Bij veel organisaties komt de ondernemingsraad pas in beeld als het AI beleid al klaar is. Dan blijkt dat het instemmingsplichtig was, dat de OR zich gepasseerd voelt en dat het traject weken vertraging oploopt. Dat is jammer, want in de meeste gevallen wil de OR hetzelfde als de directie: dat AI verantwoord wordt gebruikt en dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Wie de OR vroeg betrekt, heeft er een bondgenoot aan.

Wanneer is een AI beleid instemmingsplichtig?

De Wet op de ondernemingsraden geeft de OR in artikel 27 instemmingsrecht bij onder meer regelingen over de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers en bij voorzieningen die geschikt zijn om aanwezigheid, gedrag of prestaties te volgen. Een AI beleid raakt daar vaak aan. Denk aan regels over het vastleggen van wat medewerkers in een AI tool doen, aan AI die gesprekken samenvat of aan tools die werk beoordelen. Gaat het alleen om afspraken over welke tools mogen en welke informatie erin mag, dan is de situatie minder duidelijk. Wij lopen het met u door en adviseren bij twijfel om de OR om instemming te vragen.

Adviesrecht bij nieuwe AI systemen

Naast instemming kent de wet adviesrecht, onder meer bij de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. De uitrol van Copilot of ChatGPT voor de hele organisatie, of een AI systeem dat werkprocessen ingrijpend verandert, kan daaronder vallen. De Europese AI verordening voegt er iets aan toe: wie als werkgever een hoog risico AI systeem op de werkvloer in gebruik neemt, zoals bepaalde systemen voor werving of beoordeling, moet de vertegenwoordiging van medewerkers en de betrokken medewerkers vooraf informeren. Bij AI CV screening implementatie speelt dat bijvoorbeeld direct.

Wat de ondernemingsraad wil weten

In onze ervaring stelt de OR steeds dezelfde vragen. Wordt er vastgelegd wat medewerkers in de AI tool doen, en wie kan dat zien? Wordt AI gebruikt om prestaties te beoordelen? Wat gebeurt er met banen en taken? Krijgen medewerkers training? En hoe kunnen ze bezwaar maken of een fout melden? Wij zorgen dat het voorstel die vragen al beantwoordt. Dat scheelt een ronde en laat zien dat er over is nagedacht.

Hoe wij u helpen de OR te betrekken

We beginnen met een informeel gesprek met de OR of de commissie die over IT en privacy gaat, nog voordat er een document ligt. Daarin leggen we uit wat de organisatie met AI wil en waar de zorgen kunnen zitten. Daarna schrijven we het beleid en het verzoek om instemming of advies, in gewone taal en met concrete voorbeelden. Waar dat helpt, geven we een korte sessie aan de OR over wat de tools wel en niet doen. Zo beoordeelt de OR het voorstel op inhoud en niet op onbekendheid.

Afspraken die het vertrouwen vergroten

Een paar afspraken maken in bijna elke organisatie het verschil. Gegevens over het gebruik van AI tools worden niet gebruikt om individuele medewerkers te beoordelen. Logging dient alleen voor beveiliging en het onderzoeken van incidenten, met een korte bewaartermijn. Medewerkers krijgen training voordat ze een tool moeten gebruiken. En er is een vast moment, bijvoorbeeld jaarlijks, waarop directie en OR samen kijken of het beleid nog klopt. Zulke afspraken kosten weinig en maken instemming veel eenvoudiger.

Als het beleid al klaar is

Ligt er al een AI beleid zonder dat de OR erbij betrokken was? Dan is dat te herstellen. Wij beoordelen of het instemmingsplichtig is, en zo ja, helpen we het alsnog netjes voor te leggen, met de vragen van de OR vooraf beantwoord. Hoe een volledig beleid eruitziet, leest u bij AI beleid opstellen.

Uw AI beleid samen met de ondernemingsraad opstellen

Onze AI specialisten schrijven het beleid, bereiden het overleg met de OR voor en geven waar gewenst de uitleg aan de OR zelf. Juridische vragen over de precieze reikwijdte van het instemmingsrecht leggen we, waar dat nodig is, voor aan uw arbeidsjurist. Stel uw vraag. Binnen een werkdag hoort u hoe wij het zouden aanpakken.

Verwant: Freelance AI consultant, AI geletterdheid training.