Een monteur die met een papieren werkbon op pad gaat, komt 's avonds terug met een half ingevuld, koffievlekkerig briefje dat de administratie de volgende dag mag ontcijferen en overtypen. Onderweg gaat informatie verloren, facturatie loopt vertraging op en niemand weet precies wat er is gedaan. Wij bouwen met Power Apps een werkbonnen-app waarmee de buitendienst het werk ter plekke vastlegt, met foto's en handtekening, en die direct doorstroomt naar kantoor.

Wat wij vastleggen op de digitale werkbonnen

Op de werkbon legt de monteur vast wat hij heeft gedaan: de uitgevoerde werkzaamheden, de bestede uren, de gebruikte materialen, eventuele foto's van de situatie en de handtekening van de klant voor akkoord. Wij richten de werkbon in op uw vak, want een installateur legt andere dingen vast dan een hovenier of een liftmonteur. Zo is de werkbon compleet op het moment dat het werk klaar is, en hoeft er achteraf niets te worden gereconstrueerd uit een geheugen dat na tien klussen op een dag toch vervaagt.

Werkbonnen die ook zonder internet werken

Buitendienstwerk gebeurt niet altijd op plekken met goed bereik: een kelder, een afgelegen locatie, een pand zonder wifi. Daarom werkt de werkbonnen-app offline: de monteur vult alles in en zodra er weer verbinding is, synchroniseert de werkbon vanzelf naar kantoor. Zo staat het werk nooit stil door een ontbrekende verbinding en gaat er geen registratie verloren. De monteur merkt er niets van en hoeft niet te wachten of het later opnieuw in te voeren.

Werkbonnen met foto's en klanthandtekening als bewijs

Een werkbon is niet alleen een registratie, maar ook een bewijsstuk. Foto's van de situatie voor en na, en een handtekening van de klant voor akkoord, voorkomen discussie achteraf over wat er is gedaan en of het naar wens was. Wij zorgen dat die foto's en handtekening bij de werkbon horen en meegaan naar kantoor. Zo staat u sterker bij een klacht of een betwiste factuur, en heeft de klant meteen duidelijkheid over wat er is uitgevoerd en waarvoor hij tekent.

Werkbonnen die meteen doorstromen naar facturatie

De grootste tijdwinst zit tussen de klus en de factuur. Doordat de werkbon met uren en materialen digitaal binnenkomt, kan de facturatie er direct mee aan de slag, zonder overtypen en zonder wachten op het papieren briefje. Wij koppelen de werkbonnen aan uw facturatie- of ERP-systeem, zodat een afgeronde klus vlot een factuur wordt. Zo verkort u de tijd tussen werk en geld, en verdwijnen de fouten die ontstaan bij het handmatig overnemen van uren en materialen.

Werkbonnen gekoppeld aan uw planning

Een monteur wil 's ochtends zien welke klussen hij die dag heeft, en de planner wil zien wat er af is. Wij koppelen de werkbonnen aan uw planning, zodat de monteur zijn opdrachten in de app ziet staan en een afgeronde klus meteen de status bijwerkt. Zo weet kantoor real-time wat er is gedaan en wat nog openstaat, zonder rond te bellen. De planning en de uitvoering praten met elkaar in plaats van dat het twee gescheiden werelden blijven.

Werkbonnen die de monteur snel invult

Een monteur is vakman, geen typist, en een omslachtige app wordt niet gebruikt. Wij houden de werkbon daarom snel en simpel: keuzelijsten voor veelvoorkomende werkzaamheden en materialen, zo min mogelijk typen, grote knoppen die ook met werkhandschoenen te bedienen zijn. Hoe minder moeite het invullen kost, hoe completer en netter de werkbonnen binnenkomen. Gemak op de werkvloer levert direct betere gegevens op kantoor op.

Wat digitale werkbonnen u opleveren

U krijgt werkbonnen die ter plekke compleet worden ingevuld, met bewijs, en die vlot doorstromen naar facturatie en planning. Dat scheelt de administratie overtypwerk, versnelt de facturatie en vermindert discussies met klanten. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd er nu tussen klus en factuur zit, zodat de winst tastbaar is.

Doorlooptijd en beheer van uw werkbonnen-app

Een eerste werkende werkbonnen-app staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van de koppeling met uw facturatie en planning. Wij leveren vroeg een testbare versie op en laten een paar monteurs meekijken, want hun praktijkervaring maakt of breekt de app. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf werksoorten, materialen en velden kunt aanpassen als uw werk verandert.

Werkbonnen die de klant meteen een net verslag geven

Een afgeronde werkbon is niet alleen voor uw eigen administratie waardevol, maar ook voor de klant. Wij kunnen de werkbon automatisch omzetten in een nette PDF die de klant per mail ontvangt: wat is er gedaan, welke materialen zijn gebruikt, met de foto's en de ondertekening erbij. Dat oogt professioneel en voorkomt vragen achteraf. De klant heeft meteen een duidelijk verslag in handen en u een tevreden indruk, zonder dat iemand op kantoor daar nog een document voor hoeft te maken.

Verwant: ZZP Power Platform consultant, Freelance IT consultant.