Je hebt een rapport gebouwd dat klopt, en dan komt de vraag waar het bij de meeste organisaties spaak loopt: hoe krijg ik dit bij de mensen die het moeten zien? Vaak zijn dat collega's zonder Pro-licentie, en soms zit de helft van je publiek helemaal niet in je eigen organisatie. Wat er dan kan, hangt af van licentiekeuzes die je bij het bouwen nog niet op je netvlies had. Dit artikel zet de vier routes naast elkaar, met de kosten en de valkuilen die er in de praktijk bij horen.
Kort antwoord
Wie een rapport deelt heeft altijd zelf een Pro-licentie nodig. Voor de kijkers geldt: binnen je organisatie heeft iedereen ook Pro nodig, tenzij je rapport op een Fabric-capaciteit van F64 of hoger staat, want dan kunnen gebruikers met een gratis licentie meekijken. Buiten je organisatie deel je via gastaccounts, waarbij dezelfde licentieregel geldt. Publiceren naar het web zet je rapport publiek op internet zonder inlog en is voor bedrijfsdata vrijwel nooit de bedoeling. Voor klanten of een portaal gebruik je embedded.
In dit artikel:
Waarom delen in Power BI zo verwarrend is
De verwarring komt doordat er twee dingen door elkaar lopen die niets met elkaar te maken hebben: waar je rapport staat en wie erbij mag. Wie het rapport maakt en publiceert, heeft altijd een Pro-licentie nodig. Dat deel is simpel. Het rommelige zit aan de kant van de kijkers, want daar bepaalt niet je rapport maar de werkruimte waar het in staat wat er mag.
Staat je rapport in een gewone werkruimte, dan heeft iedereen die het opent zelf ook Pro nodig. Staat datzelfde rapport in een werkruimte die op een Fabric-capaciteit van F64 of hoger draait, dan kunnen collega's met een gratis licentie het gewoon bekijken. Het rapport is identiek, de gebruikers zijn identiek, alleen de onderliggende capaciteit verschilt. Dat is de reden dat je collega bij het ene rapport wel meekijkt en bij het andere een melding krijgt dat hij moet upgraden.
Bij een klein team valt dat nauwelijks op. Zodra je richting honderd kijkers gaat, wordt het de duurste beslissing in je hele Power BI-inrichting, en die neem je meestal onbewust bij het aanmaken van een werkruimte.
De vier manieren om te delen
In de praktijk kom je er vier tegen. Ze sluiten elkaar niet uit, en de meeste organisaties gebruiken er uiteindelijk twee naast elkaar.
| Route | Voor wie | Wat de kijker nodig heeft | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Werkruimte of app | Eigen collega's | Pro, of gratis bij F64 en hoger | Interne rapportage, de standaardroute |
| Gastaccount | Externen die je als gast uitnodigt | Pro, of gratis bij F64 en hoger | Accountant, adviseur, ketenpartner |
| Publiceren naar het web | Iedereen op internet | Niets, geen inlog | Alleen openbare cijfers |
| Embedded | Klanten in je eigen portaal | Niets, jij betaalt de capaciteit | Klantportalen, software met rapportage |
Delen zonder dat iedereen Pro nodig heeft
Dit is de vraag die het vaakst gesteld wordt, en het antwoord bevalt niet iedereen: binnen de standaardopzet kan het niet. Wie een rapport in een gewone werkruimte opent, heeft Pro nodig, ook als hij alleen kijkt en nooit iets aanpast. Er is precies één uitzondering, en dat is capaciteit.
Zet je de werkruimte op een Fabric-capaciteit van F64 of hoger, dan mogen gebruikers met een gratis licentie de inhoud bekijken. Let op het woord bekijken: die vrijstelling geldt alleen voor de rol van viewer. Geef je iemand een zwaardere rol in de werkruimte, dan heeft hij alsnog Pro of PPU nodig. Vanaf dat moment betaal je niet meer per kijker maar voor de capaciteit als geheel. Het omslagpunt ligt bij enkele honderden kijkers. Vergelijk je capaciteit met Pro-licenties, dan kom je in de praktijk ergens rond de driehonderd tot vierhonderd uit; vergelijk je met de duurdere PPU-licentie, dan kantelt het al rond de tweehonderd. Waar het bij jou precies ligt, hangt af van je tarieven en of je de capaciteit gereserveerd afneemt. Zit je eronder, dan is per gebruiker vrijwel altijd goedkoper. Zit je erboven, dan koop je er meteen betere prestaties bij.
Wat vaak vergeten wordt: de mensen die rapporten maken hebben nog steeds allemaal Pro nodig, ook op een capaciteit. De besparing zit uitsluitend aan de kijkkant. Wie die rekensom serieus wil maken, kan dat het beste doen voordat de eerste werkruimte wordt aangemaakt, want achteraf verhuizen kost tijd die niemand ervoor had ingepland. We helpen bij die afweging via Power BI Premium Per User keuze.
Pro
nodig voor iedereen die publiceert, ongeacht de capaciteit
F64
de drempel waarboven gratis gebruikers mogen meekijken
~300+
kijkers vanaf waar capaciteit meestal goedkoper uitpakt dan Pro per persoon
Bron: Microsoft Power BI licensing en Fabric capacity documentatie. Prijzen en drempels wijzigen, controleer de actuele voorwaarden bij Microsoft.
Delen met mensen buiten je organisatie
Voor externen loopt het via gastaccounts. Je nodigt iemand met zijn zakelijke e-mailadres uit, hij wordt als gast toegevoegd aan je omgeving en krijgt daarna toegang tot precies de rapporten die je hem geeft. Dat werkt goed en het is de route die je wilt voor een accountant, een adviseur of een ketenpartner die structureel meekijkt.
Er zijn twee dingen die mensen verrassen. Het eerste is dat de licentieregel gewoon doorloopt: je gast heeft ook Pro nodig, tenzij je op een capaciteit van F64 of hoger zit. In de praktijk betekent dat vaak dat de externe partij zijn eigen licentie meeneemt, of dat jij er een toewijst. Het tweede is dat een privéadres wel mag, maar minder prettig werkt dan je hoopt. Microsoft noemt gmail- en outlookadressen sociale identiteiten en je mag ze uitnodigen, alleen kan zo iemand daarna uitsluitend via een browser meekijken en niet via de mobiele app. Voor een adviseur die af en toe een rapport opent is dat geen probleem, voor iemand die er dagelijks in moet werken wil je een zakelijk account.
Wil je iets delen met iemand die de uitnodiging helemaal niet wil accepteren, of met een groep waarvan je de mensen niet bij naam kent, dan is een gastaccount niet de oplossing en kom je uit bij embedded of bij een periodieke export. Dat laatste is minder elegant dan het klinkt, maar voor een maandelijkse rapportage aan een financier volstaat het prima.
Publiceren naar het web: bijna nooit wat je wilt
In het menu staat een optie die verleidelijk simpel klinkt: publiceren naar het web. Je krijgt een link, iedereen met die link kan het rapport zien, en er is geen licentie of inlog nodig. Precies wat je zocht, zou je denken.
Wat er staat is dat je rapport op het openbare internet komt. Niet afgeschermd, niet onvindbaar, maar publiek. De link kan doorgestuurd worden, kan in een zoekmachine belanden en is door iedereen te openen. Er zijn organisaties die op deze manier per ongeluk omzetcijfers, klantnamen of personeelsgegevens hebben gepubliceerd, en dat wordt meestal pas ontdekt als iemand van buiten erover belt.
Gebruik het uitsluitend voor cijfers die je ook op je eigen website zou zetten. Voor alles wat daar niet aan voldoet, is het antwoord nee, hoe handig het ook lijkt. Veel organisaties zetten deze optie daarom organisatiebreed uit en staan hem alleen op aanvraag toe. Dat is een verstandige keuze en het hoort thuis in het bredere gesprek over Power BI beheer en doorontwikkeling.
Keuzehulp in vijf stappen
Loop deze vragen in volgorde af. Bij de eerste die je met ja beantwoordt, weet je welke route je nodig hebt.
| Stap | Vraag | Zo ja |
|---|---|---|
| 1 | Mag iedereen op internet deze cijfers zien? | Publiceren naar het web |
| 2 | Zijn de kijkers klanten in jouw eigen portaal of software? | Embedded |
| 3 | Zitten de kijkers buiten je organisatie met een eigen zakelijk account? | Gastaccount |
| 4 | Zijn het eigen collega's en heb je er enkele honderden? | Capaciteit vanaf F64 |
| 5 | Eigen collega's, kleiner gezelschap? | Pro per gebruiker, via een app |
Een praktische tip bij stap vijf: deel niet losse rapporten maar bundel ze in een app. Je beheert dan de toegang op één plek in plaats van per rapport, en je kijkers zien een nette omgeving in plaats van een lijst met bestanden. Het scheelt vooral gedoe op het moment dat er iemand uit dienst gaat.
Wat de routes ongeveer kosten
Exacte bedragen wisselen en zijn afhankelijk van je afspraken met Microsoft, dus onderstaande is bedoeld om de verhouding te laten zien en niet als offerte. De kern is dat de eerste twee routes per persoon rekenen en de laatste twee per capaciteit.
| Route | Kostenmodel | Loopt op met | Let op |
|---|---|---|---|
| Pro per gebruiker | Vast bedrag per persoon per maand | Aantal kijkers | Wordt duur voorbij ongeveer honderd kijkers |
| Premium Per User | Hoger bedrag per persoon per maand | Aantal kijkers | Alleen zinvol als je de extra functies gebruikt |
| Fabric-capaciteit | Vast bedrag per maand voor de hele omgeving | Benodigde rekenkracht | Gratis meekijken pas vanaf F64 |
| Embedded | Capaciteit, jij draagt de kosten | Gebruik door je klanten | Vraagt ontwikkelwerk in je eigen applicatie |
Het patroon dat we het vaakst tegenkomen: een organisatie begint met een handjevol Pro-licenties, het gebruik groeit sneller dan verwacht en na anderhalf jaar staat er een rekening waar niemand op had gerekend. Op dat moment is overstappen naar capaciteit een verhuizing in plaats van een instelling. Wie dat wil voorkomen, rekent het scenario van honderd kijkers alvast door terwijl er nog tien zijn. Zit je nu al in die situatie, kijk dan naar Power BI Premium naar Fabric F capacity migratie. Bouw je een portaal voor klanten, dan is Power BI Embedded specialist inhuren het startpunt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een Power BI rapport delen zonder Pro-licentie?
Als maker niet: publiceren en delen vereist altijd Pro. Voor kijkers kan het wel, maar alleen als de werkruimte op een Fabric-capaciteit van F64 of hoger draait. In alle andere gevallen heeft ook de kijker Pro nodig.
Kan ik delen met iemand met een gmailadres?
Ja. Microsoft noemt gmail- en outlookadressen sociale identiteiten en je kunt ze als gast uitnodigen. Wel met beperkingen: zo iemand kan alleen via een browser meekijken en niet via de mobiele app, en de licentieregel blijft gewoon gelden.
Is publiceren naar het web veilig?
Nee, in de zin dat er geen enkele afscherming is. Het rapport staat publiek op internet en de link is door iedereen te openen. Gebruik het alleen voor cijfers die je ook op je eigen website zou publiceren.
Wat is het verschil tussen een rapport en een app delen?
Bij een rapport regel je toegang per stuk, bij een app bundel je meerdere rapporten en beheer je de toegang op één plek. Voor meer dan een handvol kijkers is een app vrijwel altijd handiger in beheer.
Vanaf hoeveel kijkers is capaciteit goedkoper dan Pro?
Bij enkele honderden. Tegenover Pro kom je meestal rond de driehonderd tot vierhonderd uit, tegenover PPU al rond de tweehonderd. Reken het door met je eigen tarieven, want het omslagpunt verschuift met elke prijswijziging.
Kunnen externen ook zelf rapporten aanpassen?
Dat kan als je ze die rechten geeft, maar het is zelden verstandig. Geef gasten leesrechten en houd het maken en publiceren binnen je eigen organisatie, anders raak je het overzicht kwijt over wie wat heeft gewijzigd.
Samengevat
Delen is in Power BI geen instelling maar een licentiekeuze. Maken en publiceren vraagt altijd Pro; of je kijkers dat ook nodig hebben, hangt aan de capaciteit onder je werkruimte. Externen deel je via gastaccounts met een zakelijk account, klanten bedien je via embedded, en publiceren naar het web is alleen bedoeld voor cijfers die openbaar mogen zijn. Reken het scenario van honderd kijkers alvast door terwijl je er nog tien hebt, dan neem je de keuze op het moment dat hij nog een instelling is en geen verhuizing. Loop je hier tegenaan bij een nieuwe inrichting, kijk dan naar Power BI implementatie of bekijk wat een freelance Power BI consultant inhuren in jouw situatie oplevert.
