Een voorraadtelling met pen, papier en een avond overtypen in Excel is niet alleen bewerkelijk, het zit ook vol fouten die pas opduiken als het te laat is. Verkeerd geteld, verkeerd overgetypt, en de voorraad in het systeem klopt weer een kwartaal niet. Wij bouwen met Power Apps een app voor voorraadtellingen waarmee uw mensen ter plekke tellen op de telefoon of een scanner, zodat de telling meteen digitaal en correct in uw systeem belandt.

Wat wij vastleggen bij uw voorraadtellingen

Bij een voorraadtelling legt de app per artikel vast wat geteld is, op welke locatie en door wie. De teller scant de barcode of kiest het artikel uit een lijst en voert het aantal in, waarna de app het meteen vasthoudt. Wij richten dat in op hoe uw magazijn of winkel is opgebouwd, met locaties, schappen of batches. Zo verloopt de telling gestructureerd en weet u achteraf precies waar en door wie er is geteld, in plaats van een stapel telbriefjes die achteraf niet meer te herleiden zijn.

Voorraadtellingen met scannen in plaats van overtypen

De meeste fouten bij tellen ontstaan bij het overnemen van gegevens. Door een barcode te scannen weet de app meteen om welk artikel het gaat, zonder dat iemand een artikelnummer hoeft in te typen of op te zoeken. De teller richt zich op tellen, de app op registreren. Dat versnelt niet alleen de telling, het haalt er ook de foutgevoelige stap van het overtypen uit. Zo klopt wat u telt met wat er in het systeem terechtkomt, zonder tussenstap waar het mis kan gaan.

Voorraadtellingen die ook zonder internet doorgaan

Magazijnen en opslagruimtes zijn niet altijd plekken met goed bereik. Daarom werkt de app voor voorraadtellingen offline: de teller telt gewoon door en zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles vanzelf. Zo hoeft niemand te wachten op een signaal of bang te zijn dat een telling verloren gaat omdat de wifi het liet afweten. De telling loopt door waar hij hoort, op de vloer, ongeacht de dekking.

Voorraadtellingen met directe controle op afwijkingen

De waarde van een telling zit in het verschil met wat het systeem dacht te hebben. De app kan de getelde aantallen meteen vergelijken met de administratieve voorraad en afwijkingen tonen terwijl er nog geteld wordt. Zo kan een grote afwijking direct opnieuw worden geteld in plaats van pas achteraf te worden ontdekt. Dat voorkomt dat u een telfout als werkelijkheid boekt, en geeft u meer vertrouwen in het eindresultaat van de telling.

Voorraadtellingen koppelen aan uw voorraad- of ERP-systeem

Een telling is pas af als de correctie in uw systeem staat. Wij koppelen de voorraadtellingen aan uw voorraad- of ERP-systeem, zodat de getelde aantallen en correcties automatisch worden verwerkt in plaats van handmatig overgenomen. Zo sluit de fysieke werkelijkheid weer aan op de administratie, zonder de vertraging en fouten van een avond overtypen. De keten loopt van de telling op de vloer tot de bijgewerkte voorraad in het systeem.

Voorraadtellingen die u kunt plannen en verdelen

Grote tellingen laten zich beter opdelen dan in één keer doen. De app helpt om tellingen te verdelen over mensen en locaties, zodat u weet welk deel van het magazijn is geteld en welk deel nog openstaat. Dat maakt zowel een jaarlijkse inventarisatie als een doorlopende cyclische telling behapbaar. U ziet de voortgang en kunt bijsturen, in plaats van te hopen dat iedereen het zijne wel heeft geteld en dat het geheel klopt.

Voorraadtellingen die de teller weinig moeite kosten

Tellen is al saai genoeg; de registratie moet dan niet ook nog omslachtig zijn. Wij houden de app voor voorraadtellingen simpel: scannen, aantal, volgende, met grote knoppen en zo min mogelijk gedoe. Hoe minder handelingen per artikel, hoe sneller de telling en hoe kleiner de kans op fouten door gehaast werk. Gemak voor de teller vertaalt zich direct in een snellere en betrouwbaardere telling voor u.

Wat digitale voorraadtellingen u opleveren

U krijgt tellingen die sneller gaan, minder fouten bevatten en meteen in uw systeem verwerkt worden, met controle op afwijkingen terwijl er nog geteld wordt. Dat betekent een voorraad die klopt, minder verrassingen en minder tijd kwijt aan de administratie eromheen. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd en fouten uw huidige telling kost, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw app voor voorraadtellingen

Een eerste werkende app voor voorraadtellingen staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de koppeling met uw voorraadsysteem. Wij leveren vroeg een testbare versie op en laten die door uw magazijnmedewerkers uitproberen. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf locaties, artikelen en instellingen kunt aanpassen als uw magazijn of assortiment verandert.

Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.