Power BI Desktop is gratis, en dat is precies waarom de kostenvraag zo vaak te laat komt. Je bouwt iets moois op je laptop, je wilt het delen, en pas op dat moment blijkt dat je licentie nodig hebt. Niet één, maar één per persoon die kijkt. Dit artikel zet de vier licentievormen naast elkaar, laat zien waar het omslagpunt ligt tussen betalen per gebruiker en betalen voor capaciteit, en benoemt de kosten die in vrijwel elke begroting ontbreken.
Kort antwoord
Power BI Desktop kost niets, maar zodra je deelt heb je Pro nodig, en dat geldt ook voor iedereen die je rapport bekijkt. Premium Per User is de duurdere variant met extra functies, per persoon. Fabric-capaciteit is een vast bedrag voor je hele omgeving en is de enige route waarbij collega's met een gratis licentie mogen meekijken, mits je op F64 of hoger zit. Tot enkele honderden kijkers is Pro per gebruiker meestal het goedkoopst, daarboven kantelt het richting capaciteit.
In dit artikel:
De vier licentievormen
Microsoft biedt vier smaken aan, en ze werken op twee verschillende manieren. De eerste drie reken je af per persoon, de laatste per omgeving. Dat onderscheid bepaalt uiteindelijk je hele rekensom.
| Vorm | Reken je af | Mag publiceren | Kunnen gratis gebruikers kijken |
|---|---|---|---|
| Free | Niets | Nee | Niet van toepassing |
| Pro | Per gebruiker per maand | Ja | Nee |
| Premium Per User | Per gebruiker per maand, hoger | Ja, met extra functies | Nee |
| Fabric-capaciteit | Per maand voor de omgeving | Maker heeft nog steeds Pro nodig | Ja, vanaf F64 |
Wat kun je met de gratis versie?
Meer dan mensen denken, en tegelijk minder dan ze hopen. Met een gratis licentie bouw je in Power BI Desktop wat je wilt: koppelingen leggen, een datamodel maken, rekenen met DAX, visualisaties bouwen. Er zit geen rem op de functionaliteit van het bouwen zelf. Je kunt het bestand ook gewoon doorsturen naar een collega die het in zijn eigen Desktop opent.
Waar het stopt is delen via de dienst. Publiceren naar een werkruimte waar anderen bij kunnen, een app maken, automatisch laten verversen: daar heb je Pro voor nodig. In de praktijk betekent dat de gratis versie prima werkt voor iemand die voor zichzelf analyseert, en niet werkt zodra er een tweede persoon meekijkt. Meestal is dat binnen een maand het geval.
Pro: de standaard voor de meeste organisaties
Pro is waar negen van de tien organisaties op uitkomen. Iedereen die publiceert heeft het nodig, en iedereen die kijkt ook. Dat laatste is het stuk dat begrotingen laat ontsporen, want bij het plannen wordt vaak gerekend met het aantal bouwers terwijl de rekening bepaald wordt door het aantal kijkers.
Een voorbeeld dat we vaak zien: een finance-afdeling begint met drie mensen die rapporten maken. Het bevalt, de directie wil meekijken, dan de vestigingsmanagers, dan de teamleiders. Binnen een jaar staan er zestig licenties op de factuur waarvan er drie bij bouwers horen. Niemand heeft daar een besluit over genomen, het is gegroeid. Dat is geen ramp, want tot enkele honderden gebruikers is Pro doorgaans nog steeds de goedkoopste route, maar het is wel goed om te weten dat de kosten meelopen met het succes van je rapportage.
Premium Per User: wanneer is dat het waard?
Premium Per User, meestal afgekort tot PPU, geeft je per gebruiker toegang tot functies die anders alleen op een capaciteit zitten. Denk aan grotere datasets, vaker verversen per dag, paginated reports en deployment pipelines. Je betaalt daar een flink hoger bedrag per persoon voor.
De valkuil is dat PPU aanvoelt als een tussenstap tussen Pro en capaciteit, terwijl het dat economisch niet is. Het lost namelijk het probleem niet op waar de meeste organisaties tegenaan lopen, want ook bij PPU heeft iedere kijker een eigen licentie nodig. PPU is zinvol als een beperkte groep zware functies nodig heeft; Microsoft noemt zelf de grens van 250 gebruikers als vuistregel waaronder PPU voordeliger uitpakt dan een capaciteit. Het is niet zinvol als je doel is om honderd mensen te laten kijken, want dan betaal je het dubbele voor hetzelfde probleem. Twijfel je in welke situatie je zit, dan helpt Power BI Premium Per User keuze je bij die afweging.
0
euro voor Power BI Desktop, tot je wilt delen
F64
de enige drempel waarboven kijken zonder licentie mag
~2x
de prijs van PPU ten opzichte van Pro, per gebruiker
Bron: Microsoft Power BI en Fabric licensing documentatie. Tarieven wijzigen periodiek, controleer de actuele prijzen bij Microsoft of je licentiepartner.
Capaciteit: betalen per omgeving in plaats van per persoon
Goed om te weten voordat je hierin duikt: Microsoft faseert de oude Premium-capaciteiten met een P-nummer uit en stuurt nieuwe én bestaande klanten richting de Fabric F-capaciteiten. Zit je nog op een P-SKU, dan is dit onderwerp sowieso binnenkort aan de orde. Bij een Fabric-capaciteit koop je rekenkracht in plaats van gebruikers. Je betaalt een vast bedrag per maand en daarbinnen draait je hele omgeving. De reden dat organisaties overstappen is zelden de rekenkracht en bijna altijd de licentieregel die eraan hangt: vanaf F64 mogen gebruikers met een gratis licentie meekijken. Daar kantelt het kostenmodel pas echt. Let wel op het woord meekijken: die vrijstelling geldt alleen voor wie de rol van viewer heeft. Krijgt iemand een zwaardere rol in de werkruimte, dan is Pro of PPU alsnog nodig.
Onder F64 zit je nog steeds vast aan een licentie per kijker en heb je vooral betere prestaties gekocht. Vanaf F64 verdwijnt de koppeling tussen aantal kijkers en kosten volledig, en kun je zonder rekenwerk vijfhonderd mensen laten meekijken. Wie de juiste maat wil bepalen, kan terecht bij Microsoft Fabric capacity sizing F SKU keuze.
Let op één ding dat regelmatig misgaat: je bouwers hebben nog steeds Pro nodig, ook op een capaciteit. De besparing zit puur aan de kijkkant, en dat betekent dat een organisatie met veel makers en weinig kijkers weinig aan capaciteit heeft.
Het omslagpunt berekenen
De rekensom is gelukkig simpel. Je zet de maandkosten van een capaciteit af tegen het aantal kijkers maal de prijs van een Pro-licentie, en je kijkt waar de lijnen elkaar kruisen. Loop deze vier stappen af.
| Stap | Wat je bepaalt | Waarom het uitmaakt |
|---|---|---|
| 1 | Aantal mensen dat rapporten maakt | Die houden altijd Pro, in elk scenario |
| 2 | Aantal mensen dat alleen kijkt | Dit is de groep waar capaciteit op bespaart |
| 3 | Verwacht aantal kijkers over twee jaar | Rapportage groeit sneller dan begroot |
| 4 | Kijkers maal Pro-prijs tegenover capaciteitsprijs | Waar dit kruist, ligt je omslagpunt |
Met de tarieven zoals ze de afgelopen jaren lagen, komt dat kruispunt uit bij enkele honderden kijkers: tegenover Pro ergens rond de driehonderd tot vierhonderd, tegenover PPU al rond de tweehonderd. Microsoft zelf hanteert als vuistregel dat PPU voordeliger is onder de 250 gebruikers. Reken het na met je eigen aantallen, want de Pro-prijs en de capaciteitsprijs zijn allebei aangepast de laatste jaren en het punt verschuift mee. Belangrijker dan de exacte uitkomst is stap drie: reken met wat je over twee jaar verwacht, niet met vandaag. Overstappen naar capaciteit als je er al overheen zit, is een migratie in plaats van een instelling.
Kosten die mensen vergeten
De licentie is het zichtbare deel van de rekening en zelden het grootste. Drie posten die structureel buiten begrotingen vallen.
De eerste is beheer. Iemand moet werkruimtes inrichten, toegang verlenen en intrekken, verversingen in de gaten houden en ingrijpen als een koppeling breekt. Bij een handvol rapporten doet iemand dat erbij, bij vijftig rapporten is het een taak. Geen licentie, wel geld, en het is de reden dat Power BI beheer en doorontwikkeling voor veel organisaties een apart onderwerp wordt.
De tweede is de gateway voor gegevens die nog op eigen servers staan. De software is gratis, de server waar hij op draait niet, en het onderhoud eraan ook niet. De derde is de tijd die opgaat aan het opschonen van brongegevens. Op papier is dat geen Power BI-kostenpost, en het is wel waar het meeste werk zit voordat een rapport klopt. Wie die post niet inplant, ziet hem terug als vertraging.
Veelgestelde vragen
Is Power BI echt gratis?
Power BI Desktop wel, en daarmee kun je volwaardig bouwen en analyseren. Zodra je een rapport wilt delen of automatisch laten verversen, heb je Pro nodig, en dat geldt ook voor de mensen die alleen kijken.
Wat kost Power BI per maand?
Dat hangt af van je model. Pro en PPU reken je af per gebruiker per maand, capaciteit is een vast bedrag voor je hele omgeving. Microsoft past de tarieven periodiek aan, dus controleer de actuele prijzen voordat je begroot.
Wat is het verschil tussen Pro en Premium Per User?
PPU geeft je per gebruiker toegang tot zwaardere functies zoals grotere datasets en vaker verversen. Het lost het kijkersprobleem niet op: ook bij PPU heeft iedereen die kijkt een eigen licentie nodig.
Kunnen collega's zonder licentie meekijken?
Alleen als je rapport op een Fabric-capaciteit van F64 of hoger draait. Alleen in die situatie is een gratis licentie genoeg om te kijken. In alle andere gevallen heeft ook de kijker Pro nodig.
Vanaf wanneer loont een capaciteit?
Bij enkele honderden kijkers: tegenover Pro rond de driehonderd tot vierhonderd, tegenover PPU al rond de tweehonderd. Reken met het aantal dat je over twee jaar verwacht, want overstappen achteraf kost meer tijd dan de besparing in het eerste jaar oplevert.
Heb ik Fabric nodig om Power BI te gebruiken?
Nee. Power BI werkt prima met alleen Pro of PPU. Fabric wordt interessant zodra je capaciteit wilt in plaats van licenties per persoon, of als je datawerk buiten rapportage in hetzelfde platform wilt onderbrengen.
Samengevat
De kosten van Power BI worden niet bepaald door wat je bouwt maar door hoeveel mensen kijken. Pro is voor de meeste organisaties de logische standaard, PPU alleen zinvol voor een klein team met zware functiebehoefte, en capaciteit vanaf F64 het moment waarop het aantal kijkers niet langer meetelt in je rekening. Reken je omslagpunt door met de aantallen die je over twee jaar verwacht en vergeet beheer, gateway en het opschonen van je brongegevens niet, want daar zit vaak meer geld dan in de licenties zelf. Hulp nodig bij die inrichting, kijk dan naar Power BI implementatie of wat een freelance Power BI consultant inhuren je kan besparen.
