijn en hoe belangrijk. Een overzicht met per applicatie hoe erg het is als hij een dag stilligt, want daar hangt de rest van uw keuzes aan.
• Wie waarover gaat. Per applicatie een eigenaar aan de kant van de organisatie en een beheerder aan de technische kant, met wat elk van beiden beslist.
• Wat er periodiek gebeurt. Updates, controles, jaarovergangen en het beoordelen van rechten, met een ritme en een verantwoordelijke.
• Wat te doen bij verstoring. Wie er gebeld wordt, welke reactietijd geldt en wanneer er wordt opgeschaald.
• Hoe wijzigingen lopen. Wie een wijziging mag aanvragen, wie hem beoordeelt en hoe hij getest wordt voordat hij live gaat.

Waarom de meeste beheerplannen niets veranderen

Omdat ze te algemeen zijn. Een plan dat stelt dat updates tijdig worden doorgevoerd en dat verstoringen adequaat worden opgepakt, klinkt goed en verandert niets, want niemand weet daarna wat hij morgen anders moet doen. Het tweede probleem is dat het plan één norm hanteert voor alle applicaties. In werkelijkheid verschilt dat enorm: uw kernsysteem verdient een andere reactietijd dan de tool waarmee de kerstborrel wordt gepland, en door dat verschil niet te maken, wordt de norm voor alles onhaalbaar of nietszeggend. Wij beginnen daarom met het indelen van uw applicaties naar belang, en pas daarna met het afspreken van wat er per categorie geldt.

Hoe wij het aanpakken

We beginnen met een inventarisatie van wat er draait en wie er nu feitelijk over gaat, wat vrijwel altijd afwijkt van wat mensen denken. Daarna voeren we korte gesprekken met de mensen die het werk doen, want het plan moet beschrijven hoe het gaat werken en niet hoe het in theorie hoort. Vervolgens leggen we per applicatie het belang vast en koppelen we daar afspraken aan. Het resultaat is een document van beperkte omvang met een overzicht dat op één pagina past, want een plan dat niemand doorleest, werkt niet.

Wat het u oplevert

Het praktische voordeel is dat discussies ophouden. Zodra vastligt wie beslist over een wijziging in een applicatie, is de vraag wie erover gaat geen gesprek meer. Het tweede is dat u kunt aantonen hoe u het geregeld heeft, wat telt bij een accountantscontrole of een aanbesteding. En het derde, minder verwacht: het maakt zichtbaar welke applicaties eigenlijk geen eigenaar hebben. Dat is bij vrijwel elke organisatie een kortere of langere lijst, en het is precies waar de risico's zitten.

Het plan is van u

U krijgt het plan in een bewerkbaar formaat, zodat u het zelf kunt bijhouden als er een applicatie bijkomt of een rol verschuift. We schrijven het zo dat uw eigen mensen het kunnen aanpassen zonder ons erbij te halen. Een beheerplan dat u alleen via ons kunt wijzigen, zou het probleem herhalen dat u ermee wilde oplossen.

Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerplan

Geef ons in twee zinnen uw situatie: hoeveel applicaties u ongeveer heeft, waarom het plan nodig is en of er een deadline speelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheer uitbesteden en Applicatiebeheer documentatie laten maken.