Wie op een accountantskantoor werkt, kent het patroon. In het eerste halfjaar het jaarwerk, daarna de aangiften, en tussendoor een stroom aan vragen van klanten die willen weten of iets aftrekbaar is. Ondertussen is het lastig om nieuwe mensen te vinden. Het is dan ook geen wonder dat AI in de accountancy zo snel terrein wint. Niet als vervanging van de accountant, maar als hulp bij het werk dat veel tijd kost en weinig oordeel vraagt.

Waar AI voor accountants het meeste tijd scheelt

De grootste winst zit in het voorwerk. Bankmutaties en inkoopfacturen die automatisch op de juiste grootboekrekening komen, met alleen de twijfelgevallen ter beoordeling. Stukken die klanten aanleveren, automatisch gecontroleerd op volledigheid zodat u niet zelf hoeft na te bellen. Een concept van de toelichting bij de jaarrekening op basis van de cijfers en het dossier van vorig jaar. Samenvattingen van lange mailwisselingen of nieuwe regelgeving. Elk van die taken kost nu uren per week, en een groot deel daarvan kan een goed ingericht systeem voorbereiden.

Klantvragen sneller en beter beantwoorden

Klanten stellen vaak dezelfde soort vragen. Kan ik deze kosten aftrekken, wanneer moet de aangifte binnen, wat moet ik aanleveren? Een assistent die die vragen beantwoordt op basis van uw eigen kennisbank en het dossier van de klant, met een verwijzing naar de bron, scheelt veel tijd. Wij bouwen zo'n assistent zo dat hij een concept klaarzet en een medewerker het antwoord controleert voordat het de deur uitgaat. Bij vragen waar een oordeel nodig is, verwijst hij door naar de accountant.

Data analyse in de controle

In de controlepraktijk kan AI helpen om grote hoeveelheden boekingen door te lopen en afwijkingen te vinden die een steekproef mist. Ongebruikelijke bedragen, boekingen op vreemde momenten, leveranciers die ineens anders factureren. Het systeem markeert, de accountant beoordeelt. Dat maakt de controle niet minder zorgvuldig, wel gerichter. Wij richten dat in zodat de werkwijze herleidbaar blijft en past bij de eisen die aan uw dossiervorming worden gesteld.

Werkt het met uw software?

De meeste kantoren werken met een combinatie van boekhoudsoftware, een klantportaal en een dossiersysteem. Wij bouwen voort op wat u heeft, of het nu Exact, Twinfield, AFAS, Nmbrs of een ander pakket is. Waar die software zelf al AI functies heeft, kijken we eerst of die volstaan voordat we iets nieuws bouwen. Voor de koppelingen en de automatisering zonder AI verwijzen we ook naar Automatisering voor accountants. Hoe het automatisch boeken in zijn werk gaat, leest u bij AI grootboek classificatie.

Geheimhouding en klantgegevens

Een accountant werkt met de meest vertrouwelijke gegevens die een bedrijf of particulier heeft. Een gratis chatdienst is daarvoor geen optie. Wij werken met zakelijke diensten met een verwerkersovereenkomst en de afspraak dat er niet op uw gegevens wordt getraind, bij voorkeur met opslag in Europa. Voor de meest gevoelige dossiers kan het model ook op een eigen server draaien. We leggen vast welke informatie in welk systeem mag, zodat u het aan klanten en bij een kwaliteitstoetsing kunt uitleggen.

Uw team erbij betrekken

AI voor accountants werkt alleen als de mensen op het kantoor het gebruiken. Wij beginnen daarom bij de medewerkers die het werk doen, niet bij de partners alleen. Wat kost hun de meeste tijd, en wat zouden ze het liefst kwijt zijn? Daaruit kiezen we de eerste toepassing. Na een paar weken proef weten we wat het oplevert en waar het moet worden bijgesteld. Daarna volgt een korte training voor het hele kantoor. Zo wordt AI voor accountants geen project van de partners, maar iets waar het hele kantoor dagelijks mee werkt.

AI voor accountants laten inrichten

Onze AI specialisten richten de toepassingen in, bouwen de koppelingen en zorgen voor een overdracht aan uw kantoor. Stel uw vraag, vertel welk werk u het meeste tijd kost, en u hoort binnen een werkdag van ons.

Verwant: Freelance AI consultant, AI maandafsluiting versnellen.