Een wagenpark van enige omvang bijhouden in een Excel loopt vroeg of laat vast: een verlopen APK die niemand zag, een boete die bij de verkeerde bestuurder belandt, een leasecontract dat afliep zonder dat er iets was geregeld. Wij bouwen met Power Apps een oplossing voor wagenparkbeheer waarmee u al uw voertuigen, bestuurders, contracten en verplichtingen op één plek beheert, met tijdige signalen zodat niets tussen wal en schip valt.

Wat wij vastleggen in uw wagenparkbeheer

Het wagenparkbeheer legt per voertuig vast wat u nodig heeft: het kenteken, het merk en type, de bestuurder, het leasecontract, de kilometerstand en de belangrijke data zoals APK en onderhoud. Wij richten dat in op uw wagenpark, of het nu gaat om personenauto's, bestelbussen of zwaarder materieel. Zo heeft u één actueel overzicht in plaats van verspreide lijstjes en contracten in mappen. U ziet in één oogopslag wat u heeft, wie erin rijdt en wat er speelt.

Wagenparkbeheer dat op tijd waarschuwt voor APK en onderhoud

De grootste risico's in wagenparkbeheer zijn de data die u mist. Een verlopen APK betekent een voertuig dat niet verzekerd de weg op gaat, met alle gevolgen van dien. Het wagenparkbeheer bewaakt de APK-, onderhoud- en bandenwisseldata en waarschuwt op tijd de verantwoordelijke en de bestuurder. Zo voorkomt u boetes, onveilige situaties en stilstand doordat iets ongepland kapotgaat. De agenda van uw wagenpark bewaakt zichzelf, en u handelt voordat het een probleem wordt.

Wagenparkbeheer met bestuurders en kilometers in beeld

Wie rijdt in welke auto, en hoeveel? Het wagenparkbeheer koppelt bestuurders aan voertuigen en houdt de kilometerstanden bij, zodat u weet wie waar verantwoordelijk voor is. Dat helpt bij het toewijzen van boetes aan de juiste bestuurder, bij het plannen van onderhoud op basis van kilometers en bij het beoordelen van het gebruik. Zo hoeft u niet meer uit te zoeken wie er reed toen iets gebeurde; dat staat gewoon vast in het systeem.

Wagenparkbeheer dat leasecontracten en einddata bewaakt

Een leasecontract dat afloopt vraagt om een tijdige beslissing: verlengen, inleveren of vervangen. Zonder bewaking loopt zo'n contract ongemerkt door of eindigt het met een boete voor te veel kilometers. Het wagenparkbeheer houdt de looptijden en de gereden kilometers tegen de contractafspraken bij, en waarschuwt ruim op tijd. Zo stuurt u op uw leasekosten en voorkomt u de naheffingen en verlengingen die ontstaan als niemand het contract in de gaten hield.

Wagenparkbeheer dat schade en boetes bijhoudt

Schade en boetes horen bij een wagenpark, maar moeten wel bij het juiste voertuig en de juiste bestuurder terechtkomen. Wij houden in het wagenparkbeheer per voertuig de schadehistorie en de boetes bij, zodat u ziet welke auto's en bestuurders opvallen. Dat helpt bij het doorbelasten, bij een gesprek met een bestuurder en bij het beoordelen of een voertuig meer kost dan het waard is. Zo verdwijnt geen boete meer in een la en klopt de administratie per voertuig.

Wagenparkbeheer met inzicht in de kosten per voertuig

Wat kost een voertuig u nu eigenlijk? Doordat lease, onderhoud, schade en brandstof per voertuig worden vastgelegd, ziet u de werkelijke kosten en kunt u voertuigen en bestuurders vergelijken. Dat helpt bij de beslissing om te vervangen, over te stappen op een ander merk of het wagenpark te verduurzamen. Zo baseert u uw wagenparkbeslissingen op cijfers in plaats van op gevoel, en ziet u waar u kunt besparen.

Wagenparkbeheer dat bestuurders zelf laat melden

Bestuurders zijn uw ogen op de weg. Wij laten hen via de app zelf zaken doorgeven: een schade, een gewenste onderhoudsbeurt, de kilometerstand of een probleem met het voertuig. Zo blijft het wagenparkbeheer actueel zonder dat de beheerder alles zelf moet navragen. De bestuurder regelt het in een paar tikken, en de beheerder houdt overzicht. Die betrokkenheid van de bestuurders houdt de gegevens vers en verlaagt de last op degene die het wagenpark beheert.

Wat digitaal wagenparkbeheer u oplevert

U krijgt één actueel overzicht van uw voertuigen, tijdige signalen voor APK, onderhoud en contracten, en inzicht in de kosten per voertuig. Dat voorkomt boetes en stilstand, bespaart leasekosten en maakt uw wagenparkbeslissingen onderbouwd. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe u uw wagenpark nu beheert, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw wagenparkbeheer

Een eerste werkend wagenparkbeheer staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van het aantal voertuigen en de koppelingen. Wij helpen bij het eenmalig inladen van de bestaande voertuigen en leveren vroeg een testbare versie op. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf voertuigen, bestuurders en signalen kunt aanpassen als uw wagenpark verandert.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance finance consultant.