Onderwijsinstellingen hebben een beheerritme dat afwijkt van vrijwel elke andere sector. Het werk piekt niet als het druk is op kantoor maar rond vaste momenten in het schooljaar: de overgang in de zomer, de start in september, de rapportvergaderingen en de examenperiode. Op die momenten moet alles kloppen en is er geen ruimte om iets uit te zoeken. De rest van het jaar is er dan weer tijd over, wat het lastig maakt om er iemand fulltime voor aan te nemen. Onze specialist vangt precies dat op.
Wat onze applicatiebeheerder voor het onderwijs oppakt
- Uw leerlingadministratie. Het beheer van pakketten als Magister, SOMtoday of ParnasSys in het funderend onderwijs, Eduarte in het mbo, of Osiris in het hoger onderwijs.
- De schooljaarovergang. Het zwaarste moment van het jaar, voorbereid met controles vooraf in plaats van repareren achteraf.
- Roosters. Het roosterpakket en de doorwerking van wijzigingen naar leerlingen, docenten en ouders.
- De leeromgeving. Beheer en koppeling van uw digitale leeromgeving, zodat accounts en groepen kloppen zonder handwerk.
- Landelijke uitwisseling. De koppelingen voor aanmelding en verantwoording, die op vaste momenten moeten lopen en waar een fout zichtbaar wordt bij een externe partij.
Waarom de kalender uw beheer bepaalt
In de meeste organisaties kun je een wijziging uitstellen als het even niet uitkomt. In het onderwijs niet: de eerste schooldag verschuift niet en de examens beginnen op de dag dat ze beginnen. Dat heeft twee gevolgen. Ten eerste moet werk vooruit worden gepland, want de week voor de start is te laat om nog iets te ontdekken. Ten tweede stapelt het uitgestelde werk zich op in het voorjaar, precies wanneer uw eigen beheerder ook nog examens en rapportvergaderingen moet ondersteunen. Bij veel scholen ligt dat hele pakket bij één persoon die het naast een andere taak doet. Dat gaat goed tot die persoon uitvalt in juni, en dan is er geen tijd om iemand in te werken.
Hoe wij het beheer oppakken
We beginnen met uw jaarkalender: wanneer liggen de vaste momenten en wat moet er voor elk daarvan gebeuren. Dat levert een planning op die terugrekent vanaf de datum in plaats van vooruit vanaf vandaag. Daarna brengen we uw koppelingen in kaart, want daar ontstaan de meeste onverwachte problemen rond de overgang. Vervolgens leggen we vast hoe uw omgeving is ingericht, zodat de school niet meer afhankelijk is van één persoon. Onze specialist werkt naast uw eigen mensen; de onderwijsinhoudelijke keuzes blijven bij de school.
Wat het u oplevert
Het belangrijkste is dat de piekmomenten beheersbaar worden. Een schooljaarovergang die is voorbereid met controles vooraf, verloopt anders dan een die op hoop wordt gedaan. Het scheelt uw eigen beheerder ook de druk in de weken waarin hij ook nog voor de klas staat. En het scheelt vragen van ouders en docenten, want een aanzienlijk deel daarvan komt voort uit gegevens die niet goed zijn doorgekomen uit een koppeling. Wie die koppelingen bewaakt, voorkomt het merendeel van die meldingen voordat ze binnenkomen.
U blijft eigenaar van uw inrichting
Wij werken in uw eigen omgeving en leggen vast hoe alles is ingericht, in taal die uw eigen mensen kunnen lezen. Die documentatie is van de school. Komt er een nieuwe beheerder of neemt u het zelf weer over, dan ligt alles klaar. Gezien de gevoeligheid van leerlinggegevens spreken we vooraf af wie waar bij kan.
Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder voor het onderwijs
Kunnen jullie de schooljaarovergang begeleiden?
Ja, en dat is voor de meeste instellingen de aanleiding. We plannen terug vanaf de startdatum en lopen de controles vooraf door.
Kunnen jullie tijdelijk invallen?
Ja. We nemen het volledige beheer over voor een periode, of vangen alleen de piekmomenten op als uw eigen beheerder er wel is maar het niet alleen redt.
Werken jullie voor po, vo, mbo en hoger onderwijs?
Ja, al verschillen de pakketten per onderwijssoort behoorlijk. Geef aan welk type instelling u bent en welke systemen u gebruikt, dan zeggen we of het aansluit.
Doen jullie ook de koppeling met de leeromgeving?
Ja. Die koppelingen zijn vaak de oorzaak van accounts en groepen die niet kloppen, dus we kijken er standaard naar.
Hoe gaan jullie om met leerlinggegevens?
We werken met de rechten die nodig zijn en niet meer, en leggen vast wie waar bij kan. Waar nodig stemmen we dat af met uw functionaris gegevensbescherming.
Hoe snel kunnen jullie beginnen?
Meestal binnen 1 tot 2 weken. Rond de schooljaarovergang plannen we het liefst eerder, omdat de voorbereiding dan al loopt.
Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk onderwijstype, welke systemen u gebruikt en waar het nu knelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheerder Magister inhuren en Applicatiebeheerder SOMtoday.