Een interne audit in Word leidt tot een externe audit met afwijkingen die u zelf had moeten zien. De externe auditor van Lloyd's of DNV vraagt om bewijs dat u uw eigen managementsysteem actief gebruikt, en wil zien dat bevindingen worden opgevolgd. Een Word-template met handtekening haalt die toets niet meer.

Auditprogramma in Dataverse

Per norm (ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 45001) legt u de processen vast die u jaarlijks audit, met de norm-elementen die u toetst. De interne auditor ziet zijn agenda voor het kwartaal in de app: welke afdeling, welke processen, welke vragen. Een normelement uit ISO 27001 Annex A koppelt direct aan de bijbehorende controlevragen.

Bevindingen vastleggen op locatie

De auditor loopt mee, vraagt om bewijsstukken, en legt afwijkingen direct vast. Per bevinding: classificatie (major, minor, observatie), normartikel, beschrijving, bewijs (foto van procedure of screenshot van scherm), eigenaar van de oplossing, en deadline. Niets meer in een notitieboekje dat later "uitgewerkt" moet worden, met het risico op verlies van detail.

Follow-up tot het echt opgelost is

Hier loopt de meeste auditkwaliteit weg: een bevinding wordt benoemd maar niet gevolgd. Power Automate stuurt herinneringen naar de actiehouder en escaleert naar de proceseigenaar als een deadline verstrijkt. Bij sluiting moet bewijs worden geleverd: aangepaste procedure, screenshot van een nieuwe instelling, opleidingsdeelname. Pas dan gaat de bevinding op "gesloten".

Audit-trail die de externe auditor accepteert

Dataverse logt elke wijziging met gebruiker en tijdstempel. De externe auditor krijgt leesrechten op een Power BI-rapport met openstaande bevindingen, doorlooptijden en herhaalpatronen. Dit is precies waar een externe audit naar zoekt: aantoonbare regie op uw eigen systeem, niet een mooi rapport eens per jaar.

Vervangt de templatemap

Veel kwaliteitsmanagers werken nog met een SharePoint-map vol auditrapporten in Word, een Excel met openstaande acties, en een agenda in Outlook. Power Apps brengt dit samen in een zicht. De kwaliteitsmanager besteedt minder tijd aan het bijhouden van overzichten en meer aan het echte auditwerk.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance business consultant.