Een interne audit die draait op Word-checklists, losse notities en een map met foto's, kost onnodig veel tijd en levert een rapport op dat lastig te vergelijken is met dat van vorig jaar. Wij bouwen met Power Apps een app voor interne audits waarmee de auditor gestructureerd zijn bevindingen vastlegt, direct koppelt aan acties en een rapport oplevert dat herleidbaar en vergelijkbaar is.

Wat wij vastleggen in uw interne audits

Een audit-app legt per audit vast wat u toetst: de vragen of normpunten, de score of het oordeel per punt, de onderbouwing en eventuele foto's als bewijs. Wij richten die vragenlijsten in op uw normen, of dat nu een ISO-standaard, een interne richtlijn of een leveranciersaudit betreft. Zo doorloopt de auditor een vaste structuur en verzamelt hij overal dezelfde informatie. Dat maakt een audit niet alleen sneller, maar ook onderling vergelijkbaar, iets wat met losse documenten nooit echt lukt.

Interne audits die bevindingen direct aan acties koppelen

Een bevinding zonder opvolging is een gemiste kans. In de audit-app leidt een tekortkoming meteen tot een verbeteractie, met een verantwoordelijke en een termijn. Zo verdwijnt een constatering niet in een rapport dat niemand meer opent, maar wordt het een taak die wordt opgevolgd. De auditor legt de bevinding en de actie in één beweging vast, en u houdt zicht op wat er met de uitkomsten van de audit daadwerkelijk gebeurt.

Interne audits met foto's en bewijs bij elke bevinding

Een oordeel wint aan waarde als het onderbouwd is. Bij elke bevinding legt de auditor een foto of een korte toelichting vast, zodat achteraf duidelijk is waarom een punt is goed- of afgekeurd. Dat voorkomt discussie met de afdeling die is geauditeerd en maakt het rapport concreet. Bewijs en oordeel horen bij elkaar in de app, in plaats van in een aparte fotomap die na een paar maanden niemand meer aan de juiste audit kan koppelen.

Interne audits die u door de tijd heen kunt vergelijken

Doordat elke audit dezelfde structuur volgt en digitaal wordt vastgelegd, kunt u resultaten over de tijd vergelijken. Waar stond een afdeling vorig jaar, waar staat ze nu, welke tekortkomingen keren steeds terug. Die trend is precies wat een losse verzameling documenten u niet geeft. Wij zorgen dat de gegevens vergelijkbaar blijven, zodat u ziet of verbeteracties werkelijk effect hebben en waar structureel iets moet veranderen in plaats van elke audit als een losstaand moment te behandelen.

Interne audits met een rapport dat vanzelf ontstaat

Het rapport is bij veel audits het meeste werk en komt het laatst, vaak dagen na de audit zelf. In de app ontstaat het rapport terwijl de auditor zijn bevindingen invult: een nette samenvatting met scores, bevindingen, foto's en acties, klaar om te delen. Zo hoeft er achteraf geen document meer in elkaar te worden gezet, en heeft de geauditeerde afdeling snel duidelijkheid. De tijd die vroeger in het uitwerken ging, houdt u over.

Interne audits die aantoonbaar en herleidbaar zijn

Voor certificeringen en toezicht moet u kunnen laten zien dat u structureel audit en opvolgt. De app bewaart alle audits, bevindingen en acties met datum en verantwoordelijke, zodat u bij een externe audit of controle uw eigen proces gewoon kunt tonen. Wie wat wanneer heeft beoordeeld en wat eruit is gekomen, staat vast. Dat maakt het verschil tussen een certificering die u met vertrouwen ingaat en een zoektocht door oude bestanden op het laatste moment.

Interne audits die de auditor soepel doorloopt

Een auditor die worstelt met zijn hulpmiddel, is minder scherp op de inhoud. Wij maken de app zo dat de auditor er soepel doorheen loopt: duidelijke vragen, snelle invoer, ook offline op locaties zonder bereik. Zo kan de auditor zich richten op wat hij ziet in plaats van op het bijhouden van zijn aantekeningen. Een prettige tool levert betere audits op, simpelweg omdat de auditor er meer aandacht overhoudt voor het werk zelf.

Wat een digitale audit-app u oplevert

U krijgt audits die gestructureerd verlopen, bevindingen die tot acties leiden, rapporten die vanzelf ontstaan en resultaten die u door de tijd kunt vergelijken. Dat bespaart tijd, maakt opvolging zeker en houdt uw certificeringen op orde. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd uw huidige audits kosten, zodat de winst concreet is.

Doorlooptijd en beheer van uw audit-app

Een eerste werkende audit-app staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van het aantal vragenlijsten en normen. Wij leveren vroeg een testbare versie op en laten een auditor meekijken. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf vragenlijsten, scores en acties kunt aanpassen als uw normen of processen veranderen.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.