Bij accountantskantoren, administratiekantoren en financieel dienstverleners zit de complexiteit niet in het aantal applicaties maar in het aantal administraties. U werkt niet met één boekhouding maar met tientallen of honderden, elk met een eigen klant erachter die er niets van mag zien van een ander. Daar komt bij dat uw drukke periodes samenvallen: aangiftetermijnen en jaarwerk gelden voor al uw klanten tegelijk, dus als er dan iets hapert, raakt het uw hele kantoor in één keer.
Wat onze applicatiebeheerder voor de financiële sector oppakt
- Uw kernpakketten. Het beheer van de systemen waarin u werkt, van boekhoudpakketten tot uw aangifte- en dossiersoftware.
- Scheiding van klantgegevens. Zorgen dat medewerkers alleen bij de administraties kunnen waarvoor ze werken, en dat dat aantoonbaar is.
- Koppelingen met klantsystemen. De verbindingen waarlangs u gegevens van klanten binnenhaalt, die per klant kunnen verschillen.
- Piekperiodes. De aangifte- en jaarwerkmomenten voorbereiden, want dan telt elke storing dubbel.
- Onboarding van klanten. Het inrichten van een nieuwe administratie zo standaardiseren dat het niet elke keer maatwerk is.
Waarom scheiding hier het lastigste onderdeel is
De praktijk botst met het principe. Het principe is dat een medewerker alleen bij zijn eigen klanten kan. De praktijk is dat er iemand ziek wordt, dat een collega even moet meekijken, of dat er een piek is en iedereen bijspringt. Elke keer wordt er dan een recht toegekend dat daarna blijft staan. Na een paar jaar kan een aanzienlijk deel van uw mensen bij administraties waar ze niets mee te maken hebben, en dat is precies wat u niet wilt uitleggen als een klant ernaar vraagt. De oplossing is niet strenger zijn, want dan wordt het omzeild, maar het proces zo inrichten dat tijdelijke toegang ook echt tijdelijk is en dat er periodiek wordt opgeschoond.
Hoe wij het beheer oppakken
We beginnen met een overzicht van wie bij welke administraties kan en hoe dat zich verhoudt tot wie er daadwerkelijk voor werkt. Dat gesprek gaat pas lopen als die lijst op tafel ligt. Daarna richten we het proces in voor tijdelijke toegang en periodieke controle. Vervolgens kijken we naar uw piekmomenten en zorgen we dat wat daar kritisch is, ruim van tevoren is getest, want een update die in maart misgaat, kost u de hele aangiftecampagne.
Wat het u oplevert
Het eerste is dat u tegenover klanten kunt aantonen hoe hun gegevens zijn afgeschermd, en dat is in deze sector een verkoopargument geworden in plaats van een formaliteit. Het tweede is rust in uw piekperiodes, doordat het risico op verstoring dan is teruggebracht in plaats van dat u erop hoopt. En het derde is tijdwinst bij het aannemen van nieuwe klanten, omdat het inrichten van een administratie een standaardhandeling wordt in plaats van iets wat iemand er tussendoor uitzoekt. Bij kantoren die groeien, is dat het verschil tussen meegroeien en telkens achter de feiten aanlopen.
U blijft eigenaar van uw inrichting
Wij werken in uw eigen omgeving en onder uw eigen licenties. Wat we inrichten leggen we vast in documentatie die van u is. Toegang tot klantadministraties beperken we tot wat het werk nodig maakt, en waar het niet nodig is, richten we het zo in dat het ook niet kan.
Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder voor de financiële sector
Kunnen jullie de scheiding tussen klantadministraties aantoonbaar maken?
Ja. We leveren het overzicht van wie waar bij kan, richten periodieke controle in en leggen vast wanneer er is beoordeeld, zodat u het kunt laten zien.
Hoe gaan jullie om met tijdelijke toegang bij drukte?
Door het mogelijk te maken en te laten vervallen. Tijdelijke toegang die niet automatisch stopt, is de belangrijkste oorzaak van scheefgroei in deze sector.
Kunnen jullie rond de aangifteperiode werken?
Ja, en dan zijn we juist terughoudend met wijzigen. Wat kritisch is, testen we ruim van tevoren; tijdens de piek doen we alleen wat echt niet kan wachten.
Wij nemen regelmatig nieuwe klanten aan. Kan dat sneller?
Meestal wel. Het inrichten van een nieuwe administratie is bij veel kantoren nog handwerk, terwijl het grotendeels te standaardiseren is.
Werken jullie met eigen mensen?
Ja. Het werk ligt bij onze eigen specialisten. We sturen geen losse cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.
Hoe snel kunnen jullie beginnen?
Meestal binnen 1 tot 2 weken. We starten met een overzicht van wie bij welke administraties kan, want dat is de basis onder de rest.
Geef ons in twee zinnen uw situatie: met welke pakketten u werkt, hoeveel administraties u voert en waar het nu knelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Autorisatiebeheer uitbesteden en Applicatiebeheerder Exact Online.