Een wagenpark in Excel is een wagenpark waar drie auto's een verlopen APK hebben en niemand het weet, totdat de Belastingdienst een naheffing stuurt of een werknemer een boete oploopt. Power Apps trekt de gegevens van uw leasemaatschappij in en houdt het register bij zonder dat iemand het handmatig hoeft te onderhouden.
Lease en eigen auto's in een register
Per voertuig: kenteken, type, brandstof, eigenaar (lease of eigen), gebruiker, ingangsdatum contract, einddatum, kilometerstaffel, restwaarde. Voor leaseauto's haalt Power Automate dagelijks de actuele kilometerstand en factuur op via de API van Athlon, LeasePlan, ALD of Alphabet. U weet zelf hoeveel u per auto kwijt bent en bij welke gebruiker een overschrijding van de kilometerstaffel dreigt.
Brandstof en laadbeurten
De koppeling met Multi Tank Card, Travelcard of de laadpas-leverancier (Shell Recharge, Allego, NewMotion) brengt verbruik per voertuig binnen. Afwijkingen vallen op: een dieselauto die plotseling 40 procent meer tankt dan zijn historische gemiddelde, of een laadpas die in het weekend op een onbekende locatie wordt gebruikt. De fleet manager onderzoekt uitschieters, niet alle ritten.
Schadeafhandeling vanaf de telefoon
Bij een schade meldt de bestuurder via de app: foto's van de schade, foto van het schadeformulier, locatie via GPS, korte beschrijving. Power Automate opent een schade-dossier bij de leasemaatschappij of de eigen autoverzekeraar, en stuurt de gebruiker direct de vervolgstappen. De HR- of fleet-afdeling ziet alle openstaande schades op een dashboard.
APK, onderhoud en bijtelling
De RDW-API geeft per kenteken APK-status en eerstvolgende keuringsdatum. Drie weken voor verloop krijgt de gebruiker een herinnering met de afspraakknop voor de garage. De bijtellingstabel berekent op basis van CO2-uitstoot en cataloguswaarde de fiscale waarde. Een wijziging van werkplek of privegebruik werkt direct door naar de loonadministratie via een koppeling met AFAS Profit, Nmbrs of Visma.
Wanneer dit zich terugverdient
Voor een wagenpark vanaf vijftien voertuigen scheelt dit de fleet manager een dagdeel per week. Voor een wagenpark vanaf vijftig voertuigen is een kwartaalbesparing op brandstof- en schade-uitschieters van enkele duizenden euro's realistisch.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance AFAS consultant.