Power Query vs Power Pivot vs Power BI: wat doet wat?

Power Query, Power Pivot en Power BI klinken als drie producten waaruit je moet kiezen. Dat is precies het misverstand. Twee ervan zijn onderdelen die in het derde zitten, en ze zitten óók in Excel. Wie dat eenmaal doorheeft, snapt in één klap waarom zijn Excel-bestand traag is, waarom die ene draaitabel niet doet wat hij zou moeten doen, en wat er nu eigenlijk verandert als je overstapt naar Power BI.

De volgorde waarin ze werken

De makkelijkste manier om het te onthouden is als een lopende band met drie stations. Eerst komt Power Query: die haalt gegevens op uit je bronnen en maakt ze bruikbaar. Daarna gaat het naar Power Pivot: die bewaart de tabellen, legt de verbanden en doet het rekenwerk. Pas daarna komt de visualisatie, en dat is wat de meeste mensen als Power BI herkennen.

Wat dat inzicht praktisch maakt: als je rapport traag is of je cijfers kloppen niet, weet je meteen bij welk station je moet zoeken. Rare tekens en verkeerde datums repareer je bij Query. Getallen die dubbel geteld worden of relaties die niet lopen, zitten bij Pivot. Een grafiek die het verkeerde laat zien terwijl de onderliggende cijfers kloppen, is het derde station. Wie dat onderscheid niet maakt, gaat vaak in de visualisatie zitten sleutelen aan een probleem dat twee stappen eerder ontstond.

Power Query: ophalen en opschonen

Power Query is het gereedschap waarmee je verbinding maakt met een bron en de gegevens onderweg opschoont. Kolommen splitsen, lege regels eruit, datums omzetten, twee bestanden aan elkaar plakken, een map met honderd exports in één keer inlezen. Dat soort werk.

Het grote voordeel zit niet in wat het kan, maar in dat het zich herhaalt. Elke bewerking wordt vastgelegd als een stap, en die stappen draaien opnieuw zodra je ververst. De maandelijkse handeling waarbij iemand een export opent, drie kolommen verwijdert, een filter toepast en er een draaitabel op zet, gebeurt daarna vanzelf. Dat is voor de meeste organisaties de eerste echte tijdwinst, nog voordat er één dashboard bestaat.

Power Query zit in Excel en in Power BI, en het is in beide vrijwel hetzelfde. Wat je in Excel leert, neem je dus rechtstreeks mee. Werk je met veel losse bestanden en systemen, dan is dit ook waar de meeste tijd in gaat zitten bij een implementatie; zie Power BI koppelen aan Excel voor hoe dat er in de praktijk uitziet.

Power Pivot: model en berekeningen

Waar Power Query stopt, begint Power Pivot. Hier landen je tabellen in een model, leg je vast hoe ze zich tot elkaar verhouden en schrijf je berekeningen in DAX. Dit is het onderdeel dat mensen het vaakst overslaan en waar de kwaliteit van je rapport vandaan komt.

Het klassieke voorbeeld: iemand plakt verkoopgegevens, klantgegevens en productgegevens in één brede tabel omdat dat overzichtelijk voelt. Het werkt, tot je marge per productgroep per regio wilt zien en de cijfers ineens niet meer optellen. Met een model waarin verkoop, klanten en producten aparte tabellen zijn die aan elkaar gekoppeld zijn, gebeurt dat niet. Dat heet een sterschema en het is het enige modelleeradvies dat je echt moet onthouden.

DAX is de taal waarin je in dit station rekent. Het lijkt op Excel-formules en gedraagt zich anders, want een DAX-berekening weet in welke context hij staat. Dat maakt hem krachtig en in het begin verwarrend. Je hoeft er niet diep in te duiken om ver te komen: een handvol berekeningen dekt de meeste rapportagebehoefte.

Power BI: alles bij elkaar plus delen

Power BI is geen vervanger van de vorige twee, het is de verpakking eromheen. Je krijgt Power Query en Power Pivot in dezelfde omgeving, met daarbovenop een rapportagelaag en, belangrijker, een manier om het resultaat bij anderen te krijgen.

Dat laatste is waar het echte verschil met Excel zit. Een Excel-bestand met een prachtig model deel je door het te versturen, en vanaf dat moment zijn er twee versies. In Power BI publiceer je naar een centrale plek waar iedereen naar hetzelfde kijkt, met rechten en een verversing die vanzelf draait. Dat klinkt saai en het is precies de reden dat organisaties overstappen.

Het verschil in één tabel

Wanneer stap je over van Excel?

Omdat Power Query en Power Pivot in Excel zitten, is de vraag niet welk onderdeel je nodig hebt maar waar je eindproduct terechtkomt. Deze vier signalen wijzen erop dat Excel niet meer volstaat.

Herken je er geen van, dan is Excel met Power Query en Power Pivot een prima eindstation en hoef je nergens heen. Herken je er twee of meer, dan is de overstap eerder een kwestie van tijd dan van keuze. Het prettige is dat je werk meeverhuist: je queries en je model kun je grotendeels overnemen. Hoe zo'n overstap in de praktijk loopt, staat beschreven bij Power BI rapportage laten maken.

Drie fouten die je hiermee voorkomt

De eerste is opschonen op de verkeerde plek. Mensen halen ruwe gegevens op en repareren daarna van alles met formules in het werkblad of met berekende kolommen in het model. Dat hoort in Power Query, waar het zich herhaalt en waar het je model niet opblaast.

De tweede is alles in één brede tabel proppen. Het voelt overzichtelijk en het is de oorzaak van vrijwel elke telfout die we tegenkomen. Splits in aparte tabellen en leg relaties, ook als het in het begin omslachtiger lijkt.

De derde is denken dat trage rapporten een visualisatieprobleem zijn. In verreweg de meeste gevallen ligt het aan het model: te veel kolommen die niemand gebruikt, berekende kolommen die berekeningen hadden moeten zijn, of relaties die de verkeerde kant op staan. Wie dat opruimt, wint meer snelheid dan met welke instelling ook. Loop je hier structureel tegenaan, dan is Power BI beheer en doorontwikkeling het onderwerp waar dit thuishoort.

Veelgestelde vragen